科研财务共享平台优化科研经费管理

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【摘要】随着高校科研经费投入逐年攀升，经费管理业务日趋复杂。快速发展的信息技术推动财务管理向财务共享模式转型，为科研经费管理带来了新思路。结合“放管服”的政策背景，文章从流程、技术、制度、人员等角度分析高校科研经费存在的问题，以及科研管理引入财务共享的可行性，在此基础上借鉴中台架构思想，构建科研财务共享平台，并分析了预期实施效果与局限性，以期简化业务流程，优化科研经费管理。

【关键词】财务共享；科研经费；高校财务；中台

一、引言

科技创新为经济增长与高质量发展带来了重大机遇和挑战，近年来，我国政府不断加大对科技项目的政策支持与投资力度，不断改进和完善科研项目管理。2016年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》提出优化科研经费服务方式，改革和创新科研经费使用和管理方式；2018年，《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（国科办资［2018］122号）指出，要树立服务理念，优化管理流程，建立便捷高效的科研经费报销管理机制；2021年，《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》提出，要改进财务报销管理方式，推进科研经费无纸化报销试点。高校作为科学研究与技术创新的重要活动主体之一，各级政府的财政类科研经费投入与其他企业的非财政类经费投入近年来都呈现快速增长的趋势，根据《中国统计年鉴》（2021年）发布的数据，2020年我国高等学校研究与试验发展（R＆D）经费支出1882.5亿元，较2019年增长4.8%，R＆D人员全时当量61.5万人年，较2019年增长8.8%。随着高校科研资金收支活动的逐年稳步增长，科研经费管理工作也变得日益重要。随着大数据、云计算、人工智能的快速发展，财务工作由业务系统间数据共享的互联网管理阶段不断向智能化转型。《会计改革与发展“十四五”规划纲要》（2021年）明确提出，积极推动会计工作数字化转型，探索建立跨平台、结构化的会计数据共享机制。新形势下，高校需要改革与创新服务方式，抓住信息化发展机遇，建立健全高校项目负责人与责任单位、职能部门共享的信息平台，提高科研管理效率和便利化程度，实现科研项目执行过程与经费收支过程规范化、数字化和智能化，提高管理水平，提升服务质量。

二、高校科研经费管理存在的问题分析

目前，我国高校科研经费来源多样，纵向与横向科研经费投入持续增长，高校在科研经费管理过程中责任主体明确，科研、财务、资产、招标、审计等职能部门通过建立各自的管理系统严格履行职责。但在完成一项科研项目过程中，项目负责人面对种类繁多的业务仍然需要经历一系列复杂的流程，较低的智能化水平导致总体效率偏低。

（一）流程方面：跨部门协同运作导致环节多、手续繁

根据职能不同，科研项目经费管理往往涉及多个部门，学校、项目所属院系、项目负责人、科研部门、财务部门、资产部门、审计部门等按职责权限对科研项目进行协同管理。在接受学校与项目所属院系监督管理的同时，项目负责人需要负责编制科研项目经费预算和决算，按照财经法规与批复的预算和合同（任务书/协议书）规范使用科研经费，并及时办理科研项目结题及结账手续。在此过程中，科研人员往返于科研部门、财务部门、资产部门、审计部门等职能部门，填写表格，撰写报告，与工作人员反复沟通政策，办理手续。以科研设备报销业务为例，如果设备金额较大、数量较多，需要按流程先办理招标手续，项目负责人需要将设备采购计划交由所属院系和科研部门审核，审批通过后持立项报告、项目呈批件及项目完整资料向招标部门申请招标。设备验收合格后，项目负责人再到资产部门办理固定资产建账手续，录入资产信息，如单价、数量、使用年限、购入型号、经费情况、经办人、使用人、存放地点等具体信息。最后项目负责人持已购买设备的发票、合同、资产验收单、招标审批表、中标通知书及其他相关资料到财务部门报销，支付设备款。这一过程中项目负责人需要带着纸质资料在多个职能部门走流程、办审批、传递信息，程序繁琐、费时费力，不利于提高科研人员的积极性。

（二）系统方面：独立的架构导致信息孤岛与数据标准不统一

目前，大部分高校已建立独立运行的财务、科研、资产等管理系统。高校财务管理信息化系统一般包含预算、财务核算、学生收费、个人收入、决算、财务查询等常用财务功能模块，实现财务部门内部信息共享；而高校的科研、资产等管理部门则分别使用其他公司开发的管理系统，独立运作。这些不同的管理系统虽然内部结构完备，有独立的数据存储和服务模块，但各系统之间相互独立，缺乏一致的数据化处理规则和一体化的数据转化流程，仅依靠集成接口相互联通。数据沿着错综复杂的集成关系网在系统间转换与传输，资源共享程度低，数据交换质量差，大量的资源浪费和数据损耗造成管理成本高昂却工作效率低下。

（三）制度方面：制度多、更迭快导致科研人员掌握信息不充分

科研人员对制度信息掌握不充分体现在：其一，制度多，除了国家出台的导向性政策制度，各类科研经费均有对应的经费管理办法，如《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》《国家社会科学基金管理办法》《国家艺术基金资助项目监督管理办法》等，各个高校还有自身需要遵照执行的财务制度。科研人员需要在众多规则中根据自己项目和业务的类型判断哪个适用，增加了科研人员的事务性负担。其二，更新快，随着一系列针对项目预算调整、开支范围、结余经费等方面的“放管服”政策出台，各地对新政策的落实程度不同，但由于单位规模、学科专业、所属地区的差异，不同的高校难以达到统一的实施标准，不同的科研人员和财务人员对政策的理解也难以保持一致。其三，不熟悉，科研人员并非专业的财务出身，尤其是首次申请到科研项目的教师，对高校财务报销流程和制度规则缺乏系统培训和指导，很难一次就将报销所需材料准备齐全，科研人员不得不与各个职能部门反复沟通，不仅影响了工作效率，还制约了科研经费报销的执行进度。

（四）人员方面：报账人员流动性大，财务人员配比少

一方面，高校教师与学生是频繁参与科研经费报销的主体。对于没有将项目经费报销业务固定由一人负责的项目团队，频繁更换报账人员会由于项目执行过程中信息不对称而导致报销超出预算支出范围、经济事项的分类不准确等，不同的报账人员就同一项目与财务人员反复沟通，占用报账人员大量的项目研究时间，影响科研项目的进度。另一方面，随着高校科研经费不断增长，经费管理日益向规范化和精细化发展，科研经费报销的业务量不断提高。加之政府会计制度改革所带来的影响，财务人员的会计核算工作量大幅增加，但由于部分高校对岗位编制规模的控制，造成财务人员配比不足，这无疑增加了财务人员解释制度流程和处理单据的工作量，延长了账务处理的工作时间，增加了工作压力。

三、科研经费管理引入财务共享的可行性分析

（一）放管服政策与会计改革趋势的驱动

为了不断规范我国科研经费在预算调整、开支范围、结余经费等方面的管理，提高资金使用效益，对科研人员“松绑”和激励，国务院以及财政部、教育部、科技部等部门相继出台了一系列政策文件，要求充分利用信息化手段加强科研项目和经费全过程管理，推行一站式服务，促进建成涵盖项目管理、经费管理、网上审批、财务报销、信息查询等的一体化管理，建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台，提高科研管理效率和便利化程度。同时，会计工作面临数字化转型，探索建立跨平台、结构化的会计数据共享机制。高校构建科研财务共享平台面临着前所未有的机遇。

（二）财务共享的技术支持

根据2019年中兴新云与《中国会计报》、西安交通大学联合对我国96家央企所做的调查研究数据，已有一半的企业已建立或正在建立共享服务中心，财务共享服务进入了快速发展阶段。同时，较高的高校信息化普及率为构建高校财务共享平台打下了基础。根据2017年中国教育研究院对中国高校信息化建设情况的调研报告，82.9%的高校已建立财务管理系统，60.5%的高校已建立科研管理系统，已有33%的高校正在建立系统融合的共享方案。

四、构建科研财务共享服务平台

高校应当充分利用快速发展的大数据、云计算、人工智能技术，通过智慧校园网络，建立科研财务共享服务平台，集成原本独立运行的信息管理系统，重新规划和梳理基本业务，将原本分散的、重复性高、易于标准化的业务活动进行集中化处理，优化组织结构，简化科研经费管理的复杂流程与手续，使科研人员“少跑路”，实现信息共享与业务财务融合，减轻科研人员事务性负担，充分发挥科研人员的积极性和创造性。同时，压缩财务人员的业务工作量，减少对简单、重复工作的人工处理，使其逐步转入科研项目的财务数据分析、风险控制等管理型工作，为广大科研人员提供更优质的服务。科研财务共享服务平台（见下页图1）由向前的科研财务自助服务平台、向后的业务集成服务平台以及衔接前后的中台系统构成。科研财务自助服务平台向前面向科研人员，及时、准确地对其需求做出反应，并记录所有业务过程；业务集成服务平台向后面向财务、科研等职能管理部门，打通所有业务线，流程规范、管理制度严格，为科研经费管理过程中遇到的问题提供系统解决方案；中台系统则将“前后”串联起来，利用“共享”和“复用”的特点实现互联互通，更加顺畅地协同运作。

（一）科研财务自助服务平台

科研财务自助服务平台是面向科研人员的前台客户端，是实现用户与科研财务共享服务平台信息交互的门户。科研人员根据业务类型提出业务申请，科研财务自助服务平台根据收到的实时需求，组合和调度中台部分的不同业务能力，共享实时数据，实现不同业务板块能力的融合一体化办理，获取最大效能完成用户需求。该部分设计应当全面、合理地统筹科研人员（包含教师和学生）、院系、各职能部门等多种角色的业务需求，梳理业务流程，去除以往繁琐复杂的程序，合理规划出友好便利的服务界面。按照申报、立项、执行、结项的科研项目管理流程，明细划分出项目申报、成果申报、项目信息确认、经费入账、预算设置、预算调整、经费报销、资产与招标、账务报表、预算项目汇总、执行进度、经费审计、成果验收、绩效考核等功能，聚合各职能部门业务，便捷高效地实现用户业务需求。除此之外，根据科研人员不同的需求增加信息服务模块，进行全面、专业的政策推送、制度宣讲、业务指南，并及时、有针对性地解答科研人员发起的咨询或讨论。

（二）中台系统

中台系统是科研财务共享服务平台的核心部分，衔接前台客户端与后台管理系统，通过打通底层数据，实现数据实时共享，用数据赋能业务，内嵌制度，最终成为数据建模平台，使独立的各个后台管理系统转变为各种服务支撑下的前台客户端应用系统。这不仅能解决信息孤岛问题，提升数据采集和数据转换的效率和质量，为数据存储和数据管理带来便利，还将“共享”和“复用”业务能力，提高对用户需求的反应速度。中台系统包括数据区、业务区、规则区和辅助区。数据区抽取来自各个信息化管理系统中的业务数据、财务数据、大数据等结构化和非结构化数据，汇入数据池中进行萃取、整理、存储计算和分析挖掘。数据区按类型不同分为项目、合同、资产、指标等模块，实现统一、集中的分类数据管理。业务区根据科研项目管理的实际业务情况，梳理财务的全业务流程，对同一性质的业务按小组归集，筛选并提炼出标准化、复用程度高的通用能力与适应性强、价值高的核心能力沉淀并组合。通过数据建模形成的服务化数据应用，能够根据前台提出的具体业务申请，将数据融入业务场景中，基于丰富的数据模型开展场景化应用，并以多样化的形式展现数据分析应用的结果。规则区一方面将科研经费相关管理办法及财务制度内嵌于信息系统中，并随政策变化实时更新，使科研人员在办理业务时有明确的规则限定，实现实时控制，减少业务沟通时的信息不对称及制度理解偏差；另一方面结合各类财务管理办法设定计算公式及逻辑判断，系统可自动检查，如根据科研人员填入的基础信息自动汇总计算出报销金额、剩余预算额度等。辅助区包含银校互联、税务管理、影像管理、电子档案、票据管理等业务辅助功能，用以帮助科研财务共享服务平台提高和完善服务水平。

（三）业务集成服务平台

业务集成服务平台是科研项目管理过程中涉及的职能部门管理系统的集成，提供服务支撑和实现内部的管理要求，包括财务、科研、资产、招标、审计等信息化系统。后台通过严格的权限、管控规则和流程规范等实现内部的管理要求。业务集成服务平台与中台系统相对接，通过内部数据总线进行数据抽取，根据统一的数据标准与规范，完成数据的融合和加工，萃取数据业务价值，转换后分类存储于中台系统中的数据区，实现数据交互。

（四）科研财务共享服务平台的预期效果

一是科研财务共享服务平台融合了经济业务与会计管理，重新规划科研项目管理业务，能够简化流程，实现一体化平台，减少重复办理，使科研人员“少跑腿”，有效提升科研财务报销效率。二是为科研人员与财务人员提供沟通与交流的智能平台，减少由于信息不对称造成的矛盾，同时为科研人员提供多种方式的宣传和培训。三是对平台记录的业务过程进行大数据分析，针对科研人员不同的需求进行精准化和智能化服务，提高服务效率，促进财务工作向管理型升级，确保科研事业持续健康发展。

五、关于科研财务共享服务平台的思考

科研财务共享服务平台为高校改革创新科研经费使用和管理方式提供了极大便利，与此同时也应关注其局限性，辩证地看待和应用信息共享平台。

（一）科研财务共享服务平台需要充分权衡便利性和应用性

信息共享平台需要将原本不同的线下流程集中整理并合理规划，最终转化为客户端的界面和按钮，通过数据传输方式实现便利性。而且这些便利性是以详实缜密的逻辑规则为基础实现的，需要程序开发人员在后台模拟不同角色设置，高的便利性往往对应复杂的实践应用。如果单纯提高便利性，会造成程序开发难度增大，填写内容、申报环节复杂冗余等问题。因此，在科研财务共享服务平台的实务设计中，需要充分权衡便利性和应用性，既要尽可能简化流程，提升报销效率，保证平台顺畅运作，又要兼顾功能实现的难易程度。

（二）财务人员要做好“台前”向“幕后”的转型

引入信息共享平台之前，科研经费管理通常依靠财务人员在审批、填报、核算等重复性工作流程中进行人工处理，效率较低且占用财务人员大部分的精力。科研财务共享服务平台极大地节省了财务人员的人力投入，能够提高经费管理工作的效率。财务人员要做好“台前”向“幕后”的转型，为科研项目的账务规范、科学管理发挥保障作用，深刻理解和把握政策法规，结合实际情况，对各项经济业务做出分析和判断，由简单重复的账务核算功能转向科研财务数据分析、风险控制等经费管理功能。

（三）从根本上健全制度和规范管理

信息共享平台虽然为高校科研经费报销和管理的优化提供了有力支撑，但不能从根本上减轻科研人员的事务性负担。各高校应抓住科研“放管服”改革机遇，把握政策的深刻内涵，结合本单位科研活动实际需要，科学合理地落实科研经费管理办法及相关的财务报销制度革新，夯实管理基础，从根本上优化科研经费管理，为科研人员“松绑减负”。

作者:严冠琼 单位:西安美术学院财务处