职院二级教学管理提升分析

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1及时转变二级教学管理理念

我国高职院校很大一部分是中职升格组成的,然而在他们完成形式转变的同时,管理手段却仍然延续过去中职校的教学管理模式。以往的教学管理体制强调计划性和一致性,忽视了各个系部具体的专业教学要求和各系部主动性、创造性的发挥,院校一级管理部门过分注重权威,对教学管理工作管理全面,权力未充分下放,强调布置任务,整天忙于事务性工作;而二级管理部门仅仅是任务执行者,责大权小,只能被动地执行一级管理部门布置的事务性工作,应接不暇,缺乏以服务为中心的高职院校二级教学管理意识,缺乏主动性和创新性,如此状况容易造成两者相互推诿扯皮,缺乏合作意识。这种传统教学管理理念显然不能完全符合高职教育教学管理的需求。因此,必须把教学管理理念由原来的中专学校一级教学管理理念彻底转变为高职院系二级教学管理理念,明确院系二级教学管理的应用模式。院级教学管理部门应当实行分权管理,权力下放,自己行使宏观管理权,将集中的权利相对地分散,合理分配。同时,要转变职能,由过去的过程型管理转向目标型管理,提高系部教学管理灵活性、自主性和创新性,增强管理服务意识。系部则需将以往院级布置的教学目标具体和细化,同时强调过程的管理和落实,形成学院统筹协调、系部管理为主的院系二级管理新模式。

2建立健全科学化、规范化教学管理制度

高职教学管理工作包括了教学计划制定与落实、成绩管理、学籍管理、师资管理、考试安排与管理、选课管理、教材管理、教学档案管理、教学基本建设管理等十多个方面的内容,内容庞杂,工作量大[2]。如果没有系统性、且行之有效的规章制度,就不可能使得系部人、财、物得到合理配置,共同为教学管理目标服务,教务管理工作也不可能达到科学化、现代化、规范化。然而目前高职校教学管理制度的形成多是自下而上,缺乏科学的论证过程,多数是以现有的制度为蓝本,或借鉴其他高校成型的经验和制度文件,然后稍加修改,就形成了自己学校的教务管理制度,但事实上并不适应各所学校自身办学条件,或是不能满足学院内系部的不同需求,往往在制度与制度之间或制度本身在运行中的某个环节中出现问题。以笔者所在学院为例,近两年开始开展院级选修课教学工作,但是工作开展伊始并未出台相应选修课管理制度,使得此项工作一度混乱,二级教学管理部门执行时无据可依,经过一年多的摸索后一级教学管理部门才初步出台相应的院级选修课管理制度,使得选修课管理才逐步规范。因而,必须从实际办学环境出发,在每一关键的教学活动环节都构建科学的、经论证后可行的教学管理制度和规范,让各系部在进行教学管理工作时能有据可依。笔者建议,应随着教学管理工作的发展,由教务处组织并发起,各系部教学管理人员参与讨论,针对一些新出现的教学工作环节,例如院选课、赴台学生及参军学生学籍管理等制定具体可行的管理制度规范,同时对于旧的教学管理制度,例如重修管理工作、教学检查规范等进行及时调整。

3加强科学化意识,提升现代化教学管理手段

在实行院系二级管理体制的前提下,教学管理者要打破思维定势,解放思想,不断地增强和提高管理技能,用现代化的科学管理手段指导教务管理工作,不断学习各种新知识新技能,从而应对教务管理过程中出现的新情况。从笔者所在学院来看,自2002年开发出第一套结合自身办学特色的教务管理信息系统软件以来,随着教学管理手段发生的变化,这套管理系统从基于CS(Client/Server)模式的网络版发展到基于BS(Brower/Server)模式的WEB版,方便了师生,也大大提高了工作效率。但从全院二级管理的角度出发,一级管理平行部门的沟通欠缺,造成一个系部往往面对着多一级管理部门下达的工作,甚至产生了重复性工作,例如就业办与教务处先后均下达了毕业生信息核对的工作任务、继续教育部技能鉴定结果未能与教务信息平台上学生的证书情况直接挂钩、教务处作出的学籍处理未及时在财务系统上反映出来等等问题,最终导致各项工作的执行力弱化,工作效率低,甚至表现出机械照搬、相互推诿的态度。因此笔者认为,应当重视起院级部门未考虑到,而系部又无力解决的一些操作性问题,即使是在院系二级管理体制下,一级管理部门也必须增进沟通,同时加强教学管理现代化手段建设,比如将目前的教务信息平台进一步升级完善,逐步实现教务管理工作的无纸化、信息化和网络化,以切实提高管理效率。建立现代化的管理信息系统,通过新型的现代化管理手段使得教务管理中教学计划、教材选用、学籍管理、成绩管理、课程表的编排等管理工作均得以有效实现,同时使得各校区教学资源得以共享,让教务管理人员能够快速准确地处理相关信息,实现高效有序的教学管理,从而节省大量的人力、物力和财力,使得更多的管理人员参与到深化教育教学改革的实践中,进一步推进教务管理的科学化、规范化。

4注重院、系两级教学管理工作者的沟通与协调

从教学管理整体工作来看,实行院系两级管理体制,将教学管理重心下移,增加了管理层次。从管理学理论来说,管理层次的增加,有可能导致信息传递和沟通不畅的问题[3]。因此,只有协解好教学管理过程中产生的各种矛盾,才能真正调动所有人的主动性、积极性,防止由管理矛盾造成内耗,使得学院各方面齐心协力、和谐运作,从而提高工作效率。而教务处作为学院决策的主要引导者,是学院决策者与二级教学系部之间的传导纽带,正因为教务管理工作事务性强、内容纷繁复杂,所以沟通和协调显得尤为重要。而从教学工作人员角度看,作为高校教务管理队伍中最基层的工作人员———教务处的教务员和系部的教学秘书,其协调职能是十分重要的,尤其是高职院校教学秘书,是院系之间、领导与教师之间、教务处与系部、教师与学生之间的桥梁和纽带,发挥着承上启下、沟通左右、传递信息和协调关系的重要作用[4]。在日常的教学管理和教学资源调配中,难免会遇到一些冲突和矛盾,这就要求教学秘书灵活应变、积极配合,特别是在教务处与各位教师之间的上传下达过程中,教学秘书应及时、有效地传递信息及利用各种现代化手段,以保证良好、和谐的教学秩序,并营造较好的教学管理氛围。此外,应该在教务处、系部与系部之间、教师之间,多建立一些沟通渠道,并定期组织一些工作研讨和反馈,把日常教学管理工作中发现的问题和解决方案与各系部共享,同时也把系部遇到的一些困难和建议向学院及教务处反映,以达到学院教学管理工作质量的整体提高。

总之,在高职教育高速发展的今天,应当摒弃过时的教学管理理念,与时俱进,不断深化二级教学管理体制改革,建立健全科学、规范的教学管理制度,转变教学管理方式,加强科学化意识,提升现代化教学管理手段,加强教学管理队伍建设,注重学院两级教学管理工作者的沟通与协调,使院系上下所有人员齐心协力,最大程度地发挥院系二级教学管理作用,为建设示范性高职院校打下夯实基础。