开放教育教务管理过程的问题建议

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摘要：教务管理工作是开放教育学校管理的核心，是支撑电大学生学习的重要保证。目前开放教育教务管理在多系统数据对接、教务管理系统功能以及档案管理等方面还是存在一些问题。本文针对在教务管理过程中发现的问题提出相应的解决方法，希望这些建议能够完善教务管理工作，能够更好地为学生服务。

关键词：开放教育；教务管理；问题

目前，终身学习型社会正在逐渐形成，而国家开放大学致力于远程开放教育的发展正是为构建全民自主学习、终身学习体系起到了非常重要的作用。远程开放教育的发展主要依靠教务管理作为学生学习的保障。因此，进而加强教务管理水平乃是开放教育管理工作中的重中之重。

一、教务管理过程中存在的问题

1.管理系统模块众多，数据对接问题多发。开放教育信息化建设离不开管理系统的支持，现在常用的管理系统主要包括招生管理系统、教务管理系统、考务管理系统。招生系统主要负责新生录入、教学点申报、入学资格审核等工作；教务管理系统主要负责课程和专业管理、学籍管理、考试管理、毕业管理等工作；考务管理系统主要负责考试计划的，网考的具体实施、阅卷分配等工作。多平台的优点是可以分模块管理，耦合度低，有利于系统升级和优化，但是在使用过程中数据对接的问题也渐渐地暴露了出来，比如同一个教学点在招生管理系统中与教务管理系统中的机构代码不一致，考务管理系统中学生考试的部分成绩不能直接导入教务管理系统，需要四舍五入才能录入教务管理系统等，类似的问题在这就不一一列举了。2.教务管理系统打证数据审核功能不完善。省校利用教务管理系统省校平台的照片链接功能，将打证数据整理好后上报总部。总部在教务管理系统中央平台处理省校当学期上报的打证数据时，可能会出现部分学生未能通过打证数据审批的情况，教务管理系统不能反馈打证数据审批不通过的学生名单和具体原因，需要省校老师通过比对上报名单和总部反馈名单，筛选出具体人数以及名单，并逐个查明具体原因。此外打证数据一般也是分为多批次上报，批次的具体数量是需要根据毕业审核的实际批次来进行的，一般毕业审核的初期首批次会先进行开放教育专升本学生的毕业审核工作，剩余批次是正常报读开放本科和专科的学生。因此多批次筛选打证数据不通过名单时不仅浪费时间，也容易造成遗漏个别打证数据的问题。3.没有单独面向学生的管理平台，学生不能直接了解自身学习的总体情况。教务管理系统的平台分为五级：中央平台、省校平台、分校平台、教学点平台、学生平台，现在前四级处于正常使用中，由各级电大的教务工作人员进行日常管理，学生平台截至目前未能正常投入使用。学生想要查询自身的选课情况、学籍信息情况、成绩信息，一般都需要通过电话、微信、QQ等方式向班主任咨询，再由班主任进入教务管理系统查询统计后告知学生。对于学生，没有一个完善的查询平台提供基础的学习支持服务，甚至会出现完成学业拿到毕业证书时，才发现自己的个人信息错误，再向学校申请更换毕业证的情况。因此如何让学生能够随时了解到自身学习情况是一个亟待解决的问题。4.档案管理制度不健全，电子档案还未建立起来。教务管理工作主要分为两大模块——考务管理工作与学籍管理工作。尤其是开放教育学籍有效期8年，时间跨度大，课程注册、免修免考、学籍异动、报名考试、成绩修改、毕业审核、学位申报等情况每个学期都不少，按照规定需要一直保存学生的资料档案，并且上述业务的规定也都在变化，因此导致每个学期要求存档材料都不是完全一样的。目前教务存档材料主要分为电子材料和纸质材料两类，现阶段电子档案的管理制度还未建立起来，没有明确的电子材料存档要求。工作人员会根据个人习惯保存电子材料，这样常常会出现存档随意、资料不完整的情况，而纸质档案则每个学期都会按照要求制作成固定格式的档案由档案管理部门进行管理，但是在纸质档案整理的过程中也暴露出来材料不齐全、缺少签字盖章等问题。

二、完善开放教育教务管理的对策

1.针对多系统数据对接提出建议。从加强信息化建设的角度出发，系统研发部门进行系统需求分析的时候，需要统筹规划，考虑多系统平台数据对接的问题，并且在实际使用过程中及时改进和优化，做好系统版本升级的准备，将多系统平台数据对接的问题逐步解决。现阶段存在的问题解决方式分为线上和线下两种，线上进行系统平台的升级改造，收集一线系统管理人员的意见，统计汇总后将需要对接的数据格式统一，这种方式牵扯的部门较广，需要一个部门带头并由多方合作完成。线下在系统数据对接时，由相关部门明确对接的关系，出一个详细的对应手册或制度文件，防止由个人行为导致的对接数据不准确甚至错误的情况。对于后续未投入使用的平台，希望各个职能部门负起责任，在进行系统测试时发现问题及时向学校反馈，帮助研发部门进行系统的完善。2.针对打证数据审核提出建议。首先希望教务管理系统能够进行功能改进，省校进行打证数据上报总部的时候，教务管理系统中央平台能够显示出打证数据上报不成功的原因，并且将显示不成功原因的文件反馈于省校学籍管理人员，就像总部进行毕业审核的情况一样，毕业审核完成后总部向省级电大反馈毕业审核不通过名单，这样通过反馈文件能让学籍管理人员直观地看出问题出在哪里，而不是将未通过的学生数据多次上报进行印证数据是否合格，减少往复的打证数据上报工作，提高工作效率。其次教学点、分校、省校每一级的学籍管理人员都需要对打证数据的人数与通过毕业审核的学生进行核对，确保人数一致，同时教学点需要明确上报的照片要求，做好初步的核对工作，防止漏报、少报。3.针对学生了解自身学习情况提出建议。首先教务管理系统数据库所部署的服务器是在省级电大，因此省级电大对于数据在不违反规定的情况下具有完全的使用权，完全可以依据自身力量，组织具有软件开发能力的技术人员，借助数据库的数据研发出另外一套为学生服务的查询系统，通过该系统可以面向全省学生服务，学生通过唯一的身份证号码或者学号即可查询到其需要信息，如选课情况、毕业审核情况、学位审核情况、历次成绩、各类考试通知书、考场安排情况等。第二是对教务管理系统学生平台进行维护分析，确定是否能够启用学生平台。实验学院就是利用现有技术资源进行专业查询、成绩查询等系统的研发，并且现在已经上线并投入使用，不仅为学生提供了便利，同时也减少了班主任的工作量。4.针对档案管理提出建议。首先要出台规范电子建档制度文件，明确电子建档总体要求以及具体格式，所有纸质材料上报的同时都需要进行对应电子材料的上报，进行信息化建档，提高学籍档案利用率和管理效率，充分体现以现代远程教育为主的开放教育特点和优势。其次纸质材料与电子材料二者均属档案材料，在加强电子材料建档的同时，纸质材料也需更加规范，相关老师要有责任心，平时注重材料积累，材料存档后再进行上报或者下发，待接收材料的老师要督促相关人员进行材料的下发，保证按时拿到材料及时归档，不要等到最后需要建立档案时以缺材料为由未能按要求完成档案的整理。

三、总结

随着开放教育教务管理工作愈加重要，从细节上优化教务管理的需求日益迫切。而且教务管理已经成为开放教育的重要组成部分，对促进开放教育的发展以及提升教学质量都有着重要的作用。本文首先从教务管理的现状出发，分析目前所存在的问题，并且针对每一个问题提出了相应的建议，然而办法是否成熟可行还需要考虑多方面因素，但是在实际工作中加强教务管理必将是大势所趋。

参考文献：

[1]苏菲.电大“开放教育”教务管理系统存在的问题及对策[J].福建广播电视大学学报，2012，（3）:7-9.

[2]路璟.开放教育教务管理信息化的探索与实践[J].延安职业技术学院学报，2017，（1）:51-53.

作者:凡 单位:国家开放大学实验学院