医院内部会计控制的必要性

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一、医院内部会计控制存在的主要问题

(一)医院管理者对实施内部会计控制的认识不足。主要表现在医院管理者对内部控制制度的重要性认识不足,缺乏紧迫感,忽视了财务部门在医院内部控制的地位和作用,同时财务人员也存在对内部会计控制的认识上的差距,甚至有人认为内部控制是相互不信任的行为。有的医院虽然建立了内部控制制度,但因院长重视不够,财务人员也不重视,使制度的作用未能得到充分发挥,使内部控制流于形式。

(二)人员素质不高,人员配备不足,未能严格实行实施不相容职务相互分离和关键岗位定期轮岗制度。人员素质是决定内部会计控制制度执行效果的重要因素。从目前医院情况看,会计人员综合素质偏低,基层医院的财务人员大多是中专学历,大专或本科学历等高层学历人员较少,参加学习培训的机会很少,只满足于日清月结、记账等,缺乏应有的分析判断能力,难以适应内部会计控制所需的知识层次。同时人员配备不足,存在一人兼多职的现象,未能严格实行实施不相容职务相互分离。未能做到不定期岗位轮岗(如收费岗位)和关键岗位(如主办会计和财务负责人)定期轮岗,不利于及早发现错误,防止舞弊行为发生。

(三)内部会计控制系统和程序不完善。由于医院管理者对实施内部会计控制的认识不足,内部会计控制制度不够健全和科学,如缺乏必要的成本控制、预算控制等,内部控制制度“救火式”的较多,制度体系缺乏系统性和完整性,领导“一只笔”审批,缺乏完善内控制度和流程保障,内部控制制度文字描述性东西较多,清晰的流程图和配套表单较少,稽核范围过于狭窄,缺乏实际操作性,具体执行有一定的难度,内控成效差。医院信息系统中的财务管理安全隐患大,特别在货币资金管理方面存在重大疏漏,经济犯罪案件频发。

(四)内部会计控制制度监督和落实不力。当前,部分医院没有严格的内部权力牵制制度,领导权力过于集中,会计人员无权参与医院大型经济项目的决策,又无力监督医院管理者,医院财经管理混乱而无法实施会计监督。同时,会计人员之间的监督机制也相对缺乏。有的单位的内部会计控制制度却是为应付上级检查而制定的,有的医院虽然建立了一些内部会计控制制度,但执行不力,忽略了关键的制度执行环节,,有的纯粹是“一纸空文”。医院会计只停留在简单的记账、算账上,医院内部会计控制制度“印在纸上、挂在墙上”,内控制度执行乏力是医院行业普遍存在的问题

二、医院内部会计控制的有效策略

(一)提高内部会计控制重要性的认识。医院管理层应当适应医改政策的要求,改变旧的“重医疗、轻管理”的管理理念,医院管理者是医院内部控制制度的责任主体,内部会计控制制度是内控制度的主要部分,财务部门则是内控会计制度的具体执行者和实施者,医院管理者应重视财务部门在医院内部会计控制中的作用,赋予财务部门一定的职责,配备相应的高素质的会计人员,完善医院内部会计控制制度,充分发挥内部控制的作用。

(二)全面提高会计人员素质,严格实行实施不相容职务相互分离,关键岗位定期轮岗制度。承担会计控制职责的主体是会计人员,会计人员的道德水准和业务水平的高低是内部控制制度执性强弱的关键,通过科学合理的聘用、培训、轮岗、考核、奖励、晋升、淘汰等办法提高财务人员整体素质。医院要严格执行财政部门规定的回避制度,合理设置岗位,防止会计人员虚设,明确岗位职责,对重要岗位如:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与审核检查、授权批准与监督检查、采购与保管、银行支票与印签,都要严格分开,确保不相容职务相互分离,关键岗位实行定期轮岗制度,有计划地进行岗位轮换,相互监督,确保相互牵制作用的发挥,避免舞弊。

(三)健全和完善内部会计控制体系。内部会计控制涉及经济业务的全过程,只要存在经济活动,就需要有内部会计控制。医院内部会计控制系统的设计、执行与监督机构的安排和运行效果非常重要,它直接决定了内部会计控制的成败。医院一方面应借鉴内部控制理论和我国已的内部会计控制规范,结合医院业务活动的特点,制定出一套科学的、合理的、系统的内部会计控制制度并在实践中不断的补充完善。内部会计控制体系应该全面、系统,要涵盖预算控制、收入控制、支出控制、货币资金控制、资产控制、工程项目控制、对外投资控制以及信息系统控制。内部控制制度应有清晰的流程图和配套表单,确保实际操作性和具体执行到位,同时医院应区别轻重主次,选择一些影响面广、作用大的关键控制点,实行重点控制,如会计人员岗位轮换、医院财务电子信息化内部控制和门诊、住院收费、记帐、退费内部控制等。另一方面医院应制定和完善财务管理制度。如《医院财务管理制度》、《预算管理制度》、《绩效考核及绩效分配制度》、《成本管理及核算制度》、《费用开支审批权限暂行规定》、《医疗收费管理制度》、《内部控制报告制度》等等。

(四)加强电子信息技术内部控制功能。充分运用电子信息技术手段,可以减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制制度的有效实施。

1、加强会计电算化在内部会计控制的作用。加强会计电算化系统业务操作的控制①加强会计电算化系统输入控制;②加强会计电算化系统处理控制;③加强会计电算化系统输出控制。此外,凭证格式标准化控制、凭证顺序号控制、凭证审核控制、重复输入控制、对应科目合法性控制、保留审计线索控制,修改痕迹控制、数据备份控制等都是会计电算化系统的输入控制、处理控制、输出控制的有效方法。

2、加强会计核算软件系统与HIS系统的衔接控制。

(1)应保证会计核算软件系统中数据核算起止时间与HIS系统的一致性。若会计核算软件系统中数据核算起止时间与HIS系统中时间不一致,将难以开展收入、支出等相关账目的核对工作,其中保证两套系统数据核算起止时间的一致性是确保医院内部会计控制得以顺利开展的前提条件,因此需要医院重视起这一问题。

(2)加强库存物资(含药品和材料)会计核算软件系统与HIS的衔接控制。根据相关制度之规定,授权人员仅能够在授权权限内开展相应的工作,而其他部门仅能够查询或使用,严禁随意录入或变更。由财务部门负责对供货单位发票、入库手续等相关会计凭单进行审核,并依托于HIS系统统计报表实现录入相关会计凭单业务。除此之外,于月末时,应对会计核算软件系统的药品收入数与HIS系统药品收入数、会计核算软件系统应付账款的相关金额数与药库药品每月入库数额等予以核对,观其二者是否相符。同时,定期或不定期进行盘点药库,并将盘点结果与财务账目余额进行核对,看其是否相符,若相符,则录入;若不相符,则需查找其原因,并采取应对措施予以纠正。

3、加强会计电算化系统和HIS系统数据的核对控制(门诊、住院、按金)。

(1)按月核对门诊收入与HIS系统门诊收入统计数。目前,国内部分医院因当月所收款项缴款滞后,以至于会计核算软件系统的门诊收入与HIS系统门诊收入存在一定的差异。为解决这一问题,需要医院组织专人负责HIS系统中未结账金额的查询工作,并且监督检查长期未结帐收入账款,一经发现问题及时予以处理,以规避收费员截留医院收入现象的发生。除此之外,相关人员应做好对门诊病人退费手续、所退金额与HIS的退费金额等多方面的检查工作。

(2)按月核对预交金总账科目发生额与HIS系统预交金缴存统计数。近年来,医院关于预交金违法犯罪行为日益突出,给予医院部门造成较大的损失,为防止类似的现象发生,需要医院落实好预交金的内部会计控制工作:一是全面挖掘住院处工作人员贪污舞弊行为,一旦发现需严肃处理;二是加强对录入的监督与检查,及时发现录入错误,及时纠正,以防范重大风险事件的发生。

(3)按月核对会计核算软件系统住院收入数与HIS系统住院收入汇总数。定期或不定期对应收在院病人医疗款账目和HIS系统中的统计数进行核对,全面发掘账目中存在的问题,及时采取应对措施予以纠正,确保住院收入得以安全汇缴。

4、加强审计和监督力度,促进内部会计控制落实。一是继续关注和支持医院内部会计控制制度的建设。日常审计工作中通过定期或不定期的对医院的内部会计控制机制的有效性进行评估,监督和完善医院的内部会计控制制度,推动医院贯彻落实内部会计控制规范体系的各项规定和要求,促进医院强化内部会计控制管理。二是加强对被审计医院内部会计控制的审计监督。审计机关在审计过程中,充分调查了解被审计单位内部会计控制的设计和执行情况,并针对内部会计控制的重要缺陷和薄弱环节,提出审计意见,督促被审计单位整改,完善内部会计控制。

三、结语

随着医疗改革的逐渐深入,内部控制管理在医院管理中发挥的作用越来越重要,建立一整套科学、合理、有效的内部会计控制体系是堵塞漏洞、消除隐患、防止并及时发现舞弊行为的最佳途径,确保会计资料真实、完整。作为会计专业人员,应逐步由单一核算型会计人员转型为复合型的会计人员,发挥财务管理在医院现代化管理中的中枢作用。

作者：温雄芳 单位：广东省茂名市职业病防治院