航空科研声像档案管理问题与对策浅议

前言：想要写出一篇引人入胜的文章？我们特意为您整理了航空科研声像档案管理问题与对策浅议范文，希望能给你带来灵感和参考，敬请阅读。

摘要：本文从航空科研声像档案的特点出发，对航空科研声像档案管理现存问题进行了分析，探索了解决航空科研声像档案管理现存问题的措施和方法，并在实践应用中得到了一定程度的验证。

关键词：航空科研声像档案；档案管理；

随着信息化技术和档案数字化的发展，声像档案特有的档案属性和价值，在科研生产、技术改造和经营管理等活动中，发挥着越来越重要的作用。航空科研声像档案与其他载体档案相比有很大的优势，因其形意结合，具有很强的说服力和重要保存价值。本文针对航空科研声像档案管理存在的问题，积极探索采取一定的措施和方法，实现规范化管理，以确保航空科研声像档案的开放利用和长久保存。

一、航空科研声像档案的特点

声像档案由于采用了声音和图像来记录和传递信息，具有直观记录事物原貌、形意结合、形象逼真等特点，其极大地丰富了档案信息的载体形式，是文字记录的重要补充。我们常说的声像档案主要有录音、录像、照片和影视片等，航空科研声像档案具有以下特点。

（一）形意结合，可对比性强

有些事件或活动，通过文字有时很难直观表述事物或活动的整个发展过程，但通过反映事物变化的照片和录音录像等，就能很好解决问题。声像档案的形象性与直接感受性远远超过其他类型的档案，一般的文字档案不如声像档案那样给人以活灵活现的感觉。

（二）具有重要的参考价值和科学技术研究价值

与一般的会议、活动等声像档案相比，航空科研声像档案具有更高的科学技术研究价值。通过将型号产品、科研课题档案与科研声像档案进行整理配套后，可以更加全面的反映整个项目或课题研究过程，便于研究人员更为系统的研究分析和参考借鉴。

（三）开放利用有权限控制要求

与项目研制、课题研究相关的声像档案，具有相应型号或课题一样的涉密等级，在开放利用过程中需进行使用范围限制，实行严格的访问权限控制。

二、航空科研声像档案管理现状及原因分析

（一）航空科研声像档案管理现状

1.科研声像档案管理和归档要求未纳入单位科研计划管理因未纳入科研计划，导致科研声像档案“断层”明显，相应的声像档案资源积累也是点状式的，无法形成系统、成套性的声像档案资源，这对声像档案管理来说是极为不利的。2.声像档案管理制度可操作性差声像档案管理制度的制定并未完全切合单位的实际，使制度的可操作性不强或执行不到位。虽然在制度中划分了声像档案的归档范围表，但其主要是根据职能部门来划分的，没有以管理对象为依据划分归档范围表。同时，归档范围总体上概括性强、细分不够，这些都导致在执行过程可操作性较差，执行效果不理想。3.声像档案归档责任难落实，无法进行量化考核各声像档案形成单位对声像档案的形成积累、收集归档等工作随意性强，完全靠个人的档案意识，导致大量珍贵的声像档案未归档甚至遗失。另外，因未纳入科研计划或科研声像档案归档计划与科研计划关联度不够，从而档案部门无法对声像档案的归档情况进行量化考核。4.航空科研声像档案归档率低，难以提供利用目前航空科研声像档案的收集、整理著录标准规范不统一，缺少内容说明，或内容描述信息不详细等，导致了检索利用不便或归档的声像资料根本不能提供利用；另外，对归档的航空科研声像档案的内容审查不严，归档声像档案的质量参差不齐，归档内容不够准确、完整；其中归档的航空科研声像档案中反映会议、场景等较多，而反应科研项目的研究水平、特点、研制关键点或重大事件或故障方面的声像档案少，不能与科研课题、型号产品等项目档案进行配套管理和系统、完整的提供使用。

（二）航空科研声像档案管理存在问题原因分析

1.重视程度不够，归档意识不强一方面科研管理部门和科研人员对航空科研声像档案的重要性认识不足，归档意识不强，往往是在总结汇报或技术报告中需要引用照片时才想到要进行拍摄，报告分析使用完后并未将形成的声像资料进行整理后归档，以致在下次需要使用时无法查找。另一方面，航空科研声像档案一向只作为科研档案的附属物，没有严格的考核要求，使得许多科研人员和档案人员认为科研工作并没有要求形成声像档案，存在可归可不归的现象。2.制度不健全，管理不到位由于在制定声像档案管理制度时未结合各声像档案形成单位的管理实际，导致制度并未落在实处，对声像档案的管理也很松散。一方面因为声像档案管理制度不健全，使得对声像档案的管理“无法可依”，缺乏约束力；另一方面，虽然建立了相关制度，但制度的执行却不到位，导致声像档案的管理随意性强，极不规范。3.航空科研声像档案未实行全过程管理和前端介入档案部门对航空科研声像档案的管理只是后端管理，并未像科技档案、文书档案等电子文件一样，实行全过程管理和前端介入。档案部门只对归档后的航空科研声像档案进行管理，其收集、整理等工作都是由业务部门完成，使得声像档案管理工作明显滞后。如果能参考科技档案管理方式，档案管理部门从声像资料形成之时就介入，通过指导和明确收集、整理和著录要求等，将对航空科研声像档案的完整归档有着积极的作用。4.航空科研声像档案的归档和管理并未严格考核一方面，以前的声像档案管理制度中对航空科研声像档案的归档范围的描述都比较宽泛，业务部门在执行的过程中无从参考，也不知道应该归哪些，以及哪部分应该由哪个单位归；另外，因为归档计划未纳入到科研计划中，档案部门无法对航空科研声像档案的归档情况进行严格考核。

三、航空科研声像档案管理措施

航空科研声像档案是科研档案的重要组成部分，在管理制度中需明确要求必须归档，并对项目主管部门、科研技术人员及档案人员的相应职责和归档要求进行明确，还需要科研主管部门和科研项目主管和科研人员的通力合作，将归档计划纳入科研生产计划中，并严格考核，以实现航空科研声像档案的及时、完整归档和集中统一管理。

（一）加强对航空科研声像档案社会利用价值的宣传

航空科研声像档案是昔日科研活动的重现，具有重要的科研利用和查考价值，其不同于纸质档案的形意结合的优点，是科技档案的重要补充。只有让科研人员认识了航空科研声像档案的重要作用，才能提高科研人员的收集归档意识，使更多航空科研声像资料得以完整系统的收集。

（二）将航空科研声像档案归档计划纳入科研计划

档案部门联合科研项目主管部门（或项目办）一起下发归档计划通知给各科研项目参与部门（含科研管理部门和技术科室等），列出具体的归档范围、著录和归档要求等。另外，在科研活动前，主管科研项目的项目主管和档案主管要向科研人员宣传航空科研声像档案收集、归档的有关要求和注意事项，并在科研活动结束后提醒科研人员及时移交归档。

（三）以科研管理部门为初步归档部门

因科研管理部门最了解科研项目的进展情况，并且与科研人员的接触最频繁，因此科研管理部门最适合督促航空科研声像档案的收集和归档，控制归档进度。档案部门要充分利用科研管理部门的特点，发挥科研管理部门项目主管或兼职档案人员的作用，使航空科研声像档案大部分的收集、初归档工作完成于科研管理部门，最后由档案人员再对所有的声像档案进行分类、整理和归档。

（四）规范航空科研声像档案的收集归档工作

1.完善制度，落实归档职责完善声像档案管理制度，明确航空科研声像档案管理归档范围、归档责任主体，理顺归档流程等。以科研课题声像档案为例，其归档范围涵盖了科研准备阶段、开题论证阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段以及推广应用阶段等六个阶段，需要在归档范围中明确各阶段形成的声像档案的归档范围、归档要求及责任部门等。2.明确收集整理要求，统一著录标准档案部门应加强同各管理机关和业务科室间的横向联系，确保归档的航空科研声像档案的系统完整、整理著录规范统一。同科研产品档案数据库一样，应制定声像档案数据库元数据标准，并对著录项及著录要求等进行明确。3.严把归档质量审查关航空科研声像档案所承载内容信息的科技含量水平和应用效益等，是决定其利用价值的关键所在。因此，在航空科研声像档案归档检查验收时要把好质量关，不符合归档要求的需要重新整理著录合格后才能进行移交归档。4.收集渠道应灵活多变航空科研声像档案的收集渠道应灵活多变，针对重点部门、重大时间节点等进行重点收集；针对重点人物（或者摄录人员）可以直接进行收集；加强同归档部门的沟通协调及时掌握情况；归档方式可以采用网上在线归档或脱机刻录后移交归档。

[参考文献]

[1]丁国勇.基于新机研制的航空制造档案管理研究[J].浙江档案,2019(05).

[2]黄英,任宏宇.航空工业固定资产投资项目档案工作管理探讨[J].北京档案,2019(05).

作者:唐祖芳 单位:中国航发四川燃气涡轮研究院