轨道交通档案管理探索实践

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摘要：如何将档案管理工作与快速发展的轨道交通运营工作相匹配，充分发挥档案在运营管理、维护维修中的作用，已成为运营档案管理工作中急需研究并解决的一个重点。本文以南宁轨道运营公司档案管理为例，针对轨道交通档案管理现状，提出了轨道交通档案管理新思路，并就做好轨道交通档案管理提出具体举措。

关键词：轨道交通档案；档案管理；实践探索

概述

南宁轨道运营分公司由2016年的单线运营发展到现在的3线网络化运营。截至2019年，南宁轨道交通开通运营中的线路有3条，线路总长81千米，全年线网总运营里程772万列千米，为南宁市民、乘客营造了方便、快捷、准点、舒适、安全的地铁乘车环境。与此同时，如何将档案管理工作与快速发展的轨道交通运营工作相匹配，充分发挥档案在运营管理、维护维修中的作用，已成为运营档案管理工作中急需研究并解决的一个重点。

1轨道交通档案管理工作现状

南宁轨道交通集团有限责任公司档案室成立于2010年，配备了专职档案员负责档案管理工作，并成立了以董事长为组长，分管领导为副组长的档案工作领导小组，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。全集团公司形成了完整的四级档案管理网络体系，并在2012至2019年公司连续8年一次性通过南宁市档案局组织的南宁市企事业单位档案年度检查，其中2015至2019年连续4年的检查结果为“优秀”等级。为发挥档案在运营管理中的信息服务支撑作用，实现档案的有效利用，公司的档案管理架构全面提升，其中运营分公司也在2020年成立了独立的档案科室。

2轨道交通档案管理存在问题

2.1人员配备不科学

档案专业人员在档案管理岗上占比较少，人员配备上不科学不完善。分公司兼职档案员专业不一，业务水平差距较大，导致出现部分材料在移交归档时，材料整理不规范，待移交材料保管场地不合格等问题，影响了运营档案管理的整体水平。

2.2信息化建设缓慢

因人员构成所局限，在档案信息化建设推进过程较为缓慢，现有档案系统仅满足现有的档案利用，且在档案利用某些方面仍然采用纸质材料流转方式，与飞速发展的现代化信息建设仍有一定差距。

2.3工程档案管理方式滞后

轨道交通项目是一个庞大的系统工程，建设周期长，从开工到运营一般需4～5年，这在一定程度上增加了竣工资料的收集整理难度。目前，南宁轨道交通运营分公司接收的1号线竣工档案仅有44个标段，尚有23个标段未移交运营分公司。1号线竣工资料的审核进度较慢，接收工作较为被动。已接收项目竣工档案移交运营单位较晚，线路接管与相关档案接管存在较长的真空期，导致在运营线网、设备维护及给线路的管理工作等方面造成了一定影响。由于轨道交通项目的建设和运营分工界面明确，运营公司基本不参与项目档案的编制工作，导致运营公司被动接受档案，在接受时间上存在滞后现象且无法在档案形成过程中对档案质量进行把控，工程档案接收质量不高，一定程度上不能满足运营管理的工作需求。

3档案管理工作新思路

3.1建立档案工作新格局

根据工作实际需要，为加强运营分公司档案管理工作，档案管理部门将持续按要求做好本公司的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管分公司各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等；把档案信息化纳入分公司信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案管理实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。

3.2整合档案管理新资源

建立以档案管理部门为主导、各部门（中心）密切配合、档案管理部门集中统一管理的档案资源管理架构。档案管理部门将统筹规划，支持和鼓励打破部门分割，整合不同部门、各类档案资源。

3.3推进档案管理新进程

将把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好地为公司领导决策、管理提供参考。

4多措并举，开展多种实践

为解决档案工作中的难点、痛点，南宁轨道交通运营分公司档案管理部门积极创新，基于档案管理现状，进行了一系列管理新实践，取得了较好的效果。4.1构建权责明确的组织体系将分公司的档案管理实行“统一领导、分级管理、集中保管”的管理体制，同时，公司领导对档案工作也高度重视，按照“三纳入”的管理要求将档案工作纳入到分公司工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到分公司人员的经济责任制和岗位责任制，为南宁地铁运营安全平稳有序发展做好保障。

4.2完善档案管理规章制度

结合分公司档案工作实际，先后编制了《南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司档案管理办法》《南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司档案归档范围和保管期限》《南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司大事记汇编制方案》及《关于规范南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司文件资料销毁工作的通知》等规章制度，具体明确了竣工档案移交的标准，规定了档案材料交接的工作流程，包括竣工档案移交时间、格式表单、内容、方式和手续办理要求等，使竣工档案接收工作有章可循，走上规范化管理轨道，更好地适应了运营管理要求并初步形成了一套符合南宁轨道交通特点的运营竣工档案接管操作程序。通过制定规章制度、下发工作通知等形式进一步规范了各类档案的收集、整理、借阅、保管、保密等管理工作，明确了兼职档案员工作职责、档案资料的归档范围及整理要求，实现了运营分公司档案工作的制度化、规范化管理。

4.3强化档案管理队伍建设

档案管理能否高效与档案队伍综合素质密切相关，针对兼职档案人员专业度不高、材料收集不规范等问题，运营分公司档案管理部门进行了多次深入一线的调研工作，通过多次前往一线生产中心开展档案交流座谈、走访工班、检查档案材料保管现场等方式，修订了《南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司档案归档范围和保管期限》，保证了档案管理制度的可操作性。二是开展多样化档案培训工作，将档案培训列入档案管理部门职责范围，在资金及工作方式上给予档案培训绝对的支持。以外聘专家、专职档案人员外出学习、专职档案人员外出学习转内训等多种培训方式使分公司档案人员对档案整理规范和档案法律法规有了更深的了解，对电子档案管理和档案数字化工作有了规划和目标，为下一步提高机关档案工作管理水平提供了技术保障，对档案管理工作的规范化、系统化、科学化，加强档案工作建设起到了积极的推动作用。三是通过信息化手段组建分公司兼职档案人员队伍，将档案管理工作要求镶嵌入地铁运营各项工作中，通过自身素质能力的提升，培养复合型档案人员队伍。

4.4大力推广档案宣传工作

南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司档案管理部门全面创新，结合国际档案日，开展一系列档案宣传工作，包括档案现场宣传、档案知识竞赛、参观广西壮族自治区档案馆、档案专题讲座等形式多样的系列活动。在分公司档案宣传周期间，共计分发档案宣传折页上千余份，百余人以各种形式参与到档案宣传周活动中来。通过微信公众号、钉钉宣传群、内刊等多媒体形式，全面报道档案宣传周工作进展，做到了档案宣传效果全覆盖。在档案宣传工作中，结合实际，将档案基层业务与分公司思想政治与意识形态党建工作相结合，极大地提升了分公司档案管理人员的职业认同感，以点带面，增强了员工档案意识，宣传档案工作价值，营造全公司关心支持档案工作的良好氛围。

4.5推动档案信息化进程

一是结合办公OA系统，优化了文书档案收、发文材料的在线对接，实现了电子文件自动分类等功能。二是通过移动设备提供分公司级别的档案目录检索、档案查、借阅审批、档案目录浏览等服务，为利用者提供更高效、更便捷的档案服务。

结语

轨道交通档案管理任务重、数量大，应积极借助大数据、人工智能等信息技术，以用户需求和丰富的档案资源开发途径为导向，进一步推动轨道交通地铁运营档案信息化进程，创新档案资源利用形式，最大化地发挥档案在地铁运营工作中的作用，推动档案工作更好地服务公司运营建设。

参考文献：

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作者：黄弋 单位：南宁轨道交通集团有限责任公司运营分公司