新常态下农业科技档案管理思路

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摘要：分析了新常态下农业科技档案呈现出的新特点以及档案管理工作面临的主要问题，并从创新农业科技档案管理理念、管理模式、管理手段、服务方式以及加强档案管理人才队伍建设等方面，阐述了如何进一步提高农业科技档案的归档效率和服务质量，提升档案利用价值，从而提高农业科技档案管理水平的对策。

关键词：农业科技档案；新常态；创新；管理；问题；对策

随着我国经济发展步入新常态，农业科研体制机制改革不断深入，现代农业发展依靠科技创新驱动的要求越来越强烈，农业科技协同创新成为发展新趋势，农业科技档案也呈现出新特点，需要归档的有价值的科研材料呈爆发式增长，档案载体多样化，传统的农业科技档案管理模式、管理手段、服务方式已经无法满足飞速发展的科研需求。农业科技档案管理需要积极适应新常态，运用新思维、新理念、新方法，增强责任意识，突出创新驱动，构建农业科技档案管理的新体系，切实为现代农业科技创新发展服务。

1新常态下农业科技档案管理面临的主要问题

1.1管理理念保守，不利于农业科技档案管理水平的提高

农业科研单位长期受传统观念影响，工作重心放在科研上，对档案管理不够重视，档案意识普遍不强，科技档案管理封闭狭隘、重藏轻用，存在“为保管而保管”“看摊守库”等旧观念，使得科技档案的作用未能发挥出来，无法适应新形势的需要。档案管理部门往往属于单位的边缘部门，专职档案管理人员缺乏，兼职档案人员往往身兼数职，根本无暇在档案管理上寻求创新，墨守成规，周而复始，对档案管理工作如何更好地服务科研工作和社会发展知之甚少，更谈不上主动对档案资源进行开发利用，促进科技成果转化和推广。

1.2管理模式陈旧，跟不上农业科技协同创新机制的步伐

目前，大部分科研院所仍延续计划经济条件下传统的管理模式，难以实现对重点科研课题档案质量的全面控制[1]。档案管理部门只发挥了存储功能，科研管理部门负责本单位的科研档案的收集，二者的作用相分离，未形成系统性。但是随着协同创新机制的推进，协同合作的项目越来越多，而且农业科研工作周期较长、空间跨度大，期间会形成多种载体的档案材料，材料往往分散在课题组成员中，他们主动上交档案材料的意识又比较弱，在档案收集上存在一定难度。档案管理人员与课题组之间的沟通也不够积极，对课题（项目）的研究进展情况、科研人员的活动情况、会议材料等的收集，缺乏系统性、协调性和同步性，档案收集的被动，造成档案材料归档的不及时、不完整、不规范。因此，传统收集材料的模式已无法满足现代科研档案管理的发展需求。

1.3管理手段落后，无法满足现代化档案管理的发展需求

传统的档案资料使用纸质记载，存储量大，存放空间较大，信息量大且检索不便。现阶段，随着电算化的普及，新型载体档案尤其是电子文件所占比重将不断上升[2]。以信息化、数字化为管理手段在档案工作中发挥越来越大的作用。而农业科技档案管理信息化建设进程相对缓慢，数字化应用只停留在档案立卷目录的检索上，很多科研单位的档案管理手段还以传统的手工方式对档案进行编辑与检索处理，检索方法单一、速度慢、准确率低，无法满足档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。

1.4服务方式被动，阻碍了农业科技档案的有效利用

随着农业科技协同创新模式的不断发展，科研课题由单一研究内容向大的综合性研究方向发展，科研需要大量的、综合性的科技信息作支撑。多年来，农业科研单位的档案管理人员多为兼职人员，缺乏对档案管理的系统性与专业性认识，档案编研开发工作开展甚少，科技档案信息的匮乏直接影响到科技档案的利用。另外，档案信息检索传递方式也远不能满足现代科技档案的利用需求。档案服务大多为“坐等服务”，有人来查阅就提供档案，没人查阅就存放库房，完全是自我封闭动式服务管理，缺乏主动性，阻碍了农业科技档案的有效利用。

2新常态下创新农业科技档案管理的对策

2.1创新管理理念，提升农业科技档案管理水平

农业科技档案管理工作的创新，首先需要一个有创意的思想理念[3]。要破除计划经济条件下形成的思维定式，需要档案管理工作者创新管理思维和观念，培养现代化档案管理理念，提升管理效率。同时，不断总结新经验与方法，实现理论与科技手段上的创新，从而落实农业科技档案管理工作的时代性发展思路[4]。档案管理工作者要充分发挥档案工作的资源和技术优势，创新服务理念与服务意识，促进档案管理工作的创新发展。

2.2创新管理模式，实现农业科技档案协同管理

农业科技协同创新机制的核心就是重点凝练现代农业发展的重大科技需求和重点研发任务，共同立项和组织实施国家科技计划重点项目，将个体、分散的科研力量凝聚成为一个有机的整体，加强联合科技攻关。随着这种科研模式的不断推进，科技创新资源进一步整合共享，科研档案的管理模式也应随之调整和创新。农业科技档案管理在落实原来的“三纳入”“四同步”的基础上，也要实现科研档案的协同管理，实现科研档案管理各要素的最优配置和整体部署，形成“三位一体，统一规范，各司其职，资源共享，互相促进，协同高效”的科研档案协同管理模式，使各科研项目组、科研管理部门和档案管理部门密切协作，对科研档案管理工作的全过程进行有效控制[5]。项目立项后，科研管理部门可以采用预立卷方式，以项目（课题）组为单位，在科研任务书中添加档案归档时间、内容等项目[6]，由项目负责人明确专员收集科研项目过程中形成的材料，科研管理部门实时对档案材料收集情况进行指导和检查，当项目结题后由项目负责人审核确认后，将档案材料统一送至科研管理部门把关，然后正式立卷装订，再交至档案部门归档保管利用。这样档案管理渗透到项目实施的各个环节，使科研项目材料的形成和积累、整理和归档都处于受控状态，确保归档材料的完整、准确、系统。同时，将科技档案是否齐全作为验收和评奖的必备条件，提高科技人员的归档意识，让档案管理部门参与到科研项目管理中来。

2.3创新管理手段，加强农业科技档案信息化建设

除了做好纸质档案的管理以外，要加强农业科技档案信息化建设。档案信息化建设是适应社会发展的必然举措，是农业科技档案管理的发展方向。研发或者购置适合本单位的科研档案管理系统，构建档案信息数据库。管理系统要具备适应多种文件的存储格式，支持实时浏览、网络检索等功能，能够实现搜集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，这样变耗时耗力的手工操作为高效便捷的信息化处理。建立网络系统，共享科研信息资源，把工作需要的各种资料、研究成果等科研信息资源组织起来，如按内容构建文件、专利证书、科研奖励证书、科研项目等档案信息资源模块，构建科研档案信息化共享平台。做好网上管理、传播并提供服务，可大大缩短信息资料的处理、报送、传递时间。

2.4创新服务方式，提供农业科技档案多渠道服务

新常态下农业科技档案工作中心已由“保管”向“服务”方向转变，服务方式必须要由被动服务向主动服务转变，由单一性服务向多元化服务转变。因此，在工作中要创新服务机制，拓宽服务领域，提高服务水平，才能推进科研档案工作事业的发展[7]。农业科技档案人员要熟悉档案管理业务，研究农业科学领域需求档案的规律，了解课题研究所需档案的服务要求，从而促进农业科技创新工作的顺利进行[8]。档案人员应把握信息需求的动向，不能局限于查阅过去的资料服务现在的科研工作，要认真开展科技档案编研工作，充分挖掘科技档案的潜在价值，扩大服务范围，积极为农业生产、科学研究、科研成果推广等提供多渠道服务。同时，建立快捷、实用的查询检索系统，满足农业科技人员对技术档案的需求[9]。

3结语

新常态下的新目标、新任务、新要求，需要广大农业科技档案工作者主动把握和积极适应。随着社会不断进步发展，档案工作已不再是传统意义上的简单型劳动，而是一项复杂的、创新型的知识劳动。档案工作的新常态，需要档案部门服务的范围越来越广，服务质量的要求越来越高，也就要求档案工作的水平越来越高[10]。因此，建设一支高素质复合型的农业科技档案管理人才队伍尤为重要。必须要重视对农业科技档案专职（兼职）管理人员的专业知识培训。农业科技档案工作者不仅要掌握档案管理业务知识，还要了解农业科技专业知识，同时还要具有现代信息技术应用能力，更重要的是提高自身的职业道德素养，提高服务意识和创新意识，促进农业科技档案事业不断发展。

4参考文献

[1]李坤祥.浅析新形势下农业科研档案管理存在的问题与对策[J].现代农村科技，2010（19）：77-78.

[2]王兆华.农业科技档案管理策略研究[J].农业科技管理，2008（3）：50-55.

[3]李建华.以改革开放法治创新的精神做好档案工作[N].中国档案报，2015-02-12.

[4]秦占霞.如何有效创新科研档案管理工作[J].办公室业务，2012（12）：35.

[5]王展芳，方令超，项品辉.围绕协同创新理念，构建高校科研档案管理新体系[J].科技文汇，2014（8）：211-215.

[6]陈雷.基于协同创新中心档案管理问题的探讨[J].山西档案，2014（4）：90-92.

[7]张建萍.浅谈新形势下科研档案管理工作的创新[J].玻璃，2013（4）：47-48.

[8]周桂华，朱方林，夏礼如，等.浅谈新形势下农业科研档案管理存在的问题与对策[J].农业科技管理，2005，24（1）：76-77.

[9]，张景娥，张铁桦，等.加强农业科技档案管理更好地服务农业科技创新[J].农业科技管理，2013（10）：60-63.

[10]霍苗苗.新常态下档案管理人员素质建设的必要性[J].兰台内外，2015（1）：69.

作者：肖芹 单位：江苏省家禽科学研究所