建筑设计投标中专业负责人浅谈

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摘要：投标是设计公司承接大型项目的重要方式，专业负责人作为整个投标过程的组织者和执行者，主要负责投标过程的整体统筹和对外协调，保证按时高质量交标、不废标。本文对建筑设计投标工作中专业负责人的工作内容进行了探讨，包括投标文件解读和人员安排、投标文件制作、投标文件的检查及送标、投标后资料整理总结等，以期为相关从业人员提供帮助。

关键词：建筑设计投标；投标文件解读；投标文件

制作建筑设计公司承接项目的途径主要有两种：由业主直接委托、参加设计投标并中标。设计公司中标有影响力的大型项目,有助于提高自己在业界的声誉,同时可以展示自己的设计能力及管理水平。投标工作的主要参与人员有实习生、新员工、具有一定设计经验和设计能力的设计人员,以及专业负责人、主创建筑师、项目秘书等。此外,投标工作一般还需要结构、给排水、电气、暖通、节能、景观、造价等专业的设计人员的协助配合。其中,专业负责人是整个投标过程的组织者和执行者,接受公司领导任命和委派工作任务,负责投标过程的整体统筹和对外协调。以下为专业负责人的主要工作内容。

1投标文件解读和人员安排

专业负责人在接到招标任务后,应抓紧时间阅读招标文件,归纳和整理招标项目的信息,以明确掌握招标项目的建筑类型、规模、区域位置、交标时间地点、交标内容、交标后开标时间、标底费等基本信息。在解读招标文件要求后,专业负责人需要尽快确定设计团队。在挑选设计人员时,专业负责人要保证设计团队中有一定比例的具备相关设计经验的设计人员,同时要有部分新员工,然后建立新的项目工作群,发布招标文件。确定设计团队后,专业负责人还应尽快制定时间计划表。时间计划表应包括现场勘察、答疑、交标等关键时间节点。时间计划表既要给设计人员预留充足的方案设计时间,又要为后期投标文件的成果汇编预留充足的时间,同时要预留出文件自查时间。专业负责人可将制定好的时间计划表发放给设计团队,让团队成员对各个阶段的提图日期有个基本的了解（某医院投标项目时间计划表如表1所示）。由于投标时间一般都比较紧张,所以投标文件的制作会越来越社会化和精细化。部分投标工作可以分包给第三方,例如效果图、多媒体、动画、实体模型制作、标书的排版以及部分分析图的绘制等可以分包给专门的设计公司。这样设计公司就可以在关键的方案设计及图纸绘制方面集中更多的人力,以保证投标标书的含金量。专业负责人需要根据招标文件的内容来尽快确定分包公司,并根据图纸制作时间来倒排分包公司的工期。另外,由于方案设计文件往往需要结构、机电等专业提供的方案设计说明,因此,各专业负责人应统筹各业务部门,做好招标任务的分解及时间安排工作。

2投标文件制作

建筑设计项目投标文件成果分成两个部分：技术标和商务标。在技术标和商务标的制作过程中,专业负责人需要做好组织领导和统筹协调工作。

2.1技术标制作过程

技术标制作过程主要分为四个阶段,详情如下。（1）第一阶段：解读任务书和现场踏勘。专业负责人需要召集设计人员进行任务书解读,对场地、交通、周围环境、配套设施等进行分析和讨论,让设计人员了解项目的基本情况。对于部分本地项目,专业负责人可以带领设计人员进行现场勘察,带着疑问去现场踏勘,其收集信息、分析问题将更具针对性。在这个阶段,专业负责人需要收集的相关资料包括上位规划、相关规范、同类型项目概况、参考文本等,以细化场地分析、交通分析等分析图。另外,专业负责人还需要整理标书中存在的漏洞或不足,比如意义不明和缺少资料等问题,并提交答疑文件给招标方,由招标方进行答疑,并将答疑结果及时通知设计人员。（2）第二阶段：团队合作,集思广益。在这个阶段,专业负责人应鼓励设计人员集思广益、发散思维、互相学习。所有设计人员都可以提交自己的体块模型、手绘平面图,参与讨论。同时,所有设计人员也可以提供类似案例进行讨论和学习,然后由主创设计师组织集体讨论并评价设计人员的方案,最后确定主要设计方向。专业负责人需要在这个阶段带领设计人员积极参与创作,敦促主创设计师按计划执行设计任务。第二阶段是设计公司新员工学习、发挥集体智慧、更新迭代的重要阶段,对公司的长远发展至关重要。（3）第三阶段：设计优化。在确定设计方向后,设计人员需要和主创设计师共同优化设计方案。在这个阶段,专业负责人可以将设计人员分成两拨,一拨负责推进造型设计工作,另一拨负责优化总图和平面方案。设计优化阶段往往涉及反复修改和细节调整问题,因此专业负责人在这个阶段除了辅助主创设计师优化设计方案外,还要控制整体进度并按计划有序推进。（4）第四阶段：投标文件制作。在设计方案初步确定后,专业负责人便可安排设计人员同步开展投标文件的制作。对于效果图,设计公司从接到资料到制作完成一般需要5～7天；对于多媒体、动画和实体模型的制作,设计公司一般至少需要3～5天。如果项目规模较大,那么效果图制作需要更长的时间。在这个阶段,专业负责人必须及时地向各分包公司提供相关资料,让各分包公司同步展开效果图制作,同时编写建筑设计说明,下发给结构、机电、造价各工种,进而确定投标文件的目录和内容,并分配相关工作人员开展文件制作工作。

2.2商务标制作过程

设计投标中的商务标制作也非常重要,有些招标公司甚至要求投标公司先通过商务标才能进行技术标的评比。投标公司的商务标一般由项目秘书主编,专业负责人进行辅助检查和校对。商务标投标内容一般包括企业资格与业绩资料、单位简介、类似项目业绩、拟投入团队名单、主创建筑师履历和业绩、服务承诺书、设计费报价函、设计进度安排等。例如,专业负责人需要结合商务标投标内容中的类似项目,拟定投入设计团队的人员名单,然后根据工程造价预算,结合招标公司的运营情况和技术要求,与公司领导共同商定投标项目的设计费报价。

3投标文件的检查及送标

投标文件完成后,设计公司需要预留充足的时间对投标文件进行反复校对。为保证标书不废标,专业负责人需要针对招标文件里的相关废标条例,对造价价格、各工种的说明文件进行重点检查。投标文件检查完成后,专业负责人要按照招标文件的要求进行打印、盖章、密封。设计公司要为这一系列过程预留充足的时间,尤其是在盖章环节,因为该环节往往涉及严格的审批流程。如果投标公司要求提交实体模型,那么招标公司可根据实体模型的大小,选择托运或由设计人员送过去。上述过程均需要专业负责人亲自监督,以避免投标准备工作在最后环节出错,从而导致废标。如果对交标流程有任何疑问,专业负责人就要和招标单位反复确认。除了专业负责人的检查和监督以外,针对招标文件检查和校对工作,设计公司应安排有经验的设计人员全程参与,以保证投标文件不出纰漏。标书密封后,投标公司如需安排设计人员送标,则要提前准备好送标所需文件,并根据送标地点,确定合理的送标时间。如果是本地相对重要的项目,投标公司可以提前一天安排专业负责人踩点,以避免设计人员第二天送标出现意外。目前,很多设计招标单位都要求将投标文件上传到特定的电子投标系统。因此,设计公司应提前安排专业设计人员学习电子投标软件,并在技术标制作过程的第四阶段就将投标文件试着上传系统。在此过程中,设计公司同样需要预留出一定的上传时间,以防招标文件上传出现意外。

4投标后资料整理总结

投标结束后,投标公司需要安排专业负责人跟进开标事宜,同时安排主创设计师进行讲标、答辩准备。如果未中标,专业负责人需要及时跟进并收取中标补偿金和退回投标保证金等；如果中标,专业负责人需要和新的项目负责人进行工作交接。投标结束后,专业负责人需要将投标成果加以整理,按照招标文件、参考资料、相关规范、勘察照片、分析图原文件、设计图CAD文件、设计模型、最后的文本、商务标等进行分类归档,最后提交项目秘书备份。另外,专业负责人需要将资料进行精简,剔除分析图原文件、商务标部分以及投标标书中带有公司机密的文件,然后才可将投标文件发放给公司同事分享和学习。投标结束后,除了整理资料,专业负责人还应该记录参与投标的设计人员的工作内容及工作表现,外包公司的图纸数量、价格、联系人及联系方式,以便公司日后按工作量来分配方案费和结算成本（某办公楼项目相关人员及单位的工作量统计情况见表2、表3、表4）。

5结语

建筑设计投标时间紧张,工作烦琐,专业负责人作为投标工作的统筹人,需要熟知投标流程,了解公司员工能力,具备较强的组织协调能力。专业负责人应带领设计团队开拓思维,发挥创造力,从而高效、高质量地完成投标工作。

参考文献：

[1]赵校.浅析建筑行业设计投标管理及商务标书编制要点[J].建筑设计管理,2010(9).

作者:罗莹英 单位:华南理工大学建筑设计研究院有限公司