会计电算化下企业内部控制问题及对策

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摘要：企业内部控制是企业内部管理中一项重要的手段，与企业内部经营管理有着密切的关系。伴随着电算化技术的不断提高，会计电算化也更加受到企业的广泛关注和应用，但由于企业在经营管理决策方面对会计电算化的依赖程度逐步加大，也使得企业内部控制面临着诸多问题和挑战。本文先是对会计电算化下内控概念及意义进行论述，然后重点对会计电算化下内控问题及解决对策进行分析，以期完善企业内控体系，使其满足会计电算化要求的同时，进一步提高企业的经营管理效率。

关键词：会计电算化；风险控制；管理研究

在当前快速发展的经济形势下，机遇和挑战并存，进一步增加了企业内部经营管理的压力，同时也更加突出了企业内部控制的重要性。企业要想在激烈的市场环境中占据优势，就需要加强内部控制，确保企业处于可持续稳定发展的状态。当下会计电算化已广泛应用至企业会计内部控制中，一方面丰富了企业内部控制的管理体系，减少了企业经营风险发生的概率，为企业创造出更大的经济效益；另一方面也给企业会计内部控制带来了诸多新的挑战和问题，如财务监管制度不完善使得违规操作较多、会计电算化意识薄弱、内部控制分工不明确、财务会计人员专业水平不高等。这些问题的存在，不利于企业内部控制水平的提升。因此要求企业必须要做好会计电算化环境下的内部控制工作。

一、会计电算化下企业内部控制概述

（一）会计电算化下企业内部控制的含义

企业内部控制指的是由企业在一定的控制环境下，依据相关法律法规通过引导、监督、评价等职能，以实现会计信息质量提高、企业经营效率提高、企业资产安全运作、企业战略发展等目标所开展的一项企业管理活动。而会计电算化下的企业内部控制，具体指的是企业在会计电算化系统环境下，为了防止会计信息失真所采取的一系列措施包括监督软件开发的质量、规范约束人员的行为等。以达到提升会计信息的真实性、可靠性和完整性的目的，进而为会计电算化系统的安全稳定运行提供一个良好的外部环境。

（二）会计电算化下加强内部控制的意义

1．有利于完善内部控制制度

企业进行会计电算化，一方面改变了传统会计机制，另一方面也可以优化会计工作的组织架构。企业可以进一步建立并健全相关的内部风险控制体系，明确不同部门和相关负责人员的具体工作岗位、职责及相关工作人员的操作行为，促进相关部门之间的彼此监督。

2．有利于拓展内部控制范围

会计信息系统的开发、运行和维护是一项较复杂的工作，涉及安全保密控制、软件及硬件环境控制、会计软件维护等方面。在会计电算化时代背景下的企业财务，财会人员要依据会计电算化系统中的相关数据来对企业财务进行分析并进行财务预测。企业要努力确保企业财务信息的真实性及完整性，不仅要从严要求财会人员可以准确无误地进行操作，更是必须尽一切努力在内部控制范围不断扩大的情况下抓好对企业会计的内部控制。

3．有利于改变内部控制形式

会计电算化背景下，企业内部控制形式也发生了改变。目前，通过使用会计电算化的手段，可以轻易完成会计凭证的录入到会计报告输出等操作，不仅可以降低传统会计管理中的差错率，还可以确保计算机系统的安全。与传统的人工控制方式比较，会计电算化管理的可靠性及精确度更高，可以进一步提高企业内部控制的水平。在企业会计电算化管理系统中，对系统进行有效的控制要求远比传统的人工操作方式要求更为复杂。因此，电算化系统的运行和操作更容易给企业带来各类风险的问题，包括电算化系统存在着大量数据的读取失真，保密的数据容易被盗取及恶意篡改。通过切实加强对企业会计的内部管理及控制，就可以有效地降低风险发生的机会。

二、会计电算化环境下企业内部控制存在的主要问题

越来越多的企业加大了在会计电算化环境下对企业内部控制的建设，也取得了不错的效果。但同时也应看到，在会计电算化环境下企业内部控制还存在一些问题，影响到了企业的经营发展，这些问题主要表现在以下几个方面：

（一）财务监管制度不完善，容易出现违规操作

财务工作是一项非常严谨的工作，一旦出现任何一点差错，都可能会造成严重的后果。因此也需要在日常工作中，既要明确财务控制过程中相应的权限，又要强化对财务工作过程的管控，以确保财务工作规范化地开展。但从实际情况来看，许多企业的财务监管制度并不完善，使得内部控制权限缺乏有效的支持，以至于在实际的财务会计工作中，存有较大的随意性，会计工作缺乏严谨性，也因而容易出现诸多违规操作的现象。如在会计电算化的环境下，企业在付款时通常会通过网上银行来完成支付，但由于企业一般只设有一名出纳，加之企业网银的使用也未设置相应的权限，导致出纳一人就能直接将钱付出，这无疑极大地增加了企业资金使用的风险。

（二）未充分认识到会计电算化环境下内部控制的重要性

随着我国会计信息电算化的推进及发展，它的实际运用范围也变得更加广泛，许多专门从事会计信息化的行业和机构都在经过全面的信息化建设之后极大地提升了会计的工作效率。但与此同时也有不少企业对电算化下的内控重要性缺乏深度认识，阻碍了内控工作的有效进行。一是主观认识有误，认为会计电算化就是给会计人员配备一台电脑，导致会计电算化工作表面化、形式化，无法充分利用电算化强大的功能作用，也使得内部控制低层次水平徘徊。二是内部分工、责任不明确，企业在推行会计电算化后，既没有对相关职能部门的责任予以明确，也没有依据会计电算化系统应用的需求，将不相容的业务进行分离，在岗位设置方面也往往存在一人兼任的情况，内部未能形成有效的监督和制衡机制，导致许多财务舞弊问题出现，不仅弱化了会计电算化应用的效果，而且降低了企业内部整体的管理水平。三是对在会计电算化环境下由于数据及责任的高度集中所导致的内控问题没有清楚的认识。在传统的处理方式下，对包括会计凭证、明细账及总账等的处理是分开责任人来进行的。而在会计电算化环境下，涉及的会计信息全部保持在电脑里，如果相关数据资料被非法浏览、修改、复制、毁损，则会产生非常大的系统风险。

（三）财务人员的自身素质有待提高

在财务会计管理电算化的大环境下，一方面，使得我国企业所面临的内部控制工作环境更加复杂以及内部控制的难度变得越来越高，另一方面，也对企业财会人员的专业素养及能力提出了更高的挑战。然而从实际情况来看，许多企业现有的财会人员学历相对偏低，专业素养不够，加之缺乏会计电算化的意识，所了解的会计电算化的专业知识也不够全面，仅停留在一些基本的操作需求层面，很多会计电算化软件的功能都没有使用，系统中缺少有效的相互牵制，无疑会导致财会人员对实际工作控制质量不高，甚至会因为管控不到位出现各种财务舞弊行为，都会对企业内部控制工作的有效开展造成不利影响。

（四）会计档案管理落实不到位

在会计电算化环境下，也进一步加大了会计档案管理的难度，主要因为会计档案内容复杂多样，且档案信息载体多样化，加之信息具有可变性的特点，若是不能及时有效地对这些信息进行处理，就会成为企业会计工作顺利进行的“绊脚石”，更无法为企业进行内部控制提供有力的保障。在实务中，不少企业对会计档案保护及管理意识不强，特别对在会计电算化环境下的会计档案的搜集、整理、归档工作更是一无所知，加之一些档案管理的工作人员并没有完全掌握相关的档案保护及管理知识，信息科学技术及可操作性不够，进而导致会计档案在真实性、完整性、准确性等各个方面都无法得到保证，也直接影响到了企业内部控制工作的正常进行。

三、会计电算化环境下企业内部控制对策

企业在加强会计电算化环境下企业内部控制时，应从制度、分工、人员素质等方面入手。具体的要求是需要完善财务监督制度，强化对会计电算化在企业内部控制方面的重视度，合理进行分工及明确职责，提升财会人员业务水平以及提高会计档案管理水平，从多方面来推动企业管理效率的稳步提升。

（一）完善财务监督制度

企业在运用会计电算化系统时，必须不断完善并加强内部的相关规定，为企业会计电算化工作提供一个规范、完善的财务监督制度，以确保企业工作质量的提高。具体可从这几个方面着手：首先，应定期对会计电算化使用的相关操作系统进行全面的检查，一旦发现有问题，必须要立即采取措施来解决，将操作系统的漏洞完全堵住。其次，定期对会计电算化中所采用的数据进行严谨的审核，确保整体数据的准确性及科学性。建立一套有针对性的内部控制审计制度，通过内部控制审计的方式，对企业会计数据进行严格的检查、分析，并确保审计结果的公正性，确保会计工作规范化开展的同时，提升会计信息的质量。最后，也要定期对账目明细进行核对，这是财务监督管理中不可或缺的环节，以确保账证、账账、账实相符。

（二）强化会计电算化环境下内部控制的重要性

企业在电算化环境下加强内控作用，需要将电算化与企业会计工作的合理性结合在一起，以发挥出企业信息电算化强大的功能及作用。对此，企业需要从思想，分工、职责上强化对会计电算化环境下内部控制重要性的认识，具体要从这几个方面着手。一方面，企业要进一步加大对于会计电算化环境下企业内部控制的宣传和推广力度，让内部所有的工作人员都能够意识到企业的会计电算化环境下企业内部控制的重要性及其作用，彻底改变会计电算化就是买台电脑、买套软件，会计电算化环境下的内部控制与手工处理情况下的相差无几的错误思想。另一方面，明确分工、职责，要真正提高和促进会计电算化在企业工作中得到综合应用的绩效，就必须从电算化的会计信息系统的建立直至正式运行的整个阶段不断完善内部管理控制体系，并在这种体系的基础上进一步明确内部的分工与岗位，以便能够使得会计电算化工作顺利开展。一是要根据会计电算化功能的不同划分为系统的开发部门与系统的应用这两个方面。系统的开发部门主要是负责对系统进行开发研究、系统维修等工作。系统的应用部门则是负责系统日常管理与处置。二是企业需要对不相容的业务进行分离，确保其独立性，从而减少错误和舞弊问题的发生。需要企业构建适应会计电算化系统下会计核算岗位要求的人员结构，包括会计核算、财务管理、系统维护管理、会计档案管理等职能。依据相关岗位不相容的设立原则，设置电算主管、软件操作、审核记账、电算维护审查、数据处理、档案管理等岗位，形成分工明确且相互影响的岗位机制。三是做好对各个岗位的权限的设置，电算化主管主要负责各个操作人员权限的定义，具体的操作人员则只有修改自己口令的权限，无法对自己和他人操作的权限进行更改。在系统运行过程中，也应根据人员的变化而及时调整，切实发挥出岗位之间相互制衡和监督的作用，从而防止会计电算化舞弊问题的发生。四是要做好对数据的控制及对程序的维护工作。会计系统中的程序安全与否直接关系到系统是否能够安全运行，数据运行、数据保存的安全状况也影响到财务信息的完整性和保密性程度。要重视数据控制方法，解决丢失数据的恢复及重建、接触控制等一系列问题，以防系统在使用过程中不会出现数据丢失、损坏、泄露以及非法侵入等相关问题。

（三）提升财务人员素质

针对会计电算化环境下企业会计人员整体素质不高的问题，企业必须要加强会计队伍的建设。一方面，需要重视对电算化人员的引进，优先选择具有专业知识和综合素养高的电算化人才，壮大会计队伍的同时，提高企业整体的会计工作质量。需要明确的是，企业在人才招聘时，除了要对其计算机和电算化系统操作能力进行衡量以外，也要对其综合业务处理能力进行全面的考虑，只有具备这些全部的能力，才能够更好地保障企业电算化会计工作的质量。另一方面，需要企业加大对现有财务人员的培训，通过电算化知识培训、电算化操作技能培训、管理知识培训、计算机系统与维护培训等多种形式，切实提升财务人员的综合素质，加快企业电算化管理化和智能化的进程。与此同时，注重对企业财务人员的基本职业道德素质修养的不断提高，应经常性地对其进行职业道德教育，以防出现财务舞弊的问题。另外，对于聘用的专业人员，也要重视其主观能动性的有效发挥，既要加强对他们培训力度，也要定期进行抽查，通过相应的考核工作，促使他们不断提升自身的操作技能，并通过合理的奖惩制度，给予工作效率高的人员奖励，提高他们的积极性，从而促进电算化工作的有效开展。

（四）提高会计档案管理水平

首先，加强电算化下会计档案收集、储存、保管等工作的开展，财务部门在工作中应及时进行财务数据的记录和备份，数据类型包括结构化和非结构的财务数据。在使用光盘或磁性介质储存会计档案时，需要做好备份工作，同时也要完善包括档案的形成时间、操作人员等会计档案信息。而对于会计档案的保管工作，纸质档案需要落实防尘、防潮等措施，电子档案则需要定期进行检查维护，防止出现会计档案信息丢失的问题。其次，要完善电算化下的会计档案管理的各项制度，结合企业自身实际，构建关于会计档案管理方面的收集、储存、管理、使用、查阅等方面的制度，提升会计档案完整性和安全性的同时，提高会计信息的利用效率。最后，要采取措施来提升档案管理人员业务水平及综合素养，经常性开展针对性的培训教育工作，在提高其会计档案管理的专业知识基础上，还要提升其法律意识和职业道德素养，确保会计档案管理工作开展符合会计电算化发展的要求。

四、结束语

在会计电算化环境下，企业必须要加强电算化的运用与发展，并针对电算化在运用过程中实际存在的问题，及时采取有效的措施解决，不断完善内部控制制度体系，确保会计电算化在企业中综合运用的效益得以增强，促进企业电算水平的稳步提升，从而促进企业的长远发展。

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作者:伍素萍 单位:珠海元朗食品有限公司