会计电算化下的财务档案管理

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一、会计电算化档案的特点

第一，在电算化的条件下，采用计算机进行核算，除了保存电子会计的数据，必须要用纸质形式打印出来以更好的保存数据。这也就意味着会计档案的载体已经发生了变化，具有了双重性质，不仅保留了传统的纸介质档案，还包括了存储在光存储介质以及磁性介质的会计数据，使电算化财务档案储存的范围进一步扩大了。第二，传统的会计档案具有可视性，但是电算化财务档案却具有了新的特点，就是在特定的计算机环境下的软件或者硬件系统中才可以看到，但是在没有加密的条件下，就会容易被修改。存放的环境以及载体本身的质量以及信息存储的有效期都会影响到电子档案的保存。第三，工作人员的素质以及对系统的安全操作时会计电算化的一个必备条件，这就需要管理人员不仅对核算工作熟悉，具有专门的经验，还要具有计算机的安全和操作知识，保证计算机环境运行的安全性。

二、完善会计电算化财务档案管理的途径

随着科学技术的飞速发展，电子计算机时代已经到来，面对新技术的发展，对会计核算以及财务管理也提出了新的要求，因此，必须加强会计电算化的管理，真正实现会计工作的电算化，更好的提高财务档案管理的水平。

（一）完善会计硬软件设施建设

要加强电算化财务管理，首先要选择具有档案管理功能的软件，并且加强计算机系统的安全防护措施，要对系统进行定期的维护，更好的保证网络的安全。还要对计算机进行定期的杀毒，防止财务档案信息的恶意修改。其次，还要配备一些高清晰度的喷墨打印机或者具有打印能力的激光，作为输出纸质财务档案信息的工具，并选择温度适宜且环境干净的地方来存放档案，更好的完善基础设施建设。

（二）完善会计人员的配置体系

实现会计电算化，必须要完善会计核算体系，该体系要与电算化网络财务系统相适应，建立起一套有效的网络财务管理制度，加强财务系统的管理，更好的提高会计信息的质量。首先，要根据会计信息质量以及财务系统的核算要求，可以划分具体的岗位，并且明确各个岗位的具体任务，制定岗位具体的职责要求。其次，要做好会计人员的培训工作，提高会计人员的电算化水平，使工作人员了解软件的功能，提高计算机的电算化水平，更好的培养复合型人才，使本单位的员工能够更好的进行财务档案管理。

（三）完善电算化财务档案管理的各项制度

对于电算化档案管理系统应该完善各项制度，比如硬盘数据的保留以及软盘的备份以及保管，还有档案的管理与保存方面。首先，要建立电算化快档案的立卷归档制度。要及时的对一些账簿报表、现金日记账以及总分类账进行及时的打印，并进行立卷。并按照审计或者税务部门的要求，打印输出报表或者账簿。其次，电算化财务档案保管制度。对于电算化财务档案的管理要选择优质的磁盘介质进行备份，要注意储存盘与备用盘的分开存放。在保管的过程中，还要做好防光、防压、防尘的工作，并对电子档案进行有效的分类和编号，注明财务档案的内容以及建立时间，也可以进行制作一些档案管理的卡片。再次，严格的借用制度。由于财务信息档案蕴含的信息比较多，因此，必须建立严格的查用制度，根据档案管理的有关规定，按照手续进行借阅。本单位的成员进行借阅要通过财务部门负责人的签字，外单位的人员进行借阅时，要具有单位的介绍信以及财务部门的批准才可以，更好的保证财务信息的安全。最后，定期建立备份制度。电算化会计档案要进行定期的备份，将数据备份到磁性介质中，并且要提供一些备份的细节信息，比如备份的时间以及备份的数量等，管理人员还要定期对财务档案进行检查，防止会计信息的损坏。

三、结语

总之，在会计电算化环境下进行财务档案管理，大大减轻了工作人员的负担，提高了工作效率，但是也要重视档案管理的安全性和稳定性，充分发挥会计电算化的强大功能，使会计电算化财务档案管理发挥出更大的作用。

作者：李冰岩 单位：长白山管委会科学研究院