计算机办公自动化信息技术研究

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1简析办公自动化

在了解计算机信息技术在办公室应用之前，我们需要知道，什么是办公自动化。办公自动化（officeceautomation，简称OA）是一门为了提高效率和管理水平，并使办公系统达到决策正确的目、管理方便、信息灵通的科学技术武装办公系统，这项办公系统在7O年代中期国际上发展成熟为一门综合性技术，办公自动化已经是计算机信息技术的重要标志。OA是将人与机器设备组合在一起，为了达到更高效快速的处理效果而应运而生的一项技术，其最大特点就是将复杂的工程交给了先进的计算机网络，并合理应用。以下介绍可知办公系统应用计算机信息技术的优势：对于信息处理：①信息高速运输。②资料尽量保证完整。③方便办公资料查找。④降低失误率。对于公司利益本身：①办公成本降低。②掌握办公人员基本情况。③提高工作效率。同时，万事不是十全是美的，OA也是存在一些缺点：①软件不够个性化。②办公软件实用性低。经过一系列研究调查表明，现今的办公人员主要希望使用到方便灵活的计算机信息技术来进行办公，而OA系统存在的两大缺陷却无法满足现代人的要求，系统设计千篇一律，过于死板以及功能多而不精的缺点，导致许多计算机信息技术资源浪费，不能达到技术与资源同时物尽其用的环保目的。

2浅析OA的发展趋势

经过具体的分析调查显示办公人员有25%希望实现移动办公，并且人员数量仍然在不断上升，这项结果来自于国外权威市场研究机构Forrester的一份研究报告。我们都知道，现代人已经习惯了智能手机的存在，并且希望所有设备可以实现像智能手机一样的移动自如，这样办公就不会单纯地被禁锢在办公室。随着OA的不断发展，软件和互联网已经成为办公中不可或缺的设备，而为了让现代人更自如地办公，让计算机信息技术跟上手机族发展的步伐，OA已经达到了人性化的目的，不光是电脑可以使用OA系统，手机也可以使用OA系统，真正地实现了第四代无限移动的办公模式。而对于未来的办公系统更是集人性化、界面场景化、应用行业化等优点于一身的高端系统技术。全景办公将人与机器融为一体，通过语音识别系统以及视频互动系统等构造一个完善的立体的虚拟办公空间，当进入OA系统时，不再是面对冰冷的机器，而是真实的环境，真实的办公场景，以2D或者3D场景展现在办公人员面前。面对未来高科技技术的极速发展，不论是专有市场还是普通应用，全景办公系统都将根据具体要求在各方面都有一定的提升。全景办公还能做到的是将提示信息与所要传达的信息同步。例如，当你要传达一份邮件时，还需要发短信给对方提示，而全景办公可以做到的是将二者同步，这样在工作安排的同时系统同时提示以防止工作或者重要事情的遗漏。这样的全景办公才是未来计算机信息技术最应该发展的趋势，能够将工作效率提高的同时又可以事半功倍，两全其美的技术系统才是未来市场的主竞争力。我们都知道，ICT是信息技术与通信技术相融合而形成的一个新的理念和新的技术领域，ICT的终端是我们的智能手机，而智能手机在未来变成一个融合各种应用的终端。这样的智能终端已然成为大家手中不可或缺的一部工具，同时，智能终端需要在不断的进步中变得更加智能便捷。不同于传统的是，现在的消费者希望所有一切都可以在综合信息服务处买到而不是买通信服务找运营商，买IT终端找电脑公司，买软件找软件公司，买集成服务找集成商。随着时代的变化，传统OA应用将通讯和信息技术完美融合，引起商业模式的重大变革，商业生态环境和价值链也都将全面重绢。

3办公自动化系统的功能需求简介

现在的办公技术最传统的就是使用Microsoft0ffice或者WPS0f—fice这一类的文字处理软件，这样的软件无法实现信息的共享与交流，因此每一台计算机都被称作“信息孤岛”。以下是对办公自动化功能的具体介绍：第一，实现远程办公功能。将经理人员和决策者异地远程联系起来，使OA含有开放性和互联性的特点，这样的功能能够让整个集团都信息共享，提高效率。过去的办公软件都需要在纸张使用的基础上，通过反复曲折的过程才能确定下一个项目或者一个文件，而现在的OA系统，将互联网的功能与办公软件功能集于一身，方便使用者，更方便了整个公司的决策者。一项远程办公功能可以提高整个公司业务形成的效率，在办公的同时能够快速有效地进行实际的实施工作，在非办公应用中也是较为提倡的一种功能。第二，将整个子业务有机结合。对于实现企业内外信息，需要高度共享和合理有序的流动，OA系统能够做到分析各个业务的重要信息，并将其整合规划，实现信息上的共享与交流，这样方可将整个集团的运作变得整齐划一，好管理，方便应用，提高工作效率的同时，还能够保证信息的完整性、安全性，将整个企业的子业务合理并用共享是OA系统一大特点，只有这样的系统，才能不使整体受个体影响，而是在各个业务的带动下更流畅的运作。第三，改变了“信息孤岛”的现状。互联网之所以能够发展壮大就是因为它可以将全世界的信息相互融合，相互交流，成为一个用不同信息填满的大网，而OA系统的革新也是如同互联网，能够在办公使用中让使用者之间实现信息交流，能够在办公的同时共享资源。现代办公最大的特点就是信息量大、设计岗位和人员众多、处理流程复杂以及需求变化大等。好好利用OA系统功能的多样性和灵活性，才可以全方位地让办公自动化系统服务于整个企业，整个社会。

4无纸化办公真正实现

对于纸张的使用，尤其是办公室用，存在太多铺张浪费的状况，如今我们都提倡的节约节能，在OA系统的使用下能够真正实现无纸化办公。对于工作者而言，无纸化办公就是将他们从无聊繁琐的工序中解脱出来，不光是针对那些没用又低端的形式化工作，就算是重要的合同或者承诺，使用纸张的见证仍然不如高科技技术的保留。这样一来，工作者的工作效率能够极大地提升，将省下来的时间去做更多的有意义的事情，这也是现代社会人性化的表现。而对于含有电子印章技术的办公自动化系统，可以将各个部门和各个环节的单独处理工作串联起来，减少了大量劳动力。

5结束语

我国的OA应用可以说是技术时代的新产品，是计算机信息技术的发展带动了整个办公自动化的前进。办公可以更加自由自在不受束缚，同时能够随时、随地、随身、随心地投入工作中，打破了人与人交流的尴尬，也不断突破了计算机信息技术枯燥乏味的既定问题，从此的办公环境是轻松自在，轻松美好，更重要的是将人与人的竞争降低，减小现代人的生活压力，为自己的生活又增添了些许的乐趣，使工作变得有价值，更乐意而不是被动工作。

作者：刘文 单位：黑龙江省政务信息化管理服务中心