利用信息化技术管理教师的人事档案探究
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摘要：教师人事档案作为一种反映教师个人成长经历的凭证，对教学资源的管理有着十分重要的意义。在科学技术快速发展的今天，我们应当利用信息化技术让教师人事档案管理工作能够更加高效、便利、快捷地进行。
关键词：信息化技术；教师人事档案；档案管理
教师人事档案记录了教师成长发展的历史，教师的教学教研工作以及管理活动，教育部门可以通过档案来了解教师的业务能力和教学水平，因此，教师人事档案对教师职业生涯的发展有着重要意义。随着信息化技术的发展，教师人事档案的管理工作也逐渐步入信息化管理的道路。
1教师人事档案管理的现状
（1）管理制度比较陈旧
现在，很多学校的人事档案管理方式还停留在原始状态，比如纸质化管理、“保管型”管理。纸质化的档案管理有许多弊端和漏洞，比如时间比较久远的档案容易出现丢失的情况；或者由于频繁的手工查阅，而导致纸质档案的内容渐渐变得模糊，在读取信息时很容易出现误差。甚至有些时间更久远的档案，由于当时纸制品的质量不够好，很难长期保存。其次，纸质化的档案在信息更新或是检索时，都十分麻烦，不利于提高工作效率。最后，当需要调取有关教师人事档案的时候，主管部门都设置了关卡，需要很多领导逐级审批，而且不能漏掉或是跨越任何一个环节。这样的工作流程，不仅浪费了很多人力物力，同时也制约了我国教师人事档案管理工作的改革与发展。
（2）档案室基础设施差，软硬件投入不足
教师的人事档案应当是放置在管理规范并且环境较好的地方。但是现实中的档案室，往往是技术、设备都比较落后的，甚至有的单位都没有单独的档案室。档案室的管理人员对档案管理工作也比较懈怠，材料发霉虫蛀的现象时有发生。他们也更不愿意花费精力学习新的技能，单位对于档案管理人员的培训也没有给予足够的重视。
（3）教师人事档案管理人员工作水平不高
目前，大部分的档案管理人员观念保守，知识水平有限，不能灵活运用已有的信息化技术，这就制约了档案管理工作的改革与创新。主要表现为：①部分管理人员的文化水平比较低、知识面比较窄、专业知识老化、思想观念比较保守、计算机和外语水平都不高，管理水平跟不上时代的发展。②有些档案管理者事业心不强，职业情感单薄，欠缺敬业精神和奉献意识，业务方面不求上进，缺乏基本的职业道德修养。③档案管理人员不重视档案管理工作。某些学校的领导对教师人事档案的管理工作没有给予足够的支持，没有认识到教师人事档案对于教师职业生涯的重要性，只是将这份工作当做附属性工作来对待，只要能够做到查档、外调时有资料，教师人事档案不丢失，不被泄密就可以。
针对传统教师人事档案管理的弊端，信息化技术在管理方面有以下特点：
2.1便于档案的保存
传统的教师人事档案管理方式是以纸质化为主，不仅需要较大的空间来进行长时间的放置，而且防鼠、防潮、防火和防丢失的工作也很艰巨，保管起来十分不便。如果损坏或者丢失，那么将很难恢复档案里的原始内容。而电子版的人事档案保管起来既简单又方便，不需要占用大量的空间，也不用担心鼠患、潮湿或是失火。进行了信息化处理的人事档案，想要找寻原始内容也容易得多，即便纸质资料不慎损坏或者丢失，再重新输出一份也很容易。只是有一点需要特别注意，就是一定要做备份，因为电脑程序也有可能会出现问题，一旦数据损毁或丢失，损失将更严重。
2.2便于人事档案内容的完整和更新
在这个数字化快速发展的时代，人们对信息的传递速度有着极高的要求。而在传统的档案管理工作过程中，没有快速便捷的信息沟通方式，所有信息的沟通都具有延时性，这就大大降低了信息沟通的效率。人事档案的信息化管理，可以使用人单位随时都能通过网络信息了解人才，掌握最新的人才信息，无论是招人还是找工作，都变得轻松易行。记录者本人也可以及时更改有出入的信息，或是更新自己的信息。
2.3促进档案管理部门提升服务效率，提高服务质量
传统的纸质化、保管式档案管理，对档案的查找工作十分不利。不仅会加大管理人员的工作量，还会降低服务效率。如果想要借阅、复制或是传输资料，那将会更加麻烦。还会出现资料催还、遗失的情况。引入和应用信息化管理技术以后，资料的借阅、调取都变得十分方便，管理人员单位时间内处理档案的数量也得到大大提升，既提高了工作效率还降低了工作风险。
3利用信息化技术管理教师人事档案的措施
3.1改变人事档案管理观念，完善人事档案管理制度
要想实现对人事档案的信息化技术管理，首先要改变传统的管理观念和陈旧的制度。思想观念的改变是最重要的任务，这需要一个循序渐进的过程。我们可以通过建立示范点的方式，引入并应用信息化技术，然后组织人事档案工作人员参观学习，用事实来改变思想。改变观念之后，就是制度的建设。要多像兄弟院校学习，但也不能只局限于学校，也可以向企事业单位或者政府机关学习人事档案管理制度，并且因地制宜地改进，逐步建立完善的人事档案管理制度。
3.2加强硬件设施的建设
要对教师人事档案管理进行信息化建设，就必须要有先进的硬件设施，进而建立畅通的人事档案信息数据交流平台，使档案的使用者可以更方便快捷地获取到档案信息。应积极开发符合要求的教师人事档案管理软件，加强信息化建设，投入足够的人力物力，尽量配置与档案信息化管理相符的硬件设施，保证教师人事档案管理工作能够更高效地进行。
3.3提高档案管理人员的素质和技术水平
档案管理人员的素质直接影响了教师人事档案管理工作的质量以及效率，所以档案管理人员要具有良好的素质，以确保档案管理工作的质量。主管部门在录取档案管理工作人员时，应当严格把关，注重专业业务素质、政治思想素质，注重责任心和事业心，胸襟开阔和有奉献精神的人员。
3.4重视档案信息化管理的安全意识
有些单位在进行信息化人事档案管理时，通常会忽略安全问题，很容易在上网时或者软件更新、硬件维修过程中，造成信息的丢失或泄露，给管理工作带来重大损失。所以，档案管理人员要正确使用计算机的加密功能，并对档案管理的具体规定进行分析研究，正确处理利用和保密之间的关系，既要保证档案信息的安全性，又不阻碍档案资料的利用。除此之外，档案管理人员还要注意防辐射、防病毒、防潮以及防高温的工作，提高信息化档案资料的安全意识，确保档案的完整性。
4结束语
综上所述，对教师人事档案管理工作进行信息化建设是十分必要的，这不仅能满足档案管理动态性的需求，同时也是档案管理发展的必然趋势。所以，我们要大力推动教师人事档案的信息化管理，促进其向着标准化和规范化的方向发展，以迎合信息化时代的需求。
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作者:黄梅菊 单位:福建省南安市教育局
