OA中计算机技术的应用

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本文作者：柴宝芹 单位：长春市爱国卫生运动委员会办公室

计算机技术是办公自动化实现的基础与核心，不但表现在硬件和软件设施，而且贯穿于办公自动化的各个环节和要素中，极大的提高了办公自动化的效率。理解计算机技术对于认识和使用办公自动化系统具有重要的意义。本文从几个方面阐述了计算机技术在办公自动化中的应用。

一、计算机技术是办公自动化的基础与核心

在新经济时代，及时、准确的收集信息是每个企业和办公机构工作中的重中之重，只有及时、准确的信息才能为企业带来更好的发展，提高其核心竞争力。在现代化的办公系统中，通常采用Internet技术进行信息的收集和处理，而计算机技术作为信息科学的载体和核心，在办公自动化中起着越来越重要的作用。在办公自动化系统中，以计算机技术为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速的收集、整理、加工、存储和使用信息，建立内部网络系统，使企业内部人员方便快捷的共享信息，从而达到提高工作效率的目的。为了适应现代化办公的需要，普及计算机技术是一项很重要的任务。

二、计算机技术贯穿于办公自动化各个环节和要素

1、办公自动化的特点

办公自动化是以计算机为中心，采用一系列的现代化设备，利用通讯技术、系统科学和行为科学来进行办公，主要是对语音、数据、图形、文字、图像等信息进行收集、存储与使用的一体化处理过程，它以人为主导，以系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通讯技术来完成各项业务。

办公自动化是一个人机信息系统，它将工作人员、办公室和信息资源紧密的联系在一起，利用企业内部网络进行友好、高效的交流，出色的完成各项工作，极大的提高了工作的效率。

2、办公自动化的要素

办公活动是以处理信息为主要业务特征的一种重要的社会活动，整个过程其实就是一个接收、变换、处理、传递和利用信息的过程，它包括工作人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息和办公环境六大要素组成。

A、办公是人群的一种管理活动，是由人去执行的，人是办公自动化的第一要素。在工作中，每个人的工作性质是不一样的，分为专业人员、决策人员、管理人员和辅助人员，但他们都要对办公所要使用到的办公设备和在办公自动化系统中的位置与功能有一个清楚的了解。

B、组织机构决定办公模式的层次等级，它充分体现在计算机系统的管理组织中，而且计算机技术的引入使得组织机构有了很强的灵活可变性。

C、制度可以看成是办公知识、办公经验的固定化，是各个部门都要遵守的行为规范，办公自动化系统通过计算机技术中的自动约束机制来保证合理的办公制度的实施。

D、通过计算机与通讯技术的结合，办公自动化系统把彼此独立却又相关的各种办公设备和办公系统连在一起，形成一个统一的系统，进行信息资源的共享，从而提高工作效率。

E、信息是办公自动化的基础，办公自动化最主要的职能便是利用计算机技术和它对数字处理、事务处理与决策的能力进行应用。

F、办公环境的变化在很大程度上依赖于计算机技术和通讯技术的飞速发展，随着技术的发展，人们的时间和空间的距离越来越小，现代化的通讯技术使得办公人员获得了更多的自由和发挥创造的能力。

3、办公自动化的主要功能

办公自动化系统的主要功能包括：数据处理、文字处理、图形和图像处理、辅助决策、网络通信、电信会议等。

数据处理：现代化管理的重要标志之一便是加强定量化分析，数据则是定量化分析的基础。办公室的中心任务便是处理信息，利用计算机数据库的管理系统将信息进行过滤、分类等，减少数据的冗余度，保持数据的一致性和独立性，提供及时、准确的数据信息。

文字处理：利用计算机中的Word、Wps等计算机编辑排版工具，对文字信息进行处理和版式设计，使文字信息变得简洁、明了，从而提高办公效率。

图形和图像处理：利用计算机的图形功能，对图形信息进行分析，从而得到清晰、完整的统计图形，便于掌握各种信息之间的潜在关系。利用计算机的图像处理能力，对照片、印鉴和图像进行分析处理。

辅助决策：计算机系统能够将收集到的信息及时的进行分析和处理，可以对未来的发展情况进行模拟预测，为决策人员提供必要的参考信息和可选方案，从而快速准确的完成决策过程。

网络通信：网络通信是实现办公自动化的关键技术之一，它可以沟通系统内部各个部门之间的联系，实现信息交流，使办公人员更有效的共享办公自动化的资源，也方便与外界建立更好的信息联系。

电信会议：电信会议也叫做计算机会议，它是利用计算机和数据通讯设备，将远距离的工作人员联系在一起，这种会议的最大优点便是每个与会者的问题都能被快速的做出解决，同时也有利于各种最新的方案、决策的传递，节省时间，提高办公效率。

总结：

计算机技术在办公自动化中的应用远不止如此，计算机技术在办公自动化中的应用为办公系统带来了巨大的变化，不仅提高了工作效率，同时提高了决策的准确性和科学性，相信计算机技术为办公自动化带来的益处会越来越多、越来越大。