水务档案库存管理研究

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水务工程档案产生于水务工程项目的建设、施工、监理三方，指的是水务工程建设项目从策划、实施、完成到试运行的全过程中形成的应归档保存的文件，主要包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的全部文件材料。水务工程档案是水务工程项目进行稽查、审计、质量评定、监督的依据，事故原因分析、责任认定的证据，竣工验收、决算的条件以及建成后运行、管理、改进、维修的凭证。水务工程档案和工程项目实体保持一致，记录了工程项目建设的全过程，在工程项目质量终身责任制的条件下，它承担着不可替代的特殊作用。随着我国经济实力的飞跃增长，水务行业得到了蓬勃发展。水务工程建设项目的增多使水务工程档案库存量日益增大，库房压力也越来越大。如何有效地解决水务工程档案库房的有限空间和日益增长的档案数量之间的矛盾是水务工程和档案管理部门的共同需求。在此针对当前笔者所在单位水务工程档案库存管理存在的问题，提出如下方法解决。

第一，健全水务工程档案归档制度，制定行业标准，统一归档目录和组卷格式。水务工程档案包括参建三方的文件资料，每一方的档案整理的出发点都是以“我”利用、保障为主，因此对于建设管理方而言，收集上来的施工、监理方的工程资料肯定会出现重复的现象，如合同文件、工程监理、施工招投标资料、施工过程中的工程质量和事故处理记录等。因此，应根据实际情况，制定满足自身需求的行业标准，给施工、监理方标准化的归档目录和组卷格式，减少一定数量的水务工程档案的入库。

第二，根据“谁建设、谁存档”原则，实行建设、存档二合一责任制。笔者所在单位的档案库房不仅承担着局机关水务工程档案存放的任务，还承担着水务系统局属事业单位重大项目、专项资金项目档案存放的任务。局系统一共有17个局属事业单位，目前基本每一个局属事业单位水务工程建设项目的工程档案都要往局档案室移交，它是造成档案库房面积不能满足现实需要的主要原因。对于局属事业单位的水务工程档案，局机关人员查阅、利用机率很小，只需要建设单位保存参建三方的资料，在一定程度上会大大减少局机关水务工程档案的入库数量。

第三，大力开展水务工程档案电子数字化建设。局属事业单位的大多数水务工程项目属于市重大项目，按照要求工程竣工后，建设管理方需要将参建三方的水务工程档案原件移交市档案馆。因为原件移交进馆后，在建设管理方保存的都是一些复印件，纸质复印件和光盘打印件的法律效力是一样的，因此对于一些需要移交市档案馆的水务工程档案全面实行数字化，刻录光盘保存完全可以满足本单位的利用需求。水务工程档案电子数字化可以大大减少档案库房的库存空间，一般情况下，一个水务工程档案都有几百卷的纸质档案，将档案信息转化为电子数据后，成百上千卷的工程档案只需用一个小小的移动硬盘、光盘便可以轻松保存。

第四，丰富水务工程档案的信息检索内容，建立目录中心，使其能够满足不同人群、不同机构对档案资源的利用需求。健全水务工程档案信息检索内容，增加工程档案参建三方的内容信息、工程竣工时间、档案保管单位等，制作局属事业单位和市档案馆内所有水务工程档案的目录，不仅可以释放局机关档案库房的库存空间，还为档案利用者提供最大的方便，发挥水务工程档案的最大价值。

第五，培养和造就一支高素质、稳定的档案鉴定人才队伍。档案管理员要加强自身专业知识学习，不断提高档案鉴定能力。在水务工程档案收集阶段，档案管理员就要对档案进行鉴定，对于不属于工程档案归档范围的文件材料要严禁归档；在水务工程档案管理工作过程中，对于一些已经没有检索需求、保管价值或者不完整的工程档案，档案管理员通过鉴定后，及时将已经失去档案价值的水务工程档案销毁。如果确实不能销毁，可以将失去档案价值的水务工程档案及时清理、转移，将它们存放到保管成本相对较低的库房，给未来的水务工程档案预留一定的库存空间，以满足水务工程建设的需要。