中小企业经营中计算机信息技术的作用

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摘要：当前我们正处在信息化时代，全球范围内的企业的生产经营活动中均广泛应用了计算机信息技术。可以说，信息化建设已成为了企业发展的必然趋势。相对于大型企业而言，中小企业的信息化建设相对较为薄弱，在一定程度上限制了中小企业的市场竞争力。在此背景下，笔者立足于中小企业的经营管理实际，结合中小企业在自身实力、管理机制和管理层思想观念等方面的因素，就计算机信息技术在中小企业经营管理中的作用、目前普遍存在的问题和未来的发展趋向于对策进行了分析，希望对于中小企业更好运用计算机信息技术提供一定的启示。

关键词：计算机；信息技术；中小企业；经营；作用

一、引言

近几年来，“互联网+”已成为市场经济中热门词汇，人民的衣食住行和生产的方方面面都离不开信息科技的支持。但一些中小企业受限于财力、人力等因素，在内部管理中对信息技术的应用较为有限，虽然应用了计算机硬件设备，但更多是应用Mi-crosoftoffice等办公软件，而未搭建起成型的系统；对外提供的产品或服务信息化水平也较低，在智能化建设方面更是远远落后于业务体量较大的大型企业。在当今时代，应用计算机信息技术已成为了企业发展到一定程度的必然选择。随着我国全面深化改革开放，市场上的公司不但面临着本土企业的竞争，还需与跨国公司争夺市场份额，面临着市场需求、销售渠道、人才流动和资金周转等多方面的压力，常规的管理方式一方面受到人为因素的影响较多，哪怕是同一套业务数据，不同员工的处理方式也可能存在差异，这样难以进行规范化管理，甚至可能由于统计口径的不同而存在理解偏差；另一方面在业务中出现困境时，由于采取常规管理方式在数据统计方面效率相对较低，难以迅速定位到关键要素，可能造成问题的扩大化。相对于大型企业，中小企业经营管理的灵活性和机动性较强，易于抓住风口机会，但自身的财力、物力、人力资源相对有限，在提供产品或服务的过程中，质量或效率往往逊色于大型企业。为在市场竞争中充分扬长避短，需结合自身实力情况，有选择地应用计算机网络技术、数据库技术、计算机软件技术等，在信息技术建设方面适当加以投入。

二、中小企业经营过程中应用计算机信息技术的价值

通过运算计算机信息技术，有助于中小企业提高办公效率、拓展业务来源、提升管理的规范化与现代化水平，降低日常经营成本，最终带动企业迅速发展。

1.提升办公效率，提高工作效果在企业经营中引入计算机信息技术，将业务流程、历史数据与信息技术相融合，打造一套规范化、现代化、可拓展的网络平台，将市场、行政、财务、运营等不同的职能部门以及采购、生产、销售、仓储、现金流统计等不同的业务流程链接起来，利用网络科技实现信息共享，有助于提升工作的便捷性，进而提升工作的效能。其一，通过流程配置，实现合理统筹。例如，几乎每个公司都涉及到员工的出差报销操作，若没有信息系统的支持，出差员工在出差前填写出差申请，并提报给具有审批权限的部门审批，在出差返程后则需按照要求粘贴发票并提交财务部门，而财务人员需将收到的发票与审批后的出差申请单进行匹配与核验，在进行打款操作。在引入信息系统后，员工的申请和报销的审批可以自动关联，并根据日期、员工级别等设置金额上限，一旦超出则无法录入，员工提交发票后，财务审批通过的，则系统批量打款。这样，出差申请的审批、发票与申请单的审核以及财务的审核、打款等均可在线操作，线下仅需提交发票，大大减少了沟通环节，也避免了某项工作在过程中被打断，从而能够让员工可以将节约的时间和精力集中到更加重要的事情上。其二，以自动化操作替代重复性人力。几乎每个岗位都有部分工作是机械性的，对于此类工作可通过系统按照所设置的时间自动完成，将员工从重复性劳动中解放出来。并且人为操作难免存在误差，而借助于信息化系统只要规则无误，其准确性可以得到保障。其三，提升沟通便捷性和信息流转速度。借助于计算机信息技术，可实现远程办公与移动办公，从而确保业务的各个相关人员可以有效把握工作进度和现状。丰富了沟通途径与方式，确保企业管理人员和企业员工可以保持有效的信息交互方式，避免信息沟通不畅造成的问题。其四，便于准确定位与查找信息。利用办公系统，根据查询条件，能够立即定位到所需的信息，并能够随时调阅和打印，大大降低了文件查找方面所需的时间。

2.拓展产品或服务的销售渠道，丰富业务来源入口当今社会已经进入了以大数据、云计算为基础的新经济信息时代，经过市场先驱企业的探索，人们已经习惯了无处不在的移动互联网，并日益倚重物联网终端，在线交易所占据的市场份额逐渐增加，而实体销售终端则开始转型。若企业不能面向潜在消费客群提供PC端或APP端、小程序等在线销售渠道，则一方面由于需客户到店等繁琐的流程而流失客户，另一方面为了进行营销需要线下人员采取“陌拜”等销售手段，不但效果欠佳，而且将造成运营成本的提升。而借助计算机信息技术，则可从如下几个方面帮助拓展业务来源：第一，对于可全程线上完成的交易，利用计算机信息系统可打破对业务范围的地域限制，互联网覆盖的范围均可开展业务；第二，利用互联网易于传播的特性，可利用转发的形式进行初步营销，或利用填机号等办法实现对意向客户的初步资料收集，这样完成了对客户的初步筛选，即便还是需要营销人员进行后续跟进，也能够提升线下营销的成功率；第三，通过网络科技与存量客户保持良性互动，提升其复购率。

3.提高企业的管理规范化程度中小企业尤其是小微企业，很多企业的骨干员工来自于企业创始人的亲朋好友，工作过程中的“人情味”较重，对于权责分配较为模糊。在企业草创期，这一特点有助于提升凝聚力，更好应对市场挑战，但随着业务规模的扩大，则可能由于信息收集不及时、监督管理后置等问题，而限制企业的进一步发展。借助计算机信息技术，可实现对业务流转各个环节的岗位职责、工作进程进行把握，从而更好进行监督和约束。在企业的经营管理系统中根据岗位级别设置不同的权限等级，不同员工的访问权限与操作权限不同，所有人员均不可越权处理工作，将各个工作环节的责任落实到人，并通过系统后台记录操作人、操作时间、操作内容等信息，保障数据的安全性与完整性，提升工作的协同性，杜绝推诿扯皮现象。

4.实现对企业经营成本的有效控制中小企业开发信息系统、采购硬件设备虽然需要进行一定的成本投入，但应用计算机信息技术后能够节约的成本和费用更多，具体可以从企业内部和外部经营两个角度加以分析。在企业内部，需要审批的内容可按照流程通过系统完成，无需打印出来交由相关人员签署，节约了时间成本和纸张开支；对于涉及到不同分公司之间信息交互的，可在线协同办公，从而节约了差旅费用支出；出现风险事件后，借助信息系统可迅速排查原因落实到人，降低了维护成本。在企业外部，利用信息技术企业可以改变价值链流程，减少中间环节，不仅可以避免中间商赚差价，而且通过与客户的直接联系在生产计划制定过程中有据可依，从而提高原料采购、生产加工和物流运输的协调能力，降低库存压力和现金流挑战。

三、中小企业经营中运用计算机信息技术时所存在的盲点

很多中小企业已经开始了自身的信息化管理建设，但受限于自身能力和发展眼光，还存在一些盲点，未能充分发挥信息技术的价值。

1.企业管理者对计算机信息技术的重视程度有待提高很多企业管理者对信息技术的认知较为浅层，在经营管理中缺乏创新意识，认为应用计算机设备中配置的文字、表格等就足够了，部分企业管理者甚至对信息化管理存在抵制，这样上行下效，自然难以推动信息技术的运用。

2.将运用信息技术简单等价于对现有经营模式的信息化模拟在企业经营管理中引入信息技术，主要的价值在于业务流程、管理模式、组织结构和绩效考核方面的流程的优化和变革。但很多中小企业在运用计算机技术的方式，即是将原有管理模式的简单模拟，员工的岗位、职责、操作内容均无调整，仅是对线下工作的电子化，未能发挥出借助信息技术提高运营管理水平的作用。

3.信息技术的可用性不强很多中小企业由于自身人才队伍结构等因素，不具备独立开发信息系统的能力，而需通过外包企业实现所需的功能模块。但外包企业更侧重于技术功能的实现，而对企业的业务流程和特征了解有限，这就导致了所开发的系统可用性不强，员工不愿意使用，这就导致信息技术的应用在提高订单响应速度和周转时间方面发挥的作用有限。

4.重视硬件设备，轻视软件开发和服务一套信息系统要想投入使用，不仅需要硬件设备的支持，还需要软件和服务的跟进。而中小企业往往侧重于在采购硬件方面的投入，但对软件和服务的投入较为谨慎。甚至有些小微企业认为采购回来计算机，按照说明书装好就可以了，完全没有进行作用方式和经营理念的调整与导入。这种对应用方式降低了信息技术的使用效率，造成了资源的浪费。

四、中小企业经营中充分运用信息技术的发展对策

1.思想上提升对信息技术重要意义的重视程度企业经营管理者应突破传统思想的限制，通过向标杆企业学习，切实理解计算机信息技术对企业发展的价值和作用，了解借助信息技术对提高工作效率、降低办公成本、拓展业务来源方面的重要意义。为确保实际系统操作人员充分认识到信息技术的作用，还需强化对全体员工的宣导工作，统一思想认识，促进信息化管理工作的顺利开展。

2.采取信息技术一体化战略中小企业应切实认识到运用信息技术打通供应链上下游和优化业务链条的作用，在进行计算机信息系统开发过程中，实现对现有业务模式中冗余流程的去除和对低效环节的优化，实现信息、资金、服务等资源的共享，避免重复作业，提升工作效能。

3.强化沟通和培训，确保信息系统与经营实际的匹配度对于通过外包公司进行信息系统开发的，应在招投标阶段即要求各个业务部门积极参与，确保选型结果与企业本身的发展实际契合度较高。在需求提出过程中，还应强化业务部门与系统部门的沟通，确保开发功能模块在操作上的便捷性。在开发完成后，为提升实际操作人员对系统功能的掌握，需开展专项培训工作。对于中小企业自行进行系统开发的，需积极引进产品、开发、测试等方面的信息技术人才，确保系统开发不滞后于业务发展，甚至可以进一步推进业务开发。

4.结合生产经营实际选用软硬件，强化对软件的维护在进行软硬件选择过程中，企业需结合所处行业的特点、业务规模和发展需求，选择性价比最高的硬件设备和管理软件，尤其是应适度加大在软件采购和维护方面的投入，保证所开发的信息系统可以切实为己所用，真正有益于运行效率的提高和运营成本的降低。

五、结语

在市场竞争日益激烈化的今天，中小企业要想保持市场竞争力、拓展业务来源，离不开专业化的信息技术的运用。通过网络信息化建设，充分发挥计算机技术对提升工作效率、拓展业务来源、规范化内部管理和降低运营成本的价值，从而抓住信息时代的历史机遇，提升自身经营管理水平，适应时代趋势。

参考文献：

[1]赵文莉.信息技术在中小企业经营管理中的创新应用[J].科技创新导报,2019,16(22):168-169.

[2]王宇.浅谈信息技术对中小企业发展的影响[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2010(01):170.

作者：傅笛轩 单位：浙江财经大学东方学院