高校继续教育教学档案优化管理策略

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一、高校继续教育教学档案管理的工作内容和特点分析

1.工作内容

继续教育教学档案的管理内容同普通高校的教学档案管理内容差别不大，都是高校在科学研究、日常教学、党政管理等工作过程中保留下来的重要历史记录，档案管理主要负责保存一些具有留存价值的资料。资料的形式是多种多样的，不仅有文字资料、图像资料，还有音频、视频等电子资料，主要可以分为学籍档案、教务档案和教师档案等几项管理内容。学籍档案管理方面主要负责记录高校继续教育新生的录取信息、学员管理制度、不同类别学生的详细名单、毕业生信息登记、学生评优等；教务档案管理方面主要包括学生选课课表、教学计划、教学管理方法、考试安排等；教师档案管理方面主要包括教师的履历表、教师住房信息、教师绩效考核信息、教学质量评估等。有效提高高校继续教育教学档案管理水平是继续教育教学工作有序开展的重要保证，是提高高校教学管理质量的重要途径。2.特点（1）档案来源分散性高。高校的继续教育教学模式与普通的全日制教学模式存在一定差别，普通的全日制教学在教学方式、教学时间等方面具有非常高的一致性，可以进行大量处理。然而，继续教育的教学方式存在一定的不同，包括短期培训和脱产学习等，教学形式的复杂性导致了教学档案产生时间和形式具有较高的复杂性，档案来源分散性高。（2）档案内容复杂。继续教育的学生在社会地位、工作领域、工作地区等多个方面差别比较大，学习形式主要以自学为主，集中学习为辅；培养的方式包括校企联合培养、学校教学以及函授教学等；学生所要获取的学历也存在专科和本科的区别。高校继续教育教学在学生来源、培养方式、学习形式、学历类型等方面的多样性，以及高校教学规模的逐渐扩大，使得继续教育教学档案管理内容非常的复杂。（3）档案形式多样。继续教育教学档案管理不仅要对教学过程中产生的文件资料、照片、图片等纸质形式的资料进行保存，还需要对活动中产生的视频、音频等电子信息进行保存，并且随着大数据技术和云计算的发展，高校的教学资料更加丰富，档案的形式也更加丰富。（4）档案管理具有社会性。参加继续教育的学员大多是社会上已经参加工作的人员，其参加继续教育的主要目的是进一步提高自己专业素养和职业技能，对于促进社会和经济的发展发挥着重要作用。从功能上看，高校的继续教育教学档案管理工作具有一定的社会性。

二、高校继续教育教学档案管理存在的主要问题

1.对档案管理的重视程度不高。我国虽然已经开始重视继续教育教学工作，但是大多数高校仍然以普通全日制教学为主，对继续教育教学工作以及档案管理的重视程度普遍不高，继续教育工作得不到足够的重视，也导致继续教育教学档案管理工作同样得不到应有的重视。学校领导以及从事继续教育教学档案管理的工作人员没有更深入、更充分的意识到档案管理工作对学校整体教学质量和科研工作的影响，很多学校并没有专人负责继续教育教学的档案管理，使得很多重要的档案信息没有进行归档保存或者是遗失了。2.档案管理人员专业素养不高。目前，很多高校的档案管理队伍中工作人员的管理水平参差不齐，学校培养出的专业档案管理人员非常少，很难满足继续教育教学档案管理的需求。很多学校根本没有聘用专业的档案管理人员，有些档案管理员是由教师兼职或者是不适应教学岗位的教师转到档案管理岗位上的。这些档案管理人员的专业素养普遍不是很高，在上岗之前以及平时的工作中也没有得到定期的培训。新形势下，尤其是信息技术和网络技术的广泛应用，对继续教育教学档案管理员提出了更高的要求，不仅要熟练掌握传统的档案管理方法，也要熟练的应用计算机、大数据、云计算等现代化手段有效的管理教学档案。3.缺乏完善的档案管理机制。新形势下，社会和经济的发展需要更多的专业人才，继续教育成为社会关注的热点之一，与之相关的档案管理也逐渐引起各大高校的重视。虽然各大高校都有一套自己的档案管理机制，但是随着高校继续教育办学规模的不断扩大和形式的多样化，已有的档案管理机制已经不能适应更加复杂的管理状况，新的管理机制还没有对旧的管理机制进行完善和修订，继续教育教学档案管理工作质量的提高受到严重制约。一些高校的档案管理机制内容不够全面，比如，有些归档资料只有复印件却没有原始文件；有些文件经过批复之后没有及时的归档保存。4.档案管理的资金投入低。很多高校在档案管理方面投入的资金比较低，硬件和软件设施均比较落后，满足不了新形势下继续教育教学档案管理工作的要求。比如，有些学校分配给档案管理科室使用的用房面积达不到要求，纸质资料的存档和信息化设备杂乱的存放在一起；档案管理室的环境条件达不到要求，防高温、防潮、防虫、防火、防尘、防盗等措施做的不到位；档案管理设备落后，没有购进先进的管理设备；设备系统和软件得不到及时的更新和维护。

三、优化高校继续教育教学档案管理的有效措施

1.提高对档案管理的重视程度。高校的教育工作不仅包括普通的全日制教学，还包括继续教育教学管理。要想有效的提高继续教育教学档案管理的质量，学校领导和从事档案管理的工作人员就要首先从思想上意识到继续教育教学档案管理工作对于学校教学质量和科研工作的重要性。学校可以适当提高对档案管理人员综合素质的培养，以显示出对继续教育教学档案管理工作的重视，档案管理人员也要认真的对待自己的工作，保证重要的信息资料都能归档保存、不遗失。2.提高继续教育教学档案管理人员的专业素养。档案管理员专业素养的高低直接关系到继续教育教学档案管理工作的质量，学校应该一方面培养更多高素质的档案管理人才，另一方面要提高档案管理队伍工作人员的专业素养。学校要聘用专业的档案管理员负责继续教育教学档案管理工作，改变以往档案管理工作人员专业素养参差不齐的状况；档案管理员在上岗之前必须经过严格的岗前培训；科学技术日新月异，新的档案管理手段不断出现，学校要定期开展培训工作，提高档案管理员的专业技能。在信息化时代，学校要保证档案管理员不仅能够根据资料的保存价值应用传统的管理手段对继续教育教学档案进行收集、整理和保存，还要熟悉计算机技术，能够熟练的使用扫描仪、计算机等现代化设备。高校的档案管理人员不仅要不断学习新技术和管理手段，增强自己的专业技能，还要提高自己的职业道德素养，要热爱自己的岗位，认真的做好自己的本职工作，要有服务意识，保证高效率、高质量的完成各项继续教育教学档案管理工作。3.完善档案管理机制。继续教育教学档案管理工作需要一套完善的管理机制作为指导，高校的继续教育管理部门应该将《普通高等学校档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规作为参照，依据新形势下继续教育教学的特点和要求制定一套完善的档案管理机制，即通过完善档案管理机制来规范档案管理员的工作流程，保证档案管理工作的质量。同时，高校应该建立一套监督管理机制，保证归档资料的完整和准确性。对于归档资料存在收集不完全、存档不及时、资料不准确、重要资料丢失等现象，依据情节的严重性，给予档案管理员相应的处罚。检查存档资料的完整性和准确性工作不仅要包括纸质版的文字、图片等，还要包括视频、音频资料以及信息数据库中的数据。4.增加档案管理资金投入。各大高校要根据自己学校继续教育教学档案管理的现状适量的增加档案管理的资金投入，改善档案管理用房条件、硬件及软件设备。学校要明确的划分档案管理用房，将存档的纸质资料和信息化设备分开，并且要保证资料室具有良好的防潮、防高温、防虫、防盗、防火等性能；要根据科学技术的发展情况及时的更新设备，开发高效、便利的档案管理系统和软件，对已有的先进设备和软件进行定期的维护，保证其正常运行。

四、结语

高校继续教育教学在最近几年受到社会各界的广泛关注，对于提高人均知识水平、构建学习型社会、为社会培养更多专业人才等方面具有重要意义。继续教育教学档案管理工作得不到重视、管理人员的专业素养不高、档案管理机制不够完善等问题普遍存在，高校相关负责人员应该从改变意识、加强档案管理队伍建设、完善档案管理机制等方面有效的提高继续教育档案管理水平。

参考文献：

[1]田东江.高校档案管理信息化建设的困境与出路探究[J].兰台世界，2015，S5：76-77.

[2]李玉萍.高校继续教育教学档案管理工作的几点思考[J].桂林航天工业高等专科学校学报，2011（01）.

[3]方立丽.继续教育加强教学档案管理工作建设的几点思考[J].新疆广播电视大学学报，2011（01）.

作者：梁艳 单位：遵义医科大学