科研单位固定资产内部控制风险浅析

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摘要:科研单位的固定资产保障了科研计划的顺利推进。科研单位能否健康、平稳的发展在很大程度上被固定资产内部控制的优劣所左右。固定资产的内部控制是否有效直接反映了科研单位的科研经费是否科学、合理进行配置和布局。所以，加强固定资产的内部控制是科研单位的重要任务，只有通过完善科研单位固定资产内部控制体系，才能够让固定资产最大限度地发挥使用效率，避免造成资源的浪费。文章分析了现阶段我国科研单位固定资产内部控制中存在的风险，并提出了科研单位固定资产内部控制的设计方案。

关键词:科研单位;固定资产;内部控制;内控设计

科技发展水平是一个国家综合实力的重要组成部分，我国日益重视科学研究，对科研单位投入了越来越多的资金。随着科研经费的积累，科研单位逐步增加了对精密仪器设备等固定资产的投资，固定资产总值持续增长，固定资产管理面临诸多新的挑战。固定资产的内部控制在资产的实际管理中一直处于薄弱环节，存在诸多问题和漏洞，难以适应科学研究的迅速发展。尽管我国科研单位固定资产的内部控制取得了比以往更大的进步，但仍有一些问题亟待解决。在这一形势下，固定资产的内部控制需要不断改进。

一、科研单位加强固定资产内部控制的意义

内部控制的意义在于保护科研单位固定资产的完整性，内部控制是保障财务信息真实公允的重要手段与措施。2004年，COSO委员会发表了《企业风险管理框架》，提出了基于风险管理来研究内部控制的新思路。风险是客观存在的，是无法完全控制和避免的，风险的发生也是不确定的。但是有的风险具有一定的规律性，是可以被识别和降低的。科研单位加强固定资产内部控制，可以有效识别固定资产管理过程中的风险因素，设计内部控制制度，改善工作流程等，以最大限度降低风险，达到管理目标。

二、科研单位固定资产内部控制风险因素分析

(一)固定资产预算风险分析

预算控制是固定资产内部控制活动中的非常重要的组成部分，固定资产的预算控制主要涉及预算编制、审批和执行三个方面。科研单位编制的预算往往会超过实际需要的数额，以防止实际执行过程中科研经费不足。有些实际采购的固定资产与预算内的固定资产存在差别，实际采购的预算外的固定资产缺乏审批手续。当申请的科研经费出现剩余的情况时，有的科研人员会利用多余科研经费购买电脑等个人可以使用的物品，甚至占为己有。

(二)固定资产采购风险分析

首先，科研单位的采购订单和采购计划存在不合规的现象。比如，有的采购计划没有经过适当审批，有的采购订单与采购计划不符合，有的采购订单没有被录入系统或在系统中被重复录入。其次，科研单位的采购金额往往较大，采购的透明性受到质疑，可能会有腐败的现象出现，从而无法保证采购的固定资产在价格和质量等方面是最优选择。

(三)固定资产验收管理风险分析

科研单位采购完固定资产后，需要经过多部门按照固定资产验收管理制度进行检验测试等流程才可以验收入库。科研单位的固定资产在验收时存在不合规的情况。比如，不定期检查固定资产时，仓库存在没有经过验收的资产。此外，有的固定资产的验收单与入库单存在缺失的情况，有的验收单或入库单上缺少签名，无法确认固定资产是否按照验收制度正常验收入库。

(四)固定资产处置风险分析

很多科研单位已经制定了固定资产的处置流程或制度，但是有的单位在处置固定资产时未能按照固定资产处置流程或制度执行或执行不到位，比较随意地对固定资产进行报废或售卖。有的部门虽然按流程或制度操作，组织专业人员对固定资产进行技术鉴定，但专业人员和使用部门存在走流程的情况，工作浮于表面，造成固定资产管理部门在处置固定资产的过程中产生损失。

(五)固定资产信息管理系统风险分析

虽然科研单位已经建立了固定资产的管理系统，但是大部分单位没有实现固定资产的全生命周期管理，没有建立起安全有效的简单易操作的信息管理平台。在资产管理过程中，因信息管理系统不完善，部分管理环节缺失，新上岗或不熟悉本单位固定资产管理的工作人员容易出现遗漏单据凭证等情况。此外，复杂的信息管理平台容易使得管理人员对使用信息系统缺乏积极性，导致拖延工作，应付工作的情况产生。另外，不健全的信息管理系统对操作人员的专业技能、相关管理经验提出了更多要求。科研单位存在部分固定资产长期闲置的现象，也存在缺乏某些固定资产的现象。闲置的固定资产无法被其他单位或部门调用造成国有资源的浪费。缺乏部分固定资产阻碍了科研项目的顺利推进，不利于我国科研事业的健康持续发展。

三、科研单位固定资产内部控制设计

(一)加强内部环境管理

科研单位的内部环境是固定资产内部控制的基础，加强内部环境管理主要表现为重视员工聘用、培训、考核及培养员工的风险意识。首先，招聘资产管理及监督人员时，应重视员工的专业技能、责任感和相关工作经验，为固定资产的内部控制奠定基础。其次，科研单位应该定期或不定期开展业务培训，普及固定资产内部控制的制度及业务流程，系统培训预算编制和信息系统操作，帮助内部控制监督人员全面了解本单位的内部控制设计。再次，科研单位应切实执行绩效考评制度，对负责固定资产内部控制的工作人员及负责人进行定期考核及评价，根据考核结果调整相关人员的工作内容和要求，保障内部控制质量，降低内部控制的风险。最后，科研单位应提高员工的风险管理意识，建立健全风险管控机制，将风险管控与信息管理形成联动，及时发现风险并采取行动降低风险。

(二)加强固定资产预算编制和执行管理

固定资产的预算控制是防范风险的重要措施，是优化资源配置的重要手段。科研单位应该完善固定资产的预算管理制度，在编制下一年度或未来三年的预算前，预算编制部门应开设研讨会分析之前年度的预算及其执行情况，吸取经验教训。此外，预算编制完成后，应该组织预算部门领导、使用固定资产的部门领导等重要的利益相关者进行针对预算的评审工作并调整预算。在预算执行的过程中，应该严格执行不相容岗位的相互分离，将预算编制、执行和监督等工作由不同的工作人员负责。此外，科研单位应该定期汇总预算执行情况并交由预算部门和监督部门等负责人签字归档，出现异常情况时应及时查找原因并予以纠正。

(三)规范固定资产采购流程

首先，科研单位应该拟定五年期和年度固定资产采购计划，并将计划进行可行性分析和专家论证;通过论证后，将年度固定资产采购计划经过授权审批，使用部门根据下一年度或下一周期的科研计划确定需要购置的固定资产清单，并通过使用部门、固定资产管理部门、财务部门对采购清单进行审批。审批后的采购单按照顺序进行编号，并由授权的采购人员签名，将采购单同时传送验收部门。其次，审批通过后，固定资产管理部门负责组织采购部门进行采购工作，采购流程应该被严格把控。采购前，采购部门应该对供应商进行资质审核和实地考察，确定合作的供应商后，将其重要信息录入及更新到固定资产信息管理平台。当采购金额较大的固定资产时，可以采取公开招标竞价的方式确定供应商，确保采购的固定资产在质量与价格等方面是最优选择。当固定资产买入后，及时更新采购预算及在年度固定资产采购计划上做好标记，避免重复购买、资源浪费等现象。最后，科研单位应做好权责分离，将采购与会计记录的工作分配给不同部门的不同人员负责，避免固定资产流失现象的产生。

(四)规范固定资产验收流程

验收的时候，要求验收人员把采购单和固定资产实物进行核对。在检查验收时，将固定资产与采购订单核对，检查采购种类是否齐全，实物型号是否与采购单一致，实物数量是否与所购数量一致，到货时间是否符合要求等。同时申请购买固定资产的部门和质检部门代表需要对固定资产进行测试及试运行，检查机器设备的功能和使用状况等情况，确认无误后签字确认并归档保存。通过验收后，验收人员应及时准确填写验收单。只有在确认固定资产的信息资料与采购单全部一致，并且固定资产可以正常使用的情况下才可以将仪器设备验收入库，由仓库管理人员填写验收固定资产的入库单。最后，需要将固定资产的使用权按照规定的时间或尽快转移到使用部门，并填写固定资产移交单。

(五)加强固定资产的储存与保管管理

首先，固定资产在储存时要按照说明书及厂家要求将固定资产放在适当的环境和位置，并赋予固定资产身份码，标记于固定资产表面，方便配合其他部门的检查复核工作。其次，科研单位应该建立固定资产管理制度和定期清查制度，通过记录、保管、定期和不定期盘点固定资产等措施，确保固定资产的财产安全。最后，保管与采购固定资产的职责应该被分离，由不同的人员负责，可以减少资产流失的风险，确保固定资产的存在认定。

(六)规范固定资产处置流程

科研单位应参照国有资产处置管理规定和本单位实际情况，制定适合本单位的固定资产处置规定。首先，在处置之前，科研单位应组织相关专家、固定资产管理部门负责人、使用部门负责人一起对固定资产进行实物检查以及技术鉴定并签字归档。其次，经专家及相关部门负责人验证，固定资产可以被处置后，固定资产管理部门提交审批给相关部门。再次，审批通过后，处置固定资产时，应该参考专家及相关部门负责人给出的估值及结合目前市场情况以合理的价格处置固定资产，减少固定资产处置损失。最后，设置固定资产处置清单，当固定资产处置后，及时更新到固定资产处置清单上，并做好信息记录，配合其他部门的固定资产检查，为账实相符提供证据。

(七)完善信息管理系统

1．基于物联网技术构建及优化固定资产的信息管理系统物联网可以通过S射频识别、二维码、条形码和智能传感器等技术辨别物体的详细信息，然后通过互联网传递物体的信息，最后通过电脑等智能终端设备对有效信息进行分析处理，实现对物体的动态监测与智能控制。物联网可以实现物、人、信息之间的互相交流。科研单位应该设计开发有效率和有效果的固定资产信息系统，且该系统应该适应科研单位固定资产管理的变化并及时调整。基于物联网技术的固定资产管理系统覆盖机器设备的整个生命周期，包括采购、验收、储存保管及处置固定资产的全部环节。通过物联网技术，可以实现通过电脑等智能终端感知设备的使用状态及功能，便于及时发现使用问题并解决问题。此外，基于物联网技术的管理系统还可以感知设备的位置，方便使用人员及固定资产管理人员进行动态监测设备，同时为资产的复核工作提供便利。2．充分利用固定资产共享平台科研单位应充分利用固定资产的共享平台，共享已经闲置的固定资产。科研单位需要组织专业的管理人员定期对精密仪器设备等固定资产进行盘查，注明固定资产的使用状态，使用频率，决定是否放在共享平台或在单位内部调拨，以防固定资产闲置现象的发生。此外，在研发过程中，科研单位有时需要使用频率极低的固定资产，当这种固定资产的金额较大或需要使用的时间比较紧急的时候，科研单位可以借助固定资产共享平台在单位之间或单位内部进行调拨，达到合理分配资源的效果。

(八)加强固定资产的监督管理

大部分科研单位已经制定了固定资产的内部监督制度，但是仍然需要进一步完善，才能有效降低固定资产的内部控制风险。科研单位在执行监督时可以采取常规监督与重点监督相结合的方法。固定资产的常规监督主要为内部审计部门、固定资产管理部门等进行的常规检查。检查结束后，汇报与总结监督结果，并针对内外部环境变化及时调整内控设计。负责检查的部门需要获得较为全面的内部控制执行过程中的采购单、审批单、入库单等证据，并将这些证据按照内部控制制度与固定资产进行核对，出具审计或内部控制的意见并汇报给负责人。此外，科研单位还应组织针对风险控制的重点监督，内部审计部门或内部控制部门定期或不定期测评固定资产内部控制的风险，针对特定或重大风险进行专项监督和管控，预防重大问题的产生。监督检查结束后，内部审计部门或内部控制部门应出具内部控制测评表并提出改进措施，同时安排复核人员来检查改进的效果。

四、结语

随着科研事业的不断发展，科研单位的固定资产日益增多，种类日益复杂，科研单位管理固定资产面临诸多挑战。这就需要进行有效的风险评估，识别和分析固定资产的内部控制风险，严格把控固定资产的预算申请，合理购买和验收固定资产，规范处置流程，优化提升固定资产的信息管理系统，并且优化共享平台，加强内部环境和监督管理，使得固定资产效益得到全面发挥，为科研单位顺利及时完成科研项目提供保障。

作者:刘玉敏 单位:西安科技大学高新学院