中药材库存管理探析

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摘要：当前我国医疗卫生体制改革面临着新形势和新挑战。许多医院都主动或者被动地在寻找适合自身的新型库存管理模式。如何减轻库存的积压、提升库房管理效率，提高库房供应能力等问题已经摆在各类中医诊疗机构的面前。应完善中药材库存管理制度，严格执行各项法律法规，尝试采用“零库存”管理。

关键词：中药材；库存管理；零库存

一、中药材库存的特点

（一）种类繁多

中医的历史久远而我国又是一个幅员辽阔的国家，所以中药材的来源非常复杂。中药材自身的物理性质和化学成分各不相同，就算是在同一地区、同一时间产出的中药材也有优劣好坏之分，因为中药材容易受到外界因素，如空气、阳光、温度、湿度、虫病等自然条件的影响。

（二）加工复杂

一些原材料需要经过一定的炮制加工后才能成为符合《中国药典》及省、自治区、直辖市制定的《中药饮片质量标准通则》的中药材，在这个炮制加工过程中，由于其本身的物理和化学属性非常复杂，因此，容易产生加工原材料失败，导致该批库存无法使用的情况。

（三）用药考究

由于中药材复杂的物理和化学属性，其比一般西药更容易引发药物质量问题，轻则影响为病人诊疗的效果，重则发生中药不良反应，危及到患者的健康乃至生命。

二、中药材库存管理的问题

（一）中药材仓库管理不易

中药材相对于西药、中成药对储存仓库的要求更高。中药材仓库的湿度、温度、卫生等条件都远高于普通仓库的条件要求，除湿器、空调、灭四害等基本设备是必须的。一些中医诊疗机构没有采用计算机信息系统进行管理，使得有些积压的中药材很难被发现，导致霉变，造成不小的经济损失。

（二）药品采购计划不周

一些中医诊疗机构采购药品几乎全靠采购人员的一些零散的记录和经验，没有采用计算机信息系统进行入库和出库的联网。采购负责人即使很努力地调配好各种中药材的采购量，但是还会发生少了药或者中药材积压未被发现而霉变的情况，使得中药材的库存成本较高。

（三）药品库存和账物不符

一些中医诊疗机构存在采购流程混乱的情况，中药材库房人员没有按照随货清单和中药材逐个比对，随后和发票总金额比对的顺序。而是为了贪图方便，不看随货清单，直接验收入库，不及时清点。

（四）药品有效期、批号的管理混乱

由于中药材的特殊性，与西药、中成药相比，其有效期不固定，应按照入库的批号先进先出，保证其质量。一些中医诊疗机构没有采用计算机信息系统进行库存管理，手工记录批号，自己凭经验计算有效期，导致有的药品未到有效期已经霉变。另外，由于手工记录批号，误差较大，有时会出现中药材未发出但是找不到的情况。有些中医诊疗机构中药材库存量大，人员不足，会导致批号登记遗漏等情况，药库管理乱象频现。

三、如何解决中药材库存管理的问题

（一）完善中药材库存管理制度

建立验收入库制度。进货、出货均应由质检员和库房保管员同时验收。如果发现任何发票、收货单与中药材实物不符之处，应立即查明情况，采取正确的纠正措施，若发现中药材质量不过关，则坚决拒绝验收入库。中药材入库后应实行“三统一”，“即统一名称、统一规格、统一编号”，按中药材的特性划分区域存放。放置时，排列整齐并登记造册，方便清点。中药材存放处需要经常保持库内清洁卫生，防四害，防霉变。仓库管理员应根据季节、天气、气温的变化，每天检查库房的湿度、温度、通风、采光等来调节相关设备的运行模式，防止中药材变异现象的发生。特别是对动物类中药材和贵重类中药材应当重点防护，遵守“先进先出”的原则，防止因为存放时间过长而导致降低疗效、甚至造成霉变。贵重中药材应专人专柜、单独管理。贵重药品在验收入库时必须三人在场，包括：质检员、库房保管员、贵重中药材保管员，必须做到专人、专柜、专锁、专账，及时入账、销账。库房发出中药材的依据是各科室或者各药房的正式领用单，库房保管员与领药者必须双方都核对无误后签字，若有任何不符，双方应立即核对更正。库房保管员未经药房主管和院长同时同意，不得对外代收、代购或者外借中药材。库房是各个中医诊疗机构的重地，非库房工作人员不得随意进入库房。库房保管员向采购人员等其他用药人员提供关于中药材的信息，对新增的、滞销的中药材品种，应主动向药房主管或者院领导报告。中医诊疗机构财务对库房中药材和中药材账目要定期、不定期进行核对，每季度进行一次全部中药材的盘点。做到进货出货都有依据、凭证，账物相符。

（二）严格执行各项法律法规

严把入库关，双人验收辨别真假优劣。A先拿收货单依次比对收货单与实物中药材包装上的产地、品种、规格、有效期等信息，把握好规格等级标准，防止以次充好。同时，A需要先凭经验估计下该中药材的水分含量是否过高，若估计超过药材水分标准的规定，则必要时进行水分测定，因为中药材的水分含量直接影响其质量。在同一环境下储存的中药材，水分含量多的更易生虫、霉变。所以，A在验收时，应该严格把关。B接到A验收完毕的中药材后，仔细辨别该中药材的真假优劣。有些厂商有时候会以次充好，以假乱真，有些厂商会用低价中药材掺入高价中药材里，更有甚者，在中药材里掺入杂质，B在验收必要时，应拆开包装，用嘴尝，用手捏。同时，B在验收时除了要显微鉴别、杜绝伪品以外，还要防范厂家经常出现的缺斤少两的问题。药库工作人员严格按照中药材储存的规定分类放置。中药材按加工工艺可以分为中药材、中成药和颗粒剂等，根据一些物理特性可以分为根茎类、种子果实类、全草类、动物类、矿物类等等，中医诊疗机构可以根据这些分类方法，有序的放置种类繁多的中药材。这样不仅可以快速查找需要的中药材，也利于仓库的整齐美观。药库工作人员在储存中药材的过程中应以防为主、防治结合的原则进行中药材养护工作。防的是防止中药材发霉变质或者是超过了有效期，以保持中药材的药性。容易发生发霉变质的主要原因有：来源于植物的根、茎、叶的中药材含水量较高，如果室外天气潮湿、温度比较高（比如方南的黄梅雨季），再加上室内空气流通不畅，无法除湿降温，这就将导致室内湿度、温度都增高，使得中药材发霉变质。如果仓库中有老鼠、蟑螂或者一些虫子，它们的啃食产生的唾液以及它们的排泄物落在中药材上也会使得中药材发霉变质。一些中药材的有效成分容易与空气中的氧气发生氧化反应，降低了中药材的质量和疗效。有些中药材长期受到阳光照射，会使得颜色、气味发生转变，影响其质量。所以防止中药材发霉变质所需要的基本条件是仓库通风、阴凉、湿度低，温度低，无虫害。治的是一旦中药材受到了潮湿、虫害的影响，仓库管理人员应立即给予中药材“救治”。比如动物类的中药材因为潮湿长出了虫卵，则要立即剔除虫卵，将大包的中药材分装成真空小包装，然后放入冷库内保存。药库工作人员应定期将药库的垃圾清理出去，保持药库的干净整洁，确保没有危害中药材的害虫，比如老鼠、蟑螂等。

（三）尝试采用“零库存”管理

中医诊疗机构必须对照本机构的情况，从实际出发，切勿照搬照抄企业成功的“零库存”管理的案例，不能没有科学规划的盲目进行零库存管理。1.前期准备一是中医诊疗机构需要先了解调查自身的服务对象和服务区域。笔者走访的一些中医诊疗机构各具特色，有的以儿科见长，有的以妇科见长，有的建在办公楼林立的闹市区，有的建在老年人较多的社区。服务对象和区域的不同会使得患者的用药需求大不一样，而用药需求不同直接影响到中医诊疗机构准备的中药材也大不相同。施行中药材零库存管理需要一个相对稳定的用药需求环境，如果不清楚患者的用药需求，是根本不能做好中药材零库存管理的。二是中医诊疗机构必须主动和中药材供应厂家洽谈，好的供应厂家是不会和一个始终觉得自己高高在上，不会变革、不会进步的中医诊疗机构合作的。这样的合作是不长久的，双方应该建立一种互相信任、协调的战略联盟。中医诊疗机构需要主动与中药材供应厂家来共享自己拥有的信息，利用中药材供应厂家的计算机信息系统再为自身分析下、核对下这些信息的价值和准确性。同时，这也让中药材供应厂家更好的为中医诊疗机构服务，能更加及时、精确地准备、配送中药材，避免出现中药材断档的情况。三是中医诊疗机构需要建设计算机信息系统，比如HIS系统。计算机信息系统可以帮助中医诊疗机构有效地收集患者、医生、中药材的各类信息，如果中医诊疗机构需要哪些信息进行对比、汇总，然后用于支持某些重要的决策，可以通过计算机设计编程，使决策变得方便、准确、合理。四是中医诊疗机构需要建立药事委员会。中药材零库存管理上的一些流程和决策比较复杂，也比较重要，绝对不能由一个领导单独决定。遴选中药材供应厂家、监督临床使用中药材，引进新的中药材，与违反合约的中药材供应厂家解约等等决策，必须由始终贯彻执行《中华人民共和国药品管理法》的药事委员会来商议、投票决定。2.两种模式笔者认为有两种比较适合中药材零库存管理的模式，一种叫“局部零库存”管理模式，另外一种叫“准零库存”管理模式。一是中药材“局部零库存”管理模式。中医诊疗机构采用这种模式的话，要将中药材先研究分类为“常用中药材”和“非常用中药材”。“常用中药材”是指该中药材容易采购、销量稳定、也不太会缺货断档而且不容易受各种突发的流行疾病的影响而出现价格、货源的较大波动。对于这类“常用中药材”，中医诊疗机构可以实行完全“零库存”管理，中医诊疗机构的库房可以不存货，直接根据各个科室的实际需要，并将以往的销售情况加以考虑就可以确定中药材的进货量（可以和中药材的供应厂家达成联盟，进行完全“零库存”管理）。“非常用中药材”主要是指该中药材不容易采购，货源较紧缺，市场销量波动较大，普遍用于治疗流行病和急性病的中药材。对于这类中药材，就不能实行“零库存”管理，以防出现中药材断档的问题，中医诊疗机构应该深入分析这类中药材的特性和使用规律，结合本机构的自身特色和情况以及来本机构看病患者的特点来管理好这类中药材，并派采购部门积极拓展该类中药材可以采购的货源，想方设法让“非常用中药材”变为“常用中药材”，这样不仅本机构在效益上收益，在库存上减轻压力，更重要的是可以让该种中药材更好地为病人服务。二是中药材“准零库存”管理模式。该管理模式是指让中药材供应厂家把中医诊疗机构所需要的中药材先放在中医诊疗机构的药库中，并且做到保质保量地按时送货。中医诊疗机构根据临床使用中药材的实际消耗情况，全面实施实时结算制度，规定每月结算一次，从而达到供需双方双赢的效果，即中医诊疗机构实现账面零库存，而且可以及时用上所需的中药材；中药材供应厂家能够避免中医诊疗机构不需要的中药材的繁杂退货流程，并且可以减少物流成本，还能及时收到中药材的货款。综上所述，适合中药材的零库存管理的两种方式都需要一个相对稳定、良好的外部供给环境，其中都涉及了供应商管理库存的理念。可以说无论要实现“局部零库存”管理还是“准零库存”管理，中医诊疗机构都需要中药材供应厂家的协助，形成一个供应链整体。中医诊疗机构可以利用“波特五力模型”来分析外部供给环境是否稳定、良好，供应链的各个环节是否具有核心竞争力。“波特五力模型”的五个竞争方面.在越来越激烈的市场竞争和越来越细致的改革浪潮中，各类医院、诊疗机构，特别是中医诊疗机构需要进行大胆又仔细的中药材库存管理模式的改进。希望本文针对中药材库存管理的探讨，能去其糟粕，留其精华，使各类中医诊疗机构在结合自身实际情况进行中药材库存管理改进的时候有值得借鉴的地方。

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作者:顾旭栋 单位:上海市中医文献馆