建筑工程档案资料管理的问题解决措施

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摘要:建筑工程中的档案资料具有重要意义，是建筑活动开展的体现，又能为后期工作提供一定依据，但是目前工程资料管理还存在许多问题需要改进。文章分析了建筑工程档案管理的重要性，总结了档案管理的主要内容，并就其中存在的问题提出了相应的管理策略，旨在提高我国建筑工程档案资料的管理水平，促进后期的工作发展。

关键词:建筑工程；档案资料管理；问题措施

对于建筑工程而言，质量管理是非常重要的工作，是企业管理水平与竞争力的体现，质量管理可以分解到不同阶段与不同方面，将信息收集起来，就能形成工程档案资料。工程档案是建筑活动开展的总结，是企业建筑经验的积累。工程档案管理工作的有效开展，有助于提升工程质量、企业效益。现阶段，我国建筑行业处于快速发展阶段，在发展过程中，注重对利益追求，档案管理工作还存在诸多不足，需要在后期工作中予以重视，并科学管理，发挥档案资料应有的作用。

1建筑工程档案管理工作的重要性

建筑工程涉及到的环节多、领域广、施工程序复杂，如果未能对其活动进行详细的资料保存记录，工作开展就会混乱无序。建筑工程施工会产生大量资料，这些资料既是活动开展的体现，又能为质量与管理水平提升提供帮助，企业需要建立科学的管理制度，落实建筑工程档案管理，体现企业内控管理水平。从宏观层面来看，国家对于建筑施工档案管理有相应规定，工程建设必须严格管理档案资料，如果资料不符合要求，则可以认定为工程不合格，规范的实施从一定程度上增强了企业档案管理工作科学性、严谨性。从质量控制工作来看，质量控制需要达成相关标准，而标准达成则需要项目施工过程规范化、科学化、标准化、合理化，通过资料对作业过程进行记录，可以为质量控制工作开展奠定基础，同时也可以提升项目质量水平。项目施工过程中，工程资料是最原始的资料，包含项目全部信息，既是施工的依据，也是后期检修工作的依据。

2建筑工程档案资料主要内容

建筑工程档案包括的资料十分丰富，其原因就在于建筑工程是一项系统而复杂的工作，涉及到的环节多、工艺多、人员多、材料多、施工环节多。资料包括安装土建等文件资料、项目竣工图和综合性资料。其中文件资料包括图纸设计、技术交底、设计变更、开工报告、竣工报告、项目监理规划、例会记录、工程组织设计、建筑材料、质量文件、相关实验资料、实验报告、工程验收资料、工程监测资料、质量评估文件、质量检测资料、事故处理与记录资料技术总结等。项目竣工图，该部分主要包括了建筑、通风管线、平面布置、电路、以及其他相关方面的工程图。综合性资料，包括了工程报批相关文件、施工区域环境资料，如地质水文气象、项目任务书、拆迁安置、工程设计与变更、项目规划安全管理环境管理、消防文件、中标与监理施工文件、项目合同、与施工相关协议、施工竣工验收、工程审计结算资料等。从资料的形式来分，又可以分为纸质资料，电子资料，音频视频资料等。

3工程建设档案管理工作存在的问题

3.1管理意识问题

建筑行业经历了高速发展阶段，部分企业忙于抢占市场，扩大规模，未能意识到建筑工程档案管理的重要性，缺乏管理意识，认为档案管理工作无需重视，对建筑工作开展意义不大。部分企业虽然对档案进行了管理，但是在方法上缺乏合理性、科学性，管理工作质量效率不高，而投入了大量的财力、物力、人力，档案资料并未能为工程建设提供有效的支撑。

3.2管理机制不够健全

由于思想上缺乏重视，导致实际工作中效率低下，档案资料轻管理而重建设，工作人员没有认识到工程档案所蕴含的巨大价值，没有对档案管理工作有效投入，工作开展得不到相应的保障。管理者没有认识到工程质量与档案资料二者间的密切联系，管理工作长期存在不规范不科学问题，档案管理工作没有注重对质量的追求，工作开展未能进行有效监督，施工监理工作不到位，管理环节存在缺失。

3.3人员问题

虽然档案管理工作在发展过程中不断创新，但是档案管理人才无法跟上发展需要，由于许多人思想上存在误区，导致专业管理人才缺乏。并且企业对管理工作的不重视，档案资料管理人员多是由非专业人员担任，非专业人员缺乏对工作的必要认识、专业知识储备和支撑工作开展的必备技能。而随着科学技术发展，对管理工作的要求标准逐渐提升，现代化管理技术对管理人员提出了更高要求与标准，部分现代化设施因为技术，工作人员不能很好的操作与应用，导致管理工作无法提升效率与质量。

3.4档案管理工作投入不足

随着以计算机为代表的信息技术发展，信息资料已经成为了十分重要的资源,对于企业而言，档案资料管理对于提升竞争力、促进行业发展有十分重要的作用。档案管理技术在发展过程中，无论是硬件要求，还是管理技术水准都在提升，档案管理工作，由于未能得到重视，导致资源投入不足，管理工作水平低下，无法与企业发展相适应。工作效果得不到体现，就无法引起管理者重视，进而又导致无法得到充足的资源，形成了恶性循环。

4建筑工程档案资料管理策略

4.1强化意识

档案资料管理工作质量不佳的原因就在于工作得不到重视，企业管理人员首先要认识到，档案资料是在项目建设过程中形成的，与项目有密切联系，能为项目建设提供支撑与帮助，强化人员工作意识，可以通过营造良好的工作氛围，建立健全制度机制，提升人员技能等方面入手。

4.2完善档案管理机制

许多企业未能建立完善的档案管理机制，档案管理工作显得很随意。领导要重视资料管理工作，并将其纳入到日常管理工作中。档案管理工作有专人负责，并随着项目的逐步实施而完善，档案管理工作要有规划、有步骤实施，建立档案管理制度，并符合国家相关规定要求。将档案管理目标落实细化到施工不同环节，严格控制档案资料质量，加强对各环节资料收集整理的监督，协调各部门配合档案管理工作开展，依据社会经济发展以及市场条件需求，完善管理机制，拓展服务领域。

4.3加强技术审核

资料审核时,各部门要严格依据技术要求进行，落实责任制度，对不符合要求的资料，返回重新制作。资料管理人员要落实自身责任，有良好的职业道德，不受到相关因素影响和利益诱惑。

4.4完善档案管理制度建设

相关管理部门应该完成档案管理法律法规建设，细化流程，推动企业遵守规范制度，提升档案管理工作水平。健全并完善已有的档案管理制度，确保档案管理工作规范化、流程化、科学化、合理化，将档案管理工作融入到施工环节的不同阶段。管理人员需要深入现场了解情况，收集资料，本着真实负责、合理科学的态度，整理收集资料并妥善保管。档案管理工作应该与其他管理制度相结合，激励或约束工作人员，如与薪酬绩效等制度挂钩。

4.5提升人员素质

工作人员基本素质直接关系到档案资料管理工作质量与水平，需要定期对管理人员进行培训教育，不断强化思想认识，拓宽知识视野，完善技能结构，了解管理工作的最新知识，提升管理技能与水平。管理人员应该具备相应资质，培训工作内容则包括文件标准规范、档案管理工作流程、相关法律法规、相关技术设备应用，尤其是信息化管理水平的提升，对企业整体水平提升有巨大作用。员工自己要不断学习，增强自身知识储备，提升工作能力。

4.6加强质量控制

档案资料管理工作质量控制贯于档案管理工作的整个环节，并涉及到多个方面，比如在工程准备环节，结合到工程特点，制定相应管理工作标准，制定资料文件表单的。统一标准，利于后期管理工作，在施工进行过程中，做好资料收集与整理。很多因素会对资料收集与整理造成影响，因此，管理人员需要了解作业施工相关知识，深入一线，确保资料有效、真实。技术资料，需要确保其完整性，只有技术资料完整，才能充分反映工程的真实情况。在技术资料收集时，工作人员需要和技术人员保持沟通，档案管理人员组成，应该结构合理，如其中至少应该有相关技术人员。

5结语

随着经济发展，建筑行业发展速度增快，管理理念与经营方式也在不断创新，资料管理的重要性日益凸显。而现阶段建筑企业资料管理工作存有较大缺失，需要在后期工作中持续完善，以提升企业竞争力，推动行业发展。

参考文献:

[1]彭涛.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].办公室业务,2014(4):185.

[2]付红艳.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].黑龙江史志,2015(9):126. 

作者:林雪玲 单位:福建任川建设有限公司