计算机信息技术在档案管理的应用

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摘要:网络时代背景下，计算机信息技术被广泛应用于高职院校档案管理中。管理人员整理档案时，利用计算机的功能快速归类档案，将不同的档案分类保存在不同的文件夹中。而过去需要耗费很长时间整理纸质档案，难以高效完成归档工作。在新形势下，管理人员充分应用计算机信息技术高效归档、快速整理大量的档案，并方便检索、查找、储存、传输档案，也可以根据档案的类型和内容利用计算机设置获取的权限和密码，确保档案不丢失，有利于做好档案管理工作。

关键词:计算机信息技术;高职院校;档案管理

一、计算机信息技术在高职院校档案管理中的作用

(一)提高档案的严密性

早期，纸质的档案由于保存时间较长，致使页面泛黄，字迹不清楚，导致很多珍贵的档案无法保存下来，并且，经常出现档案丢失的现象，影响到档案管理工作的质量。而出现此类问题的原因则主要在于档案管理工作量繁重，一时间难以快速核对档案数量，很容易丢失档案，使档案内容被泄露出来，造成损失。现如今，计算机信息技术被广泛用于档案管理工作中，管理人员在整理档案文件时，利用计算机建立档案数据库，将电子版的档案保存在数据库中，不仅方便查找，同时还能够提高档案保密度和安全度。要想调取档案，必须通过密码验证，才能登陆数据库，找到档案、文件、各类资料，如果密码输入错误，将无法获取档案内容，在一定程度上提高档案的严密性，防止出现档案被盗取的现象，起到保护档案的作用。因此，管理人员利用计算机管理档案工作更轻松，更高效，可针对不同的档案分类保存在相应的文件夹和数据库中，确保档案内容完整，完好，提高档案的严密性、安全性。

(二)提高归档效率

档案类别多，数量大，依靠人力将难以快速分类整理，导致档案管理工作进度缓慢，效率低下。在实际的工作中，为了改变这一管理现状，管理人员应积极学习运用网络技术、计算机信息技术，灵活应用计算机的功能，快速归类档案、文件，用计算机高效归档、分类、整理、搜索，查找到档案的类型，点击相应的文档，将电子版的档案保存在计算机系统中，提高档案管理的质量［1］。可见，计算机信息技术相对于传统的管理方式，优点非常多，从而使管理计算机节省时间，高效率归档，并将不同的档案信息压缩之后，备份保存，防止档案丢失。由此可知，计算机方便办公，便于管理人员整理档案，整理过程中在搜索一栏输入关键词，显示档案的类型，根据不同档案的类型，归类储存，以便于日后查找和使用，整个过程中自动化、先进化，不仅减轻人力负担，同时也提高了档案管理工作效率。

(三)方便检索和储存

不同档案其信息也不同，在实际的工作中，如果不注重分类，将导致档案信息混乱，日后查找难以快速找到所需的档案。因此，在进行档案管理工作时，首先，应明确档案总量、信息内容、类别，清楚之后，利用计算机信息技术的功能检索档案信息，主要目的是为了方便储存电子版的档案，日后查找档案，只需输入时间、关键词即可快速找到档案，方便查找档案信息［2］。其次，利用计算机能够解决储存不足的问题，过去因档案越来越多，占地面积越来越大，从而没有足够的地方摆放档案，而运用计算机信息技术，将档案信息压缩到文档中，自动化完成压缩和存储工作，整个过程高效、快速，节省大量的时间，显著提高了工作效率。此外，还可以制作档案二维码，扫描即可获取档案信息，以及查阅档案数量，方便管理人员检索、查找、保存更多的档案信息、文件等等。新时期管理人员应紧跟时展的步伐，利用计算机信息技术功能检索、储存档案，有利于提升档案管理实效性、有效性和管理水平［3］。

(四)快速传输档案

近几年，高职院校投入资金，引入大量的计算机信息技术，以供档案管理人员整理档案。通过完善硬件设施，能够方便管理人员快速传输档案、分类档案。而计算机信息技术、网络技术便于传输档案文件，整个过程中管理人员只需点击档案管理系统，查找到所需的档案和文件，即可选中发送给各部门，而过去需耗费时间先找到档案，之后，送到各个部门，流程复杂，时间长，经常耽误各部门使用档案，也会影响管理人员工作情绪，致使管理人员对工作失去自信心。在新时期，管理工作中利用信息化管理系统，快速传输档案，发送文件、信息，通过计算机与各部门加强沟通，了解所需的档案，提前查找，批量发送，高效率完成档案传输工作，轻松完成工作，不仅增强其自信心，同时也提高管理工作质量和效率［4］。

二、计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用

(一)运用档案管理软件

现如今，地方高职院校档案管理人员在工作时普遍运用计算机信息技术，改变了工作方式，创新了管理方法。在工作中运用档案管理软件可以快速录入档案信息，还可以上传档案、下载档案文件、查处档案数量和保存的位置等等。将软件应用于档案管理工作中，方便管理人员随时上传档案点击保存，即可储存更多的档案信息。此外，管理人员可以利用软件在线与其他管理人员沟通，随时交流遇到的问题，共同商讨，一起解决，推动档案管理工作高效、顺利进行。可见，工作人员在管理过程中灵活运用软件整理档案、查询档案总数、核对档案数量、备份档案、打印档案内容等等，说明开发的档案管理软件各个模块功能非常之多，在实际运用中较为方便、便捷，使管理人员轻松完成管理工作，并提高计算机应用能力、工作能力、管理效率［5］。

(二)用计算机设置档案获取权限

计算机信息技术不仅给管理人员提供了便利，同时也为档案管理工作提供了安全保障。在实际运用中能够加密档案文档，而过去因管理工作繁重，很容易疏于整理档案的数量，经常出现档案丢失和信息被泄露的现象，后果很严重。新时期，管理人员运用计算机信息技术，应安装防毒软件，并用加密处理技术，设置档案权限和密码，防止黑客盗取档案信息，达到保护档案的目的，做好保密工作和档案管理工作。如:整理高职院校学生个人信息和学籍档案时，其档案内容包括个人重要信息，管理时工作人员应利用计算机设置密码，并获取权限，发挥计算机保密功能，起到双重保护的作用，提高档案的保密性，确保保存在计算机中的档案完好，需要调取档案内容时，必须通过密码验证、获取权限，这样才能登陆档案管理系统查找到档案，提高档案信息密封性、完整性、保密性。

(三)用计算机快速整理档案

在实际的应用过程中，档案管理人员应输入档案关键词，点击查找，显示档案类型，根据档案类别，分类整理，以电子版的形式保存在相应的文档和文件夹中，不同文件夹中保存不同的档案，诸多的档案分别命名为不同的名字或者编号，以便于分类、查找。保存电子版档案非常快，无需耗费时间整理纸质版档案。利用计算机搜索档案，快速呈现档案类型，依据档案的特点和类别分别保存到不同文档中，整个过程中高效分类、整理，节省更多的时间用于整理其他文件、资料等等，在短时间内，管理人员就可以完成档案分类工作，必然会提高档案管理工作效率。因此，在管理档案时，要重视运用计算机信息技术的各个功能，能够高效分类诸多的档案，以便于管理人员分类保存档案，促进档案管理工作高效率完成。

(四)运用计算机资源共享

过去管理纸质档案，使用档案时，管理人员要在档案室查找、翻阅，不仅浪费时间，同时难以快速提供档案，并且，很难实现资源共享。现今，计算机信息技术、互联网技术快速发展，高职院校应高度重视，要求管理人员必须学会用计算机，按照要求利用计算机进行资源共享，从而随时根据需求，将档案信息发送给所需部门。利用计算机发挥信息技术的作用，随时调取档案信息，不仅可以核查档案信息是否属实，同时也能够资源共享。计算机具有查阅、共享等功能，运用过程中按照规范化的步骤先登录档案管理系统，之后，查询档案，找到档案后，将档案共享给各个部门。新时代下，运用计算机信息技术管理、共享档案已经成为一种必然趋势，对于提升管理人员共享能力、管理能力十分有利。

三、结语

综上，高职院校档案管理工作中管理人员应与时俱进，学会运用计算机信息技术整理大量的档案，将纸质档案的内容，上传到档案管理系统中，方便分类整理电子版档案，从而随时检索、储存、查找、传输。另外，还可以运用档案管理软件归类档案，以及设置档案权限和密码，并利用计算机功能资源共享。计算机信息技术具有实用性、先进性，有利于提升档案管理水平，并提高档案管理工作效率。

［参考文献］

［1］高鹏．计算机信息技术在现代地方高校图书馆档案管理中的应用［J］．中国新通信，2019，21(03):81．

［2］胡欣．计算机信息技术在医院档案管理中的应用［J］．中国卫生产业，2019，16(02):16-17，20．

［3］康璐．计算机信息技术在机关档案管理中的应用［J］．电子技术与软件工程，2018(20):127．

［4］秦晓磊．计算机管理信息技术在地方高校实验室管理中的应用［J］．信息系统工程，2018(09):72．

作者：黄宁 单位：湖北工业职业技术学院招生就业处