医院管理制度印章精细化管理体系建设

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［摘要］通过对当前医院印章管理工作现状分析，发现印章管理存在制度不健全、管理手段落后、受重视度不够、信息化流程缺乏等问题。基于现代医院管理制度对医院内部治理和规范化管理的要求，尝试从科学分类、管理范围、申请流程、审批程序、保管使用、制发监督等角度，对医院印章实行系统化管理，探索构建高质量的印章精细化管理体系，提升医院内部管理效能。

［关键词］现代医院管理；印章管理；精细化管理；体系建设

医院印章是本单位对外行使职权、对内施行制度政策及公务活动的重要凭证，具有独特的法律属性。印章管理作为医院管理的重要组成部分，是有效开展医院各项工作的前提，是防控用印风险、遏制违规办事的重要防线［1］，现代医院管理制度下的印章精细化管理体系建设有着重要的现实意义。

1当前医院印章管理现状

1.1医院印章管理的“先天不足”

印章管理制度不健全，管理手段落后，是目前各级各类医院普遍存在的现象。医院是基层事业单位，其印章管理人员多为非专职行政管理工作人员兼任，缺乏专业的知识储备和系统的业务培训，在工作中极易出现管理不规范的现象［2］。随着现代医院管理制度的逐步完善，科学、精细的内部治理体系建设对医院内部管理规范化、人员岗位职业化要求不断提高，不完善的印章管理制度和不合理的岗位设置成为影响医院管理和政策执行稳定性的重大短板。

1.2印章管理受重视度不够

医院作为以医疗活动为主的单位，精湛的医疗技术、优质的教学资源、杰出的科研成果是医院的核心竞争力，医院更为重视学科平台发展、人才队伍建设、科研成果转化等方面，但对印章管理不规范可能引发重大风险、损害医院利益缺乏一定的认知度和重视度。

1.3印章管理缺乏系统化、信息化流程

医院各类印章使用相对独立，缺乏综合、高效的监管手段。医院在印章的刻制、发放、使用、保管、销毁等环节多依赖手工登记，缺少信息化支持，管理手段单一，效率较低；用印合规性审批流程模糊，审批追责性差，缺乏严格的监督检查机制，且纸质存档易出现丢失、损毁的现象，给后续用印材料信息查询造成困难。

2印章精细化管理的重要性

2.1印章是医院经营管理活动中行使职权的重要凭证

印章是医院权力的象征，所有加盖医院印章的文件材料等，都是医院管理活动的重要依据。为确保依法治院，从严治院，医院各类印章使用须严格遵循科学合理的用印审批程序，切实维护医院印章的权威性和严肃性。

2.2印章使用必须遵循国家法律规定和有关要求

盖有医院印章的材料，是受法律保护的有效材料，对外具有正式性和官方性，标志着医院认可其内容，同时也意味着医院必须对盖章材料承担相应的法律责任［3］。印章的流失、盗用、冒用、审批不严等一系列不规范的印章管理，可能给医院带来极大风险，甚至影响到医院的生存和发展。因此必须加强印章管理印章使用，确保印章使用符合国家的法律规定和有关要求。

2.3现行的印章管理制度已经不能满足实际工作需要

现代医院管理制度对医院内部治理和规范化管理提出新的要求。随着医院内部组织机构设置进一步优化、调整，医院管理逐步转向科学化、精细化、信息化，印章使用管理权限、审批备案要求等方面应及时适应实际工作需要。因此，为强化医院正确履责，优化管理职能，加强印章规范管理尤为重要。

3印章精细化管理体系的构建

3.1科学印章分类，扩大管理范围

医院印章种类较多，不同的业务范围形成不同的印章。从印章权限范围来看，医院印章可分为医院公章、党委系列印章、行政系列印章和专项工作组印章。医院公章包括党委印章、行政印章；党委书记印章及法人印章，党委系列印章包括各分党委、党总支印章；行政系列印章包括各职能部门、临床医技科室、研究平台、临床中心及挂靠医院等印章；专项工作组印章包括各类领导小组、委员会等印章。以往印章管理范围仅限医院公章，为进一步加强印章精细化管理，现将印章的管理范围从党委印章扩大到各分党委、党总支等党委系列印章，进一步落实落地公立医院党的建设相关决策部署，引领医院高质量发展；将行政印章扩大到各职能部门、临床医技科室、研究平台、临床中心等行政系列印章，有序推进执行现代医院管理制度体系建设的各项具体事宜；将各类领导小组、委员会等专项工作组印章纳入管理。医院印章管理部门按照“多类合一”的管理机制，统筹管理各类印章，形成决策与执行一体化的管理模式，确保印章的权威性和使用的合法性。

3.2优化申请流程，严肃审批程序

基于医院电子办公系统（OA）设计用印审签表，建立印章使用信息化管理系统，形成医院印章管理数据库。用印审签表须坚持“一事一表单，一单一审批”的原则，申请人应认真填写申请人信息、用印材料信息、用印类型等。相比纸质材料登记、人工检索，此流程更便于存档和日常查询。在用印审批上，医院实行分级审批责任制。按照文件、材料的紧急和重要程度对用印事项进行分类并制定相应的审批流程，做到“下有来源、中有审核、上有所知”，确保审批过程高效、精细。比如涉及医院“三重一大”事项及其他重要战略、合同、协议等文本资料的用印申请，需以医院党委会、党委专题会、院长办公会等形成的会议纪要为依据，严格审校。上报上级部门或平传至兄弟单位的各类文件、材料用印，需经科室和职能部门负责人审核同意后，按照院领导分工审签用印。以医院名义出具的邀请函、证书等用印申请，需提供医院集体决策审批的佐证材料或证书清单等集中用印。

3.3严格印章保管，规范印章使用

医院各类印章由相关业务主管部门设立专人保管，明确责任，各行其职，并备案登记［3］。医院公章由党政办公室印章管理部门设立印章管理人员AB岗，分别负责管理；分党委、党总支等党委系列印章，各职能部门、临床医技科室、研究平台、临床中心等行政系列印章由具体履职部门专人管理；各类专项工作组印章由各领导小组、委员会专人负责管理。印章管理人员必须忠于职守、认真负责，严格管理手中印章。印章需统一放入保密柜保存，使用一把钥匙，严禁将钥匙交由他人，确保印章安全。牢固树立“小印章，大管理”的管理理念，立足工作实际，规范用印流程。印章管理部门应及时制定可用印范围清单和禁止用印清单，并全院公开。印章经办人在印章使用的过程中，须严格审查需要盖章的文件或材料，按照医院规定的业务范围和批准程序使用印章，做好文件、材料审校核对工作，关注用印环节风险并严加防范，把好印章使用关。如用印材料内容不符或审批权限不当则不予用印；未经医院研究，涉及到人事、奖惩、资产、法律纠纷等方面的文件、材料不予用印；与具体申请用印部门工作、业务无关的文件、材料不予用印；空白的纸张、表格、信函、证件或单独成页的盖章页面，视为空白材料不予用印；用印材料行文不规范的，字迹潦草、有明显涂改痕迹、表达不清、落款不明确的，不予用印。

3.4明确制发流程，加强监督管理

印章的制发管理由印章制发部门和印章管理部门分工扎口负责，并统一刻制和备案。印章刻制应以医院设置有关机构的正式文件为依据，由部门提出申请，经核准后，刻制新的印章。新刻印章的形状、规格、印文式样等，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》执行。如需更换或停用印章，由印章制发部门负责做好相关印章更换、停用登记备案工作，并收缴原印章。收缴的印章由印章制发部门根据上级部门规定统一封存或销毁，不得私自处理。印章管理部门根据医院规定，从印章的组织领导、制度建设、制发程序、保管使用、收缴销毁等环节入手，加强对印章的监督管理，提高印章管理精细化水平。医院各类印章由具体部门（科室）负责人为部门（科室）印章使用管理的第一责任人，负有监督管理的职责，若发生业务风险，应追究其相关责任。对非法、违规使用印章的行为，根据情节轻重给予行政处分、党纪处分，如违法应移交司法机关处理。

4存在的问题及挑战

目前，医院全面落实关于严肃用印管理、严格用印审批等要求，完善印章使用管理规定，妥善保存安放医院公章，对各类用印申请分类审批登记备案，并结合实际工作存在的审批风险点和具体用印等问题，不断优化完善医院印章使用流程，现已形成较为合理的电子化表单申请系统、逐级审批程序，实现印章使用“一事一表单，一单一审批”，严格落实“谁审核谁负责”、“谁用印谁负责”，确保每一枚用印有依据、有佐证，但印章管理工作也同样存在一些不足和挑战。

4.1审批流程较长，满意度不高

印章使用从备案制向审批制过度，需用印的文件或材料多数涉及跨部门协同审批，审批流程的增加导致审批时间增长，不可避免地对业务科室相关工作运转造成影响，导致业务科室体满意度和接受度不高，在更好地推进和深度优化用印审批制度工作中，需要做好流程解释和工作引导。

4.2管理规定不完善，解读深度较低

新修订的印章使用管理规定虽已印发实施，但有些业务科室未能深度解读规定内容，导致用印时出现“来回跑，多次跑”的现象。当前的印章使用管理规定适用范围仅限医院公章，各职能处室、临床医技各科室、各研究平台、临床中心等相应的印章使用参照执行，但是各部门印章及专项工作组印章的使用具有材料专用性和履职限定性等属性，医院在更加精准地限定印章使用权限和效力范围等方面有待进一步探索完善。

4.3电子印章缺乏，信息化程度不够

建立健全现代医院管理制度下的印章精细化管理体系，离不开电子印章。目前，医院积极推行行政审批制度改革，电子化表单申请系统、逐级审批程序已初具成效，但医院尚未推行使用电子印章，印章仍以实物印章为主，盖章依赖人工操作，在需用印的文件或材料数量庞大时，效率低下。用印审批是公立医院内部行政审批的重要部分，也是全面深化公立医院放管服改革的关键环节。如何在保证审批不缺位，管理不越位的同时，简化各类审批流程，提升内部管理效能是健全现代医院管理制度体系建设的重要命题。高质量的印章精细化管理体系，有赖于在制度流程上持续优化，在面向全院职工及患者的服务需求中不断推进完善。为此，印章管理工作应以“最多跑一次”为改革发展目标，从跨部门协作、流程优化、专项审批、督导考核机制、满意度提升、追责问责机制等方面持续改进。医院将打造一体化的管理模式，各职能处室、临床医技各科室、各研究平台等参照医院印章使用管理规定，详细制定其印章的使用权限和效力范围清单；定期组织印章管理人员业务培训，提高印章管理人员对岗位及印章管理重要性的认识，增强应对风险的防控能力；开展电子印章使用试点工作，争取从印章的申请、审批到用印等过程均在电子办公系统内完成，实现印章管理与签章过程的高度信息化，提高工作效率。

［参考文献］

［1］王瑜.疫情影响下互联网与印章管理结合研究［J］.科技与创新，2020，48（16）：107-108.

［2］林寂静.浅谈医院印章档案管理现状及信息化管理［J］.中国卫生产业，2019，97（5）：97-98.

［3］庄素芳.基于内部控制的印章管理探微［J］.科技与创新，2020，46（10）：106-107.

作者：徐未 胡红岩 唐奇柳 曹红梅 单位：南京鼓楼医院党政办公室