医院库存管理“零库存”模式的应用

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摘要：通过对“零库存”模式的探讨，结合医院的传统库存管理方式，对比其现实意义与得出更能适应医院现代化发展的，先进、高效的库存管理模式，希望达到降低医院运营成本，确保医疗服务质量和医疗安全，提升医院的核心竞争力的目的。

关键词：零库存；医院；库存管理

一、“零库存”模式发展背景

“零库存”这一概念最早可以追溯到20世纪60年代，日本丰田汽车公司实施的全新的生产模式———“JIT”生产制（JustInTime，即准时生产），具体的管理手段则包括：看板管理、单元化生产等技术，最终在生产过程中，实现原材料和半成品的“零”积压，使得生产效率得到大大地提高，其基本思想是“只在需要的时候，按照需要的量，生产所需的产品”。在医院环境下，为了保障医疗救助活动的正常进行，医疗药品与耗材的库存管理必不可少。但是在保障基本医疗活动的同时，过多的库存则会占用大量资金以及造成人力、物力的浪费，从而增加医院的营运成本。对此，只有科学得对库存进行管理，才可以有效地避免资金占用以及资源浪费，降低医院的成本和风险，增强医院可持续发展。

二、医院传统库存管理方式及其优缺点

（一）传统库存管理方式

绝大多数医院使用传统的库存管理方法，多为“采购-入库-存储-领用出库”模式，一般涉及到药剂科、设备科等科室，这些科室有相应人员定期清点物资数量，将需要补充的物资，依照使用频率、使用量及有效期等指标，有计划的拟定清单报给采购人员进行采购，然后由库管进行入库检查办理相关入库手续，并分门别类保存。待售物资通过销售系统直接进行出库，耗材等则由使用人填写领用单，库管审批、检查，最后领用出库。这种方式需要将各种类别、品牌、规格的药品及耗材都囤积在仓库，以保障临床科室在有需求的时候能够及时为其提供相应的物资。

（二）优势与不足

1.传统库存管理方式的优势。仓库通常会定期检查物资余量，对于余量不足或已领用完的物资会拟定计划采购补货，这样能有效保证仓库里各类药品与医疗器械的品类齐全，能够满足领用部门的需求。仓库一般设在医院大楼内部，药品和医疗器械分门别类保存，领用部门有需求时只需填写相应的领用单，将计划报给仓库，经过出库流程最终由专人送达使用科室。其过程只需简单的审批与库管领取、配送，距离近，耗时短，配送迅速。2.传统库存管理方式的不足。管理人员专业知识相对缺乏，规章制度未落实。目前大多数仓库管理人员对现代化仓库管理知识、规章制度缺乏必要了解。工作中只是进行了基础的记载，对于物资管理中的突发状况不能以专业的方式应对，工作随意性大，难以进行切实有效的管理，严重会导致物资的不合理消耗增大，造成经济损失。信息更新不够及时，存在滞后性。信息系统虽然在存货管理中得到了一定范围的应用，但大多数仅仅能够查询货物的品种、规格、库存量等信息；对物资消耗的时间、空间信息难以及时反馈，现代医院对物资信息化管理已然有更高的需求。盘存管理意识薄弱。按照规定，医院物资应进行定期盘查，一般于每月末进行。对于发生盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，并根据库存物资管理规定，对物资或相应责任人做出适当处理。传统意识中，大多数负责人认为盘存只是财务部门的职责，其他部门几乎不参与。实际上盘存需有出入库管理人员、财务人员、部门负责人等相关人员的参与，才能更加准确、细致得反映库存物资实际情况。

三、“零库存”模式在医院库存中的实际应用

1.掌握医院物资最低储备量与供求信息。医院并非所有物资都具备成熟的市场条件来实施“零库存”管理，因此，需要将物资依据紧急程度、供货难度、需求量等因素，参考以往情形计算权数按序分类排列，不适合使用“零库存”模式的物资不应盲目加入“零库存”模式管理体系。2.建立科学、合理的“零库存”模式管理系统。借助互联网等手段，尽可能将所有物资的品牌、名称、规格、供应商等相关信息详尽录入系统并定期更新维护。同时对供应商的反馈时长、送货速度、验收合格率等指标也应进行记载。对于不能满足临床需求的物资进行重点分析，重新决定该类产品是否继续采用这种模式，对于不能达到采购需求的供应商提出整改或适当舍弃。3.资质好的供应商是“零库存”模式实施的重要前提。这一模式的实质是将库存物资的存货压力转嫁给供应商，对供应商的选择除了要考虑配送物资的质量是否合格，是否能保证充足的供货，还要考虑其配送是否能满足对供货时间的需求。一旦符合要求，下一步就是就“零库存”模式需求与供应商充分沟通并形成书面合同，提供法律层面的保障。在能力范围内尽可能扩大供应商的选择数量，可供选择的供应商越多，市场竞争越激烈，服务水平就会越成熟，遇到突发状况时也能有更多的选择。4.“零库存”模式运行需要各部门的团结协作。采购人员的采购时间将变为不定时、有需求时采购，采购频率会大大降低，工作量会随着具体医疗环境的变化而变化；过去使用人直接在库房领用或医院配送人员配送，中间运输环节省时，转嫁给供货商送货，使用部门不可避免需经历更长的等待时间；库管人员需要去各使用部门进行现场验收，办理相关入库出库手续，改变了工作流程。因而，各环节的人员要适应新的库存管理模式的变化，全力配合，充分估计新的管理体系带来的影响，做出科学、合理的人员培训与调整。

四、“零库存”模式的现实意义与不足

“零库存”模式是个相对的概念，并不是指完全没有库存，而是通过对库存进行控制与管理，使库存数量趋近于“零”，并非绝对为零。其中，用于急救的药品，市场供应紧张的物资，或是政策上有要求的物资等，仍旧需要适量储备。这一概念建立在能完全保障临床需求之上，是通过各种现代化管理途径将供货商物资信息与医院实时需求相结合，以实现医院库存合理、科学管理的一种模式。

（一）“零库存”模式的优越性

1.减少库存，降低存货资金的占用量。传统的存货管理方法容易导致大部分流动资金被物资占用。而在“零库存”模式下，物资种类、库存量大幅度减少，节省空间，其占用的资金也降到了最低，有效降低了采购与存储成本，节约了资金，可以将资金应用到其他项目，增加使用率，提高经济效益。2.能够降低物资的存储成本与管理费用。依据传统管理药品及耗材的方法，仓库中需留有相当数量的存货以备不时之需，此时需要耗费水电等仓库成本、日常消耗及人员成本。在“零库存”模式下，存货占用空间大大减少，管理人员也能相应减少，极大降低了库存管理成本。3.物资损耗情况得到极大改善。传统库存管理方法中库存物资需要专人专业保管，由于不同物资所需存放环境不同，部分物资存在易碎易燃等特殊情况，物资周转慢的情况下容易发生物资过期、变质或跌价损失，此时需要耗时耗力对其进行退换、作减值准备等相应处理。在“零库存”模式下，由于库存物资减少，发生此类情况的频率也大大降低，对为数不多的物资进行管理，能极大提高管理的精准性，降低事故率。4.更好管理物资质量，规避风险。由于“零库存”模式下库存物资数量极少，其保管过程更加精细化，更好保证了质量；且药品与耗材品种、有效期等周转速度快，能够及时更新，一定程度上避免了因市场变化带来的风险，物资质量得到极大的保障。

（二）“零库存”模式可能存在的不足

1.对信息系统要求高。考虑到药品与医用耗材的特殊性，实施“零库存”模式必须确保物资能及时、安全的供应。物资的采购及出入库需要计算机进行科学的整理，物资名称品类需条理清晰，能依照市场变动第一时间更新所有物资情况，随时提供最新信息。同时需要让临床科室、物资管理部门与供应商之间保持沟通的顺畅与高效，不因信息系统的漏洞或故障而延误患者的病情。2.要求各部门配合默契。“零库存”模式下，供应商、仓库、临床科室任一环节对接失误，都会造成药品缺乏、医疗耗材缺乏的情况，为仓库管理工作造成了负面影响，更为临床工作带来了巨大隐患。此时要求各方人员充分发挥主观能动性，合理、有序地沟通协作，保障供应链不断裂，不对患者造成影响。3.存在信息共享风险。医院环境下大多使用内网，部分环境下的部分场合才会使用外网，主要是为了保证医院内部信息的安全性。大数据时代催生的“信息共享”，一方面有助于人能根据突发状况临时调整计划，提高供应链管理的效率；另一方面，在人们享受其便利的同时，受到内部网络被攻击，内部信息被窃取的威胁。这种信息风险在医院环境下尤为致命。

结论

“零库存”模式属于一种特殊的管理学概念，该模式的运用需要具体考察医院的实际情况，不能盲目全盘变动。只有在研究过后，各方面条件成熟的情况下，由点及面逐步推行，有效提升医院库存管理水平，整合资源，促进医院合理、科学、健康发展，通过内部管理水平的提升，完善工作，更好服务患者。

参考文献：

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[2]论医院高值耗材的科学管理[J].郝梅,闫华,刘帆.中国医学装备.2015(05)

[3]医疗耗材管理对医院成本控制的优化探讨[J].苏波.中国医疗器械信息.2017(15)

[4]医院医疗耗材管理的现状与对策探讨[J].冯丽娟.行政事业资产与财务.2017(28)

作者:伍雅雯 单位:三峡大学