HIS系统下的药品库存监控设计实现

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摘要:目的利用his系统监控和优化药品库存，降低药品周转天数。方法基于HIS系统，应用PDCA循环法对药品库存周转情况进行监控和分析，制定相应对策并持续改进。结果实施PDCA循环法后，库存周转天数≤15d的药品所占比例由原来的56.93%提高到79.38%(P＜0.01)。结论PDCA循环法在药品库存精细化管理中的应用效果较为显著，有效提高周转天数在15d内的药品比例。

关键词:HIS系统;PDCA循环法;库存周转天数;精细化管理

随着医疗体制改革的深化，特别是取消药品加成后，药剂科由盈利科室变成成本科室，降低药品库存，提高药品周转成为当务之急。而药品库存管理是医院药房工作的重要环节，直接影响到临床用药供应和医院资金的周转。在药房精细化管理过程中，提高药品库存周转率属于精细化管理中的重点。在医院等级评审中的《三级综合医院评审标准实施细则(2011年版)》(简称《标准》)〔1〕中第15.2.1条款对药品库存管理规定:“定期评估药品储备情况，85%以上药品的库存周转率少于10～15日，有分析报告和提出改进措施”的要求，因此科学地管理药品库存，提高药品库存周转率，无论在降低医院运营压力及等级评审需要方面，都是十分重要的。我院项目组于2018年8月至2019年2月，基于HIS系统，采用PD-CA循环法提高药品周转天数在15天内的品种比例，取得了较好的效果。

1资料来源

利用医院信息系统(HIS系统)，分别收集2018年8月、11月和2019年2月每种药品的每月出库金额、药品期初库存金额和药品期末库存金额。根据公式分别计算实施PDCA前后的药品库存周转天数，库存周转率=(出库金额/平均库存金额)*100%、平均库存金额=(期初库存金额+期末库存金额)/2、库存周转天数=本期天数/周转率，再分别计算周转天数在15d内的品种比例。

2方法与结果

2.1计划(P)

2.1.1现状调查:通过HIS系统收集整理2018年8月我院中心药房每种药品的出库金额、药品期初库存金额和药品期末库存金额，计算药品库存周转天数≤15d的药品所占比例为56.93%(530/931)。

2.1.2目标设定:根据《三级综合医院评审标准实施细则(2011年版)》(简称《标准》)中第15.2.1条款对药品库存管理规定:“定期评估药品储备情况，85%以上药品的库存周转率少于10-15日，因此，我们把目标值定为85%。

2.1.3原因分析:为提高药品库存的周转，减少药品积压，根据调查结果，分析可能存在的原因:①单纯依靠工作人员个人经验进行药品库存管理以及药品申领计划，而且领药员需要每次进行药品库存量检查、评估药品消耗数量以及人工填写领药簿等;②缺乏有效的预警提醒机制，以至于对药品库存不清晰，对缺药的监控不及时，往往需要依赖药房人员的提醒;③对药品的周转情况监控不明确，极易造成药品积压;④受政策的影响，部分中成药积压;⑤药库人员出库的准确率低，从而影响药品库存的准确性。

2.2实施(D)针对以上各种原因，制定相应的措施并持续改进。

2.2.1针对手工做药品申领计划的问题:我们利用HIS系统导出相应的数据，探索可行的公式，通过EXCEL表格把数据进行匹配，生成申领计划表(见图1)。

2.2.2利用HIS系统的功能，对药品库存设定适当的警戒线和上限:每天对目录上的药品品种和数量进行监控，对低于警戒线的药品及时补充，对高于上限的药品进行有效的控制(见图2)。

2.2.3制定定期库存周转情况评估方案以及评估指标，定期监控药品库存:设定库存评估公式:库存积压比率=(当前库存量-相应日数库存消耗量)/相应日数库存消耗量×100%，定期计算每种药品库存积压百分比，从高到低排序，对比几次的结果，对每次排序都出现在前面，百分比高的药品我们定为积压或库存过高，并对此部分药品通过各部门之间进行及时的调拨使用。若在各部门仍然积压超过3个月的，则及时向采购反映，联系供货部门作退回处理。

2.2.4通过多部门合作，制定相应制度，提高药库人员的出库准确率，出库药品必须认真复核，及时出账，以保证药品库库准确率，出库药品必须认真复核，及时出账，以保证药品库

2.3阶段检查(C)和处理(A)PDCA

循环是一个持续改进的过程，通过对每月药品库存的监控和管理，措施实施3个月进行第一阶段总结，分析数据，找出存在的问题，调整方案，再进入下一个PDCA循环，以达到85%以上药品的库存周转天数≤15d。

2.4统计学分析

对措施实施前(2018年8月)、实施三个月(2018年11月)、实施六个月(2019年2月)的数据应用SPSS22.0统计软件进行处理，措施实施前后比较采用χ2检验，以P＜0.05表示有统计学意义，有显著性差异。

2.5结果

基于HIS系统的应用，使药品库存管理模式更加科学、规范和精细化，缺药跟踪情况更加清晰，对积压药品监控情况更加明确，紧急领药的次数明显减少。措施实施3个月后的结果显示，药品库存周转天数≤15d的药品所占比例为67.13%(625/931)，差异有统计学意义(P1＜0.01)，根据这一结果我们分析原因，调整方案，寻求有效的方法持续改进。措施实施6个月后药品库存周转天数≤15d的药品所占比例明显提高，其差异有统计学意义(P2＜0.01)(见表1)。

3讨论

3.1药品申领计划数据化

在传统的药房管理中，药品申领模式存在较多的缺陷，领药员需要每次进行库存量检查，评估药品领取数量及手工填写领药单等，工作量大，库存量准确性较低，极易产生缺药、药品积压等情况〔2〕。而大多数医院使用的HIS系统比较简单，缺少现代物流管理相关方面内容，为规范我院药品申领计划以及库存管理，相关人员曾要求信息系统添加相应功能，但经多次努力都无法实现。因此，我院相关人员利用HIS系统导出相应的药品消耗数和库存数，探索可行的公式，通过EXCEL表格把数据进行匹配，生成申领计划表，大大地缩短了人工做计划每次库存检查的时间以及申领簿填写时间，提高领药效率，降低药库人员出库差错率，提高库存的准确性。

3.2药品库存预警提醒

有学者研究发现〔3〕，药房药品库存预警与计划领药通过自动生成领药单，有利于药房规范化管理，减少人为差错，领药流程受领药人员的个人经验影响较少，可以最大程度地节约时间。根据以往经验，领药人员需在药品实物差不多用完，经药房人员提醒才发现缺药，这样对临床用药影响很大，不利于药品库存管理。而本院自应用HIS系统的库存预警和上限提醒设置以来，系统每日可自动提醒低于库存警戒线或高于库存上限的药品种类，我们只需每天定时检查药品库存提醒预警，即可迅速发现药品缺药情况，并及时补充药品，最大程度地节省人力，节约库存检查时间，减轻药房工作人员的工作量。根据实际情况定期对警戒线和上限调整，以减少药品缺药和库存积压等，提高临床满意度。

3.3积压药品的动态监控

传统的库存管理和领药模式规范性不强，缺乏药房和药库的联系，药库发到药房的药品使用情况不能集中库存地反应，工作凭个人的经验，工作量大且经常容易出现缺药或药品积压，造成药品过期或数量误差〔4〕。为了改变这种模式，在库存管理过程中，利用计算机和数据库等软硬件设备对药品库存积压情况进行动态监控，并且引入库存评估公式:库存积压比率=(当前库存量-相应日数库存消耗量)/相应日数库存消耗量×100%，制定定期库存周转情况评估方案，对药品库存进行定期评估，这样既可避免库存过多导致积压甚至因药品过期而退货，又可防止库存过少导致断货或者因频繁补充药品而增加工作量。使药品库存管理模式更加科学、规范和精细化。

3.4药品库存周转率的计算方法

目前，关于三级综合医院评审标准中药品周转率的具体计算方法仍存在分歧，张亚芳等〔5〕建议，修改为“金额累计比率85%的药品周转天数不超过15天”。李灿霞等〔6〕则探讨认为按85%品种数的销售金额、库存金额来计算药品库存周转率是较科学和可行的计算方法。医院的用药不可能一成不变，可能因为季节的变化或突发事件等因素导致一些药品出现消耗情况异常波动，而过度周转不仅增加药房工作人员工作量，而且增加缺药的风险。本次研究采用以单个达标品种数累计比率计算库存周转率，虽然未达到《三级综合医院评审标准实施细则(2011年版)》(简称《标准》)的要求，但考虑我院中心药房是以门诊药房和住院药房相结合的综合性药房，药品供应比单纯的门诊药房或住院药房复杂，药品库存周转率的计算应该选用哪种方法，还有待进一步的探讨。

4结论

药品库存管理是医院药品运营管理工作的重要方面，科学合理地控制药品库存，才能既保障临床用药，又不积压医院的资金。而在现代化、信息化医院管理模式下，PDCA循环管理方法日渐普及，将其用于优化药品库存管理，对构建医院药品信息化平台〔7〕、规范工作流程、保障用药安全，实现库存管理水平的持续提高有显著的效果。此次PDCA循环管理方法在我院中心药房药品库存管理中的应用，虽然未达到《标准》的要求，但明显提高了药品库存周转率，可见本次制定的PD-CA循环措施是有效、可行的，值得持续进行并推广应用。

参考文献

〔1〕卫生部医疗服务监管司.卫生部医院评审评价工作文件汇编〔M〕.北京:人民卫生出版社，2012，137.

〔2〕胡瑜，卢涛.药品库存预警与计划领药对领药效率及库存合理性的影响〔J〕.上海医药，2018，39(1):65-66，75.

〔3〕刘侃，王小玲，何皎，等.药品二级库阀值预警功能在临床医生工作站嵌入与实现〔J〕.中国数字医学，2015，10(11):96-98.

〔4〕廖广仁，许百虹，赖伟华，等.药品二级库动态库存预警系统的设计与应用〔J〕.中国药房，2008，19(7):517.

〔5〕张亚芳，闫素英，王育琴，等.关于三级综合医院评审标准中药品库存周转率定义的解读与计算方法探讨〔J〕.中国药房，2014，25(37):3544-3546.

〔6〕李灿霞，李卓然，刘蓉春.三级综合医院评审标准中药品库存周转率的计算方法探讨〔J〕.中国药业，2015，24(14):88-89.

〔7〕于江泳，钱忠直，余伯阳.基于PDCA循环模式优化国家药品标准制订工作的设想〔J〕.中国药房，2013，24(9):778-780.

作者：梁伟亮 谭洁英 蔡育红 张淑敏 李雅丽 单位：江门市新会区人民医院