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摘要:随着终身教育的蓬勃发展,高校继续教育文书档案管理也发挥承担着自身的重要工作,对文书管理人员的工作能力也提出更高的要求。本文主要结合继续教育文书档案工作特点,结合文书档案归档工作中各项实际操作和管理工作,从细化归档过程中档案收集、整理、立卷流程展开、就规范管理制度、提高档案员业务素质、开拓科学化管理等方面进行详探讨,其主要目的在于探索提高继续教育文书档案管理工作的策略,为全面提高继续教育文书管理工作效率,服务终身教育体系奠定基础。
关键词:归档工作;继续教育
档案文书管理在终身教育事业蓬勃发展的今天,大力提倡全民学习、终身学习。文书档案不但是发展历程的真实记录,同时也是各项活动情况的真实反映。目前随着继续教育事业发展,文书档案管理工作也面临新的挑战和要求,因此本文尝试对继续教育文书档案管理工作进行探讨分析,以期提高文书档案工作质量,为继续教育未来发展提供更有意义的文书档案服务和支持。文书档案一般是指在行政管理事务活动中产生的具有保存价值的文件资料。高校继续教育文书档案是继续教育教学发展的重要原始凭证,可以说是见证高校继续教育学院发展历史的重要凭据,在文书档案管理工作中,收集整理上级领导和部门的公文、各项重大事件及活动的原始资料,文书档案来源于日常行政管理的积累,而同时,文书档案又可为日常办公和继续教育的事业发展提供依据和参考。
1继续教育类文书档案的特点
1.1规范性
所有归档类文书资料对规范性都有明确要求,从公文种类、格式措辞到流转流程等多方面都有所体现,只有规范要求,标准统一才能有效确保文书的质量确保归档和使用过程的便捷。
1.2服务性
继续教育文书档案具有较强的服务性,除了在文书档案利用、编研、统计等工作中被直观体现,能为高校继续教育发展决策提供重要的信息支持,文书档案在继续教育学院工作开拓等方面提供重要文件资料支撑,提供更有效的信息,在终身教育体系完善的未来,继续教育各类文件档案会给继续教育工作者乃至更多的继续教育接收者提供更有价值的信息和证明材料,充分体现了其服务性。
1.3多元化
由于继续教育内涵盖范围广,时间长,因此,在其构建过程中必须积极整合各类社会资源,开展多样化的教育活动,此外,在教学活动中,庞大的教育受众也会有个性化的教育需求,因此,档案文书涉及的材料主体和内容和形式不断扩展及多元化,存在复杂性和多元化的特点。
2继续教育文书档案管理归档工作与流程
这里更多详述的是综合管理类文书档案。文书档案所记载的都是学院行政管理的方针政策和重大行政管理事件。学院文书档案种类繁杂,所涉及的范围十分广,学院文书档案的意义主要是用以记录学院重大事件发展历程和所有活动,是学院档案管理工作中的最重要的部分。包括常规的各类报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。除此之外还有大量合同、统计报表等。1、管理过程内产生的重要文件材料,主要包括各类行政文书材料各类报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等;2、教育发展过程形成的文件材料,如课程发展、专业建设等的相关资料等;3、可能定期或长期保持工作常态的文件材料,如教学管理规定、招生资料、教育合同等。
2.1档案收集
各类材料在日常工作中来源不同,分属不同部门管理使用,因此,收集档案资料是归档过程中非常重要的环节,档案员要提高档案收集的敏锐性,熟知档案收集的范围,积极主动联系当事人、经办人及时移交,避免遗漏。主动查询发展建设过程中的相关资料,发掘有价值的材料。档案收集要求档案员不仅需定期移交收集和及时收集相结合。一方面是每年年初做好上一年度文书档案的移交,这类多属常规性工作档案材料,有规律,不容易缺失,例如工作计划总结、年度报表等,此外,还有对于重大事件的材料要求随办随归,办毕归档。比如一些非计划的重大活动、非学历继续教育活动临时工作中产生的材料,就需要及时收集,避免遗漏缺失,比如重要的教学评估活动等,各部门应安排专人和档案部门的沟通衔接,及时做好交流,促进文书档案收集的齐全完整。
2.2整理与立卷
文书档案立卷前要对文书档案进一步整理,要确保资料齐全完整,符合归档规范要求。除了各类材料在内容结构上的完整性外,归档的纸质类材料本身的规范和完整也有比较高的要求,对于破损的、要修裱补救,超大幅面的页面要折叠。尺寸不到A4幅面,最好粘贴在A4白纸张,更有利于装订和保管存放。例如招生档案中的录取名册材料,各地方单位未统一规范时,收集整理到的往往是尺寸页面不统一,不符合标准装订尺寸的,这种就需要归档时候粘贴A4白纸张补齐,有破损处也也需要先期整理修裱;此外,由于档案资料需长久保存,收集到的文件材料中的普通订书针,曲别针、大头针等易锈蚀的金属物会对归档文件造成腐蚀,都在整理时需要仔细去除。立卷是将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分别组成案卷的整理过程。案卷是一组关系密切的单份文件的组合,一般同一事由的文件材料整理在一卷中,先分大类,再进一步分小类把同类或相关的文件组合在一起,拟定案卷题名、卷内目录和案卷目录。完成组卷工作。目前大部分文书资料,包括各类教学管理重的文件材料、大事记、统计报表、招生资料等均用此类办法分卷整理,整理过程中除了需要归档人员细致、负责外,也要求档案员对档案涉及领域熟悉了解,以做到精确分类,有序整理。自学校档案信息化建设开始,目前许多党群类行政类文书归档以“件”为单位,一“件”可以多页文件,同类事由材料集中排列,相关事由的排列在一起,便于查找。装订时使用不锈钢订书针进行装订。目前学校的许多行政重要文书从产生到转发直至最后办截都已经信息化,最后归档也是电子版录入。很大程度上提高了档案资料的完整性和归档工作的便捷。信息化为档案工作带来的便利和高效已经在工作中体现了充分的优势。
3对今后继续教育文书管理工作的思考和建议
3.1建立健全的档案管理制度
首先在日常管理中,档案文书管理应该制定相关的管理制度,继续教育涉及教育种类繁多,各类资料分属不同部门,应尽可能各部门安排专门的档案文书管理人员,根据管理要求,对档案文书信息进行规范化管理,归档时再将档案文书信息进行统一的收集整理,尽可能确保各类继续教育文书资料档案的安全和完整。
3.2配备相对专业的档案管理人员
档案专业知识和相关的业务知识也是履行职责的必要条件。尤其在档案收集、整理等业务环节中是十分重要的。档案管理的最终目的是为继续教育教学工作服务,文书档案管理人员应该了解继续教育的各类学习管理设置、工作规律、流程、日常管理等背景知识,对继续教育教学情况、学籍管理特点等有充分的了解和认识,这样才能真正胜任档案工作。
3.3提高档案文书管理的日常工作效率
继续教育管理部门日常教育管理事务繁杂,牵涉教学管理项目内容也比较多,所以继续教育文书档案管理人员除了高度的工作责任感和相应的业务知识外,也同时需要具备调理性和工作效率,对文书整理工作要及时整理,并按照一定的顺序进行分类。及时做好各项备份和梳理工作,便于下次查找,这个过程中工作需要细心和耐心,但面对各类复杂的材料更需要工作人员在实际的工作中能够提高工作效率,充分运用各类电子手段,使企业档案信息更加规范化。
3.4发掘更多科学化的管理方法
继续教育类的文书,不少内容多样,载体和形式也多样,全纸质文书档案已不能完全满足文书档案管理要求,而随着社会发展的需求,文档一体化成为了一种新颖的管理模式,随着电子信息技术的广泛应用和无纸化办公的推进,文书档案的电子化管理优势明显。今后随着信息平台的开发和网络办公的发展,电子文书档案管理已趋于成熟,这极大地提高文书档案管理的工作效率,也方便了查阅,提高了利用率。所以文书档案管理工作人员需要更先进科学的工作方式,原始文书文档以电子版的方式录入和保存,同时把相关数据信息完整录入,不但可以保证其完整性,相对纸质文件来说更具有安全性,方便以后有效利用。
结语
总之,继续教育学类档案具有规范性、服务性、多元化等特点,其从事管理工作的人员从敬业精神、知识储备到技术能力都有比较高的要求。文书档案管理人员在管理工作中,应尽可能参与了解各类文件形成过程,规范细致、科学管理,把握继续教育文书档案管理工作的要点,确保文书档案的完整性、安全性,更进一步地建设信息化和数字化的文书管理平台,促进继续教育事业稳步发展。
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作者:沈浚 单位:华东理工大学继续教育学院