小议林业科技档案的运用及保护

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林业科技档案的利用

林业科技档案利用工作，是指采用多种有效的方式，直接提供林业科技档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对林业科技档案信息的利用需求。档案利用工作是档案工作的目的、归宿和中心任务，是实现档案工作为社会服务的直接手段。

1林业科技档案提供利用的主要方式

（1）阅览服务。设立阅览室，接待查阅档案是开展林业科技档案利用工作最主要、最传统的方式。阅览室查阅档案是利用者根据需要到档案馆（室）现场查阅有关档案原件，随即归还。由于林业科技档案多为单份、孤本甚至稀本，有的内容还具有机密性，因此一般不能外借，主要应在阅览室内查阅使用。提供阅览服务，一方面便于档案的保护和保密，另一方面可以提高档案的周转率和利用率，避免一人借出而影响多人使用。

（2）外借服务。在某些特殊情况下，为了照顾利用者的工作方便，有的林业科技档案可以适当从档案馆（室）借出使用。但对于档案的外借，必须有严格的制度及批准手续，并严格控制借档单位、档案的形式与种类、借出的时间。在借档单位上，一般以本单位内部为主；在档案形式与种类上，有复制件的尽量不借原件，对于特别珍贵与残破损的档案不能外借原件；在借出时间上，不宜过长，到期不还的应当催还。以《湖北省林业科学研究院科研档案管理制度》为例，明确规定科研档案一般不外借，因特殊情况需外借的，必须经分管领导批准，并于一周内归还。

（3）复制供应。根据档案原件提供各种复制件，是林业科技档案提供利用的1种重要方式。复制供应，既有单份文件和图纸的复制供应，也有全套文件与图纸的配套复制供应［2］。复制供应具有十分明显的优势：①为林业科技档案及林业科技成果的广泛利用创造了条件；②保障了档案原件的安全与完整；③可以根据档案文件的机密程度和利用对象，有选择地制发复制件。

（4）咨询服务。咨询服务是指档案人员以林业科技档案信息为依据，为利用者解答有关档案状况或有关科学技术内容的1种服务方式。咨询服务必须立足于库藏林业科技档案，并借助相应知识或手段。当利用者需要了解林业科技档案信息的储存状况时，可以直接通过向档案人员咨询获取所需信息；而当利用者需要对某些林业科学技术问题进行咨询时，咨询服务可以在一定范围内为其进行介绍或解答，在某种程度上可避免进一步查找档案原件。

2林业科技档案利用工作的特定要求

（1）针对性要求。林业科技档案直接形成于林业科技、生产活动之中，其管理与开发利用的最终目的都是为了服务于林业科技、生产活动。因此，林业科技档案的利用必须具有很强的针对性，要直接针对林业科技、生产活动的客观需要展开，直接针对相关林业科技人员、管理人员及领导的利用需求进行。

（2）可控制性要求。林业科技档案的信息内容属于内部信息，在一定时间和范围内都带有一定的技术机密性，某些林业科技档案内容还会涉及到国家科技机密或相关主体的技术专利。因此，在选择林业科技档案利用方式时，应当遵循可控制性要求，对档案信息内容、用户及时间等因素进行控制。

（3）时效性要求。由于当代林业科学技术的发展十分迅猛，林业科技成果层出不穷，林业科技工作者需要及时高效地获取有关档案信息，以满足发展林业科技的需要。因此，林业科技档案的利用必须坚持时效性的要求，即在最短的时间内，输出最大数量和最高质量的林业科技档案信息，使林业科技档案的利用做到及时和准确。

林业科技档案利用中的知识产权保护

知识产权是指人们对于自己的智力活动创造的成果和经营管理活动中的标记、信誉，依法享有的权利。而林业科技档案是直接记述和反映林业科技、生产活动的文件材料，是重要的林业科学技术信息资源，也是维护单位和个人经济利益、保障知识产权的一项重要内容和依据。

1林业科技档案与知识产权的关系

（1）林业科技档案的内容属于知识产权范畴。林业科技档案是在林业科技、生产活动中产生的，以林业科技成果为主要信息内容。而林业科技成果是林业科研工作者脑力劳动的成果，属知识产权范畴，可以在林业生产领域转化为有形的物质产品，产生经济效益。

（2）林业科技档案是知识产权的载体之一。知识产权的客体是智力成果，是人类脑力劳动的产物，属于无形财富，本身不具有物质形态，不占有一定的空间，客观上无法为人们所占有，所以权利人为了实现其物质和精神权利，需要将这种无形的东西体现于一定的物质载体上，通过有形的载体为人们感知和了解［3］。智力成果的物质载体十分广泛，既可以是实物，也可以是文字、图表。因此，在林业科技成果形成过程中产生的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，既是智力成果的重要物质载体，也是构成林业科技档案的重要内容。

（3）林业科技档案是知识产权交易的媒介。林业科技档案记录了林业科技成果从准备、研究试验到成熟定型的全过程，是林业科技成果的主要载体。无论是专利技术还是非专利技术，都完整地记录在林业科技档案中。而林业科技成果作为知识产权的范畴，可以进行知识产权交易。因此，在林业技术或科技成果转让中，林业科技档案便成为不可或缺的重要媒介，通过对档案的转让，就能实现技术或成果的转让。

2林业科技档案利用中存在的知识产权保护问题

（1）收集不全导致档案缺少核心内容。由于林业科技工作周期普遍较长，项目参与人员较多，各类科技文件材料容易分散在个人手中，导致林业科技档案的形成时间长、分布范围广泛，给收集工作带来一定的难度。在实际工作中，科技人员往往只重视林业科学研究与科技成果的推广，而忽视了科技文件材料的形成、积累和向档案部门移交归档。甚至存在只移交一般性材料而将关键性材料留下的现象，严重影响了林业科技档案的完整与质量，也使林业科技档案丧失了实际价值，不利于今后查考利用，也不利于技术储备和成果的继承发展。

（2）保密过严导致知识产权自然流失。保密只是把档案的使用相对地限制在一定范围之中，并且这种限制应该随时间、地点、条件的变化而不断变化。保密的最终目的还是为了更好地发挥档案在社会发展中的作用。但在实际工作中，存在过分强调林业科技档案涉密性，把档案保护与利用对立起来的现象。因为害怕开发利用会泄漏技术秘密，把本可以公开利用的林业科技档案加以保密，致使档案得不到充分利用，从而导致林业科技档案开发利用过程的知识产权自然流失，科技档案保障知识产权的凭证作用得不到实现。

（3）保密不严导致知识产权遭到破坏。由于1个林业科研项目涉及的部门、人员较多，且林业科技档案的利用日益增多，如果知识产权保护意识不强、制度不健全或执行不力，极容易因保密不严导致核心技术的泄露，从而使知识产权遭到破坏。

3在林业科技档案利用过程中保护知识产权的方法

（1）建立健全林业科技档案管理制度。林业科技档案的利用，离不开档案管理制度的支持，而科技档案开发利用的过程也是知识产权的保护过程。因此，建立健全林业科技档案管理制度，是做好林业科技档案利用工作、保护知识产权的根本保障。相关林业科技单位应以国家有关档案、知识产权的法律法规为依据，结合本单位实际，制定、完善林业科技档案管理制度，从而保证科技档案的利用工作有章可循，实现林业科技档案利用工作合理合法、健康有序地发展。

（2）提高知识产权保护意识。对林业科技档案的利用必然涉及到知识产权问题，必须分清林业科技档案中哪些是受知识产权法保护的，哪些是属于知识产权法保护范围以外的。要切实提高林业科技档案管理部门及林业科技人员的知识产权保护意识，保护知识产权人的合法利益，避免不必要的知识产权纠纷和损失。在利用林业科技档案过程中，档案形成者及提供者应注重对自身权利的保护，按有关规定及保密程度提供阅览、外借、复制及咨询等服务；档案利用者则应尊重他人的知识产权，避免直接或间接侵犯他人权利。

（3）加大对林业科技档案的开发利用力度。由于档案价值的实现具有时效性，即在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。因此，要加大对林业科技档案的开发利用力度，及时地开发林业科技档案信息资源，并积极地提供利用，实现解决林业生产、科技活动中的问题，防止可以得到利用的林业科技档案因提供过晚而丧失部分或全部价值，从而防止知识产权的自然流失。

（4）正确处理林业科技档案利用与保密之间的关系。林业科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值，服务于现代林业建设与林业科技发展，服务于国家的经济建设。因此，要正确处理档案利用与保密间的关系，根据工作需要和保密规则，定期研究和审查林业科技档案的内容，适当调整保密范围和密级，扩大利用范围，减少繁杂手续。①要坚持必要的档案保密制度，在档案利用时加强保密工作，做到不泄露技术秘密；②要在遵守保密制度的前提下，采取各种手段加强对林业科技档案信息的利用，充分发挥林业科技档案的作用。（本文作者：陈晓瑚、张丽 单位：湖北省林业科学研究院、中国林产工业公司）