内部控制下合同生命周期管控探究

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摘要：随着经济的快速发展，合同已成为企业经济活动运行中不可缺少的部分，因此合同的全生命周期管控对企业内部控制管理也愈发的重要，本文从内部控制的视角来分析合同在全生命周期管理中存在的管理制度问题、管理部门之间的协同合作问题、培养合同专业管理人才问题及合同管理信息化系统建设问题，并据此提出了相应建议，本文旨在通过全生命周期合同管理防范经济活动中和各种风险问题，从而为提升企业的竞争力、促进企业的长远发展提供参考与借鉴。

关键词：内部控制；合同管理；生命周期管控

一、内控视角下合同管控的相关概述

所谓内部控制，是指企业为了能够更好地实现经营目标，保证会计信息资料的准确性、完整性，确保企业制订的经营方针能够很好的贯彻执行，保证经营活动的经济性、高效性和有序性，从而在企业内部采取一系列的自我规划、约束、控制、调整及评价的手段与措施。合同管理是当事人双方或多方确定各自权利和义务关系的协议，合同一旦签订，双方具有法律约束力。合同管理是指项目管理人员根据已签订的合同内容对项目进行监督和管理，其对于企业经济活动的开展和经济利益的取得，都具有积极的意义。合同生命周期管理是指产生订立合同的意向开始至合同有效期届满且其纠纷均已解决后的全过程。合同全生命周期管理包括以下几个阶段：供应商筛选、合同模板检索或合同起草、合同审核、内部审批、用印归档、合同履行、纠纷解决与协同管理等。

二、内控视角下合同管控存在的主要问题

（一）没有健全的合同管理制度

我国大多数企业没有单独制定企业合同管理制度，有些企业制定了合同管理制度，但也只是做了对“合同审核、合同签订”阶段的管理，对合同前期的立项、定价及合同后期的履行、分析等具体工作及职责权限未作明确的规定。现有的合同管理制度中只明确规定了合同的起草部门、审核部门在合同签订过程中的工作内容、职责权限和工作流程，以达到合同签订后的合法性、合规性、效益性。通常忽略对合同的立项、定价、履行、分析等环节的工作内容、职责权限、工作流程、管理方法的规定，也未设定专门的合同管理部门来对合同的全生命周期进行管控。在合同的全生命周期中形成了重视“合同审核”、轻视“合同前期”与“合同后期”的情况。轻视合同前期的管理，对合同的起草部门在立项、定价、资信审查过程中缺乏调查和监督，容易造成立项的合同项目与公司实际生产经营情况不符、定价过程不公开透明、签约方资质不足等问题。而在合同的审核环节，合同审核人员又不了解合同的立项情况和定价的项目构成，无法对合同内容进行全面的审核。法务在审核时，只审核法务风险；财务在审核时，只审核财务风险；在合同管理履行过程中，合同的异常才全面暴露出来，但此时再对合同的签订进行弥补，耗时费力，有的合同异常甚至有可能没法再继续履行，因合同管理没有对各个环节有相关完善的制度约定，在发生合同的变更、解除、终止等情况时，大家相互推卸责任，很难实现合同的全生命周期管理。在合同的管理过程中，因没有相对完整的合同管理流程，有的项目已经履行实施了，还未签订合同，导致财务部门没法及时地确认收入和归集成本。有的企业没有专门的人员管理合同，没有对合同进行统一的合同编号，没有记录相关的合同信息，致使财务部门后期进行做相关的账务处理时，时常出错。

（二）合同管控的各参与部门未实现协同配合

合同全生命周期管控强调合同在前期、中期、后期管理的相互衔接、相互配合和相互制约。部分企业在合同的管控中，管理环节不衔接、不配合，合同的业务部门、合同的审核部门和合同的履行部门之间各自独立、各自为政，缺少有效的沟通和合同业务的配合，致使合同管理的各种风险长期存在。在合同的前期管理过程中，各合同管理部门缺乏信息的沟通和工作的配合，合同起草部门跟签约方谈判、定价到后面的合同起草，未让法务部门、财务部门、内部审计部门和相关实施部门参与进来，而是独自跟合同签约方确定好合同内容，等签约方盖好章后，业务部门才发起合同的审批流程，到法务部、财务部及内审部审批时才发现合同条款出现重大遗漏、付款条款把控不严、无法完成的合同执行内容等，再通知合同起草部门进行合同的修订，合同起草部门常以合同对方已盖好章，不能修订为由，拒绝修订合同；其他审核部门为了规避合同的风险，往往不同意通过合同的审批流程，导致双方都只站自己立场，互不相让，这不仅使合同缺乏合法合规性，也拖慢了项目的实行进度，影响了公司的利益。合同在审批的过程中，法务部门从自身的法律专业角度提出法律方面的相关专业审核意见，但不向其他合同管理部门沟通反馈其意见，导致其他合同管理部门还是原合同的信息内容；或在审核合同的其他专业性条款时，不与专业部门沟通了解情况，就会降低其审核能力，不能审出其中的法律风险。企业在项目合同的实施过程中，经常会出现同一个项目名称下有多份合同的情况，且各合同是独立执行的，这对财务的核算就提出了要求，因各个合同的周期不相同，财务只能按合同进行核算，所以需区分合同号，但在合同起草部门来看，都是同一个项目名称，可以统一合同号,致使后期合同查看和合同核算信息数据混乱。在合同后期，合同在履行过程中若出现异常情况，各部门之间缺乏及时沟通，履行部门私自改变合同内容履行合同，但其他合同管理部门未收到通知信息，还是按原合同内容管理合同，从而给企业带来较高的法律风险和经济风险。

（三）缺乏专职的合同管理专业人才

合同管理工作具有复杂性和专业性，在管理合同的过程中，需要有相关专业的人员对合同的全生命周期进行管理和跟踪，除此之外还要求合同管理人员必须全面地熟悉项目的运作、法律条款、财务相关知识及内部控制相关制度等方面的内容，还要求相关专业人员有很好的沟通协调能力，通过合理的方式方法，快速有效地解决合同管理中出现的各种问题。当前具备这种能力的合同管理专业人才比较稀少，加之合同管理工作的参与部门较多，一般都是各个部门自行进行管理，没有一个专门的人员进行整体跟进，阻碍了企业合同全生命周期管理水平的提升。

（四）没有信息化系统的支撑

企业没有推行合同信息化管理，从合同的立项到合同的完成就不能形成一个清晰流畅的全过程。没有进行信息化系统的合同管理，就不能达到信息共享，也不能形成系统的审批流程，且相关的合同管理制度不能达到动态的监督，整个合同的全生命周期管理流程也达不到很好的控制，合同整个周期的各项情况不能及时得到反馈；没有信息化系统从合同开始到合同结束的信息保留，事后要查询合同信息，则需要各个部门进行收集，若一些部门没有进行记录，则会存在信息的缺失。总之，没有信息化系统支撑合同管理，不仅数据得不到很好的保存，合同信息达不到共享，人力成本支出也较高。

三、合同管控问题的主要成因

（一）外部原因

首先，根据外部大环境来看，我国企业受计划经济的长期影响，在整个经济活动中不重视合同的管理。随着市场经济的快速发展，企业项目合同的不断增多，企业才意识到合同管理的重要性，但因为根深蒂固的观念，很多企业没有跟上时代的步伐及时地进行改进创新，或因企业自身的技术条件所限，管理合同的信息化系统建设也不完善。其次，从合同管理的法律层面来看，我国目前的合同管理体系还没有形成一套完整的法律体系，缺乏法律的严谨性，当合同出现纠纷时，合同就很难执行下去。最后，由于我国对于合同管理的不重视，对于全生命周期合同管理的专业性人才培养人员少、起步晚、难以满足市场经济的快速发展，也不能满足我国企业对于合同管理的需求。

（二）内部原因

从内部角度来看，大多数企业只注重利益或业绩，最终目标都是为了实现企业的利益最大化，因此在签订合同的过程中往往只关注合同的价格，而忽略合同的内容，导致有些合同内容在后期履行过程中发现不能执行，只能中止合同；还有些在合同签订时，进入合同履约阶段就开始争取下一份合同的签订，把太多的精力放置在了签订合同上，却没有对已经签订的合同进行中后期的有效管理。这种只注重签约合同的管理方式会导致企业形成利益至上，内部管理松散的经营模式，容易忽略合同管理过程中存在的各种风险，最终影响企业健康发展。

四、内控视角下合同生命周期管控的具体策略

（一）制定健全的合同管理制度

1.加强对合同管理的重视

首先，公司管理层对合同的全生命周期管理要加强重视，从上而下来探讨合同管理的长远性、重要性，企业既要注重合同机会的开拓，也要关注合同在履行执行期的情况、企业在项目合同中投入的成本以及整个合同全生命周期的跟踪配合。其次，加强企业多层次合同管理建设，设立相应的职能部门分别对合同进行管理，加强各部门之间的监督配合，让参与合同管理的全部人员，对合同的各个时期都重视起来。

2.建立合同生命周期管控机制

企业可以通过使用标准的合同模板、制定合理的审批流程，并且加强各合同审批及各管理部门之间的协同合作、进一步加强合同在履行阶段的动态监督和调整，在合同的后期对合同进行统计分析，并对合同管理中出现的问题及时进行反馈，利用标准化的合同管理系统建立一套完整的合同管理模式，增强合同的全生命周期管理控制。

3.优化企业内部的合同管理制度

企业根据自身经济业务的实际情况研究制定符合本企业的合同标准模板文本，保证制定的合同模板文本可以涵盖本企业的所有经济业务活动，防止在使用对方合同文本或临时合同文本而忽略掉一些合同的漏洞。合同的审批和审核工作复杂且分散，需要合同的各管理部门共同参与，为了提高合同管理的效率，保障企业的经济效益和内部控制不受影响，要研究讨论并制定符合本企业的合同审批和审核流程，提高企业内项目运作的合理性和科学性。为了保证合同管理更加的规范和流畅，还需制定和企业相匹配的合同审核体系。在日常审批合同的过程中，为了防止合同预算出现超支的情况，财务部门必须参与合同的审批且了解整个合同的实际情况。另外，为了降低合同管理的经济风险，应该将合同的信用管理制度、应收账款管理等作为重点工作，保障合同的全生命周期管理工作按制度有序进行，实现合同的规范性管理，保证全生命周期合同管理的各项工作都能更好的实施和实现。

（二）加强合同管理过程中各部门之前的协同配合

企业对合同进行全生命周期的管控，不仅需要有完善的合同管理制度，而且需要在合同执行的过程中，根据项目发生的各种突发情况对已制定好的制度进行完善修改，让各合同管理部门的工作能更好地协调和配合。在起草合同时，业务部门、法务部门、财务部门、内部审计部门和合同履行部门都要参与合同内容的讨论，并发表各自的专业性意见，形成专门的讨论小组对合同进行沟通讨论，确定订立合同的目的、达到的效果、收付款情况、财务票据的要求等。在合同中期，业务部门要加强与相关审核部门的沟通，确定合同签订的内容与合同起草时的差异变化是否能接受，确定合同的实施内容能否正常实施，若在合同审核过程中发现未按合同内容履行出现异常时，相关审核部门提出专业的审核意见反馈给合同履行部门并通知其他相关审核部门，合同履行部门则需尽快将情况反馈给上级领导，并联合其他合同管理部门配合商讨解决方案。

（三）培训专门的合同管理专业人才

合同管理工作的主要特征在于复杂性，该项工作的开展对管理人员有着较高的要求。必须对合同全生命周期的各个环节了解清晰，从合同谈判到后期的合同保管整个流程的具有较好的把控。因此在合同管理中需要专业人才，需要建设合同管理人才队伍。从企业内部环境来看，需要聘请合同管理的专业讲师，对内部合同管理的相关人员进行专业培训，从企业内部培养并挑选专业的人才，组建专门的合同监管部门，对合同进行全生命周期的管理。

（四）加强合同管理的信息化建设

企业需要根据自身的业务特点及所处的行业特点，对企业配置适合自己的合同管理系统或ERP管理系统，结合企业制定完善的合同管理制度及审批流程，让合同管理的各个审批环节有效衔接，实现数据信息的共通共享，加快合同的快速审批、执行，使得数据和信息之间能快速得到处理和反馈，达到快速的信息化合同管理。在合同全生命周期管控的关键点上，通过信息系统个性化地设定各种业务类型的信息上传和合同审查审批流程，使合同的相关数据信息在制度约束范围内正常运行，达到合同管理的目标。还可以通过信息系统快速查找合同及合同的相关信息、审批过程、审批意见等，而且还能及时地对合同的履行情况进行动态的监管，利用信息化系统对合同情况及数据进行统计分析，不仅能减少人力成本，而且能多方面地进行各种数据统计，使数据既精准又清晰，在审查审批过程中，如果发生异常，能及时地反馈给相关部门，且能快速和相关部门进行沟通，及时处理异常合同，提高了合同在整个生命周期管理过程的高效性、透明性、准确性、及时性，尽可能地降低人为因素对合同管理工作造成的不利影响。另外，合同的信息管理系统为合同的管控提供了展示的平台，同时也为合同的全执行过程提供了有效的数据支撑，最大程度地优化了合同全生命周期管理。

五、结语

在社会整体经济的快速发展下，越来越多的经济活动都需要通过签订合同来进行，因此企业的合同管理也越来越重要。企业的合同管理水平直接影响着企业的管理水平和经济效益，所以企业需要提高企业的合同管理水平。企业需要在合同的全生命周期内，通过建立合同模范文本、ERP信息系统等来辅助进行合同管理，并且需要调动企业各个合同管理部门的主观能动性，做好事前的预防、事中的控制以及事后的总结工作，制定一套综合考虑了风险管理与经济效率相结合的合同管理制度，为现代企业合同管理体系提出更多新思路。

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作者:陈小花 单位:广州海鹚网络科技有限公司