农业推广教育档案管理分析

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1农业推广硕士研究生的培养特征

在人才培养体系中，农业推广硕士研究生属于研究生教育系列中较为特殊的教育种类，农业推广硕士专业学位具有特定的职业背景，与农业技术推广和农村发展领域任职资格相联系，与相应学科的农学硕士学位处于同一层次。农业推广硕士专业学位的招收对象主要为获得学士学位后，具有3年以上农业推广实践经验的优秀在职人员。获得学士学位的应届大学本科毕业生考取攻读农业推广硕士专业学位，在修完研究生课程并从事农业推广实践2～3年，结合工作实际完成学位论文，方可申请学位论文答辩。其招收对象和专业定位的特殊性决定了农业推广硕士研究生具有以下培养特征。

1.1明确性

多数研究生为提高自身职场竞争力，解决在农业一线工作中遇到的实际困难，提高自身科学素养和解决问题能力而进入高校攻读农业推广硕士学位，他们一般是“干什么，学什么”，有一定的期望和学习目标，有的甚至希望能在学习中解决自身工作方面存在的难题。因此，院系培养单位对他们的培养目标一般也比较明确，新生一入学就在导师的指导下制定具体的个人培养计划。

1.2灵活性

农业推广硕士研究生“进校不离岗”，在选课方面具有较大的自主权，学习方式也是根据其工作特点和性质进行相对应的安排，学习时间更为灵活，具体可以采取业余时间上课、周末或每月集中授课等方式。同时，由于他们还有繁重的工作任务，集“学、研、产”于一体，部分学员还身兼数职，学习时间难以保证，学校对学生的控制程度较低，工学矛盾突出，这给高校对此类研究生的培养与管理模式提出了新的挑战。

1.3应用性

与学术型全日制研究生培养不同，农业推广硕士学位有其特定的职业背景，与农业技术推广和农村发展领域技术资格相联系，主要为农业技术研究、应用、开发及推广、农业发展、农业教育等企事业单位和行政管理部门培养应用型、复合型高层次人才，应用性特征明显。他们大多紧密围绕着生产和本职工作而进行学习，在研究中学习，在工作中研究，在学习中工作，注重理论运用于实践，希望能通过学习、研究用于指导解决实践中遇到的问题。因此，学校除了培养学生具有所从事农业推广领域的基础理论和专业知识外，更注重其解决农业推广中实际问题能力的培养，导师应该指导学生撰写具有应用价值的农业方面科研论文，把研究成果应用到实践工作中或参与导师的课题研究。

1.4差异性

由于农业推广研究生招生对象是在职人员，大多数已经离开学校工作了一段时间，他们之间个体差异明显：一是毕业时间不同，教育背景不同，专业基础和知识结构不同；二是工作经历和职业背景不同，学员们有的来自高等院校，有的来自科研单位，有的来自政府机关，而有的来自农业生产、管理一线；三是年龄跨度大，学员们有的20多岁，有的30多岁，有的甚至已经40岁以上。因此，在他们培养教育实践中，要以学生为中心，充分考虑个体特点和存在的差异，准确定位，因材施教，因需施教，实施个性化培养。

2农业推广硕士研究生档案的重要性、范围及特点

上述培养特征贯穿于农业推广硕士生档案管理全过程，形成了其档案管理的特殊性。研究生学位档案是在培养研究生的过程中和在教学、科研中活动中形成的具有保存价值的材料的总体[1]，是学校、单位考察、了解和选拔人才的重要依据。它记载与反映了研究生与导师两者教与学互动活动中的学术思想、学术水平和学术成果，是研究生管理部门和教学培养单位管理情况和管理水平的客观反映。它不仅为广大研究生进行科学实验、撰写论文、开展课题研究提供借鉴，而且为学校制订在职研究生管理规章制度、人才培养方案提供可靠依据，是高校教学管理与科研的一个重要内容。由于农业推广硕士研究生人事档案不转入学校，仍然留在工作单位，与全日制普通硕士研究生比较而言，立卷相对较少。具体来说，其档案主要包括：（1）学籍管理类。报考农业推广硕士学位研究生登记表、专家推荐书、研究生入学名册、入学通知书、委托培养合同书、报到注册学籍表、休学复学、转专业、转导师手续、办理结业、肄业、毕业等手续以及学习各阶段奖励或惩处材料等。(2)理论学习类。个性化专业培养方案、理论课程学习计划、开课计划与授课计划书、专业基础课、专业必修课和选修课等各种课程成绩册、理论课程学结材料、培养中期考核材料。（3）实践科研类。实践教学培养方案和计划、实践教学报告书、参与导师课题科研活动总结和成果、实践科研总结与成果、公开发表科研论文、学位论文开题报告和毕业论文。（4）学位管理类。学位申请书、导师及校外兼职导师申请报告及审批表、学位论文开题报告、学位论文研究工作阶段汇报审查简表、学位论文、学位评定专家组成名单及毕业论文评议书、论文答辩表决票、论文答辩会议记录、学位授予结果材料。

农业推广硕士研究生档案具有以下特点：（1）形成时间长。从入学到毕业，有2到5年，从学位申请登记表、学籍档案入学登记表到授予学位审批表就有几年，时间跨度长。（2）经手人数多。根据培养管理特点，教学培养单位负责学位档案类管理，研究生职能管理部门负责学籍档案类管理。修完规定学分后，把档案移交给研究生职能管理部门审核，作为申请学位的凭证，其过程涉及培养单位、管理部门及学位委员会等部门。（3）具有开发价值。其档案尤其是科研档案不仅为指导研究生进行科学实验、撰写论文提供借鉴，为深入开展课题研究和培养人才提供可靠依据，而且可能创造一定的经济产值。这是由于农业推广硕士研究生绝大多数来自农业技术推广战线的一线工作人员，具有一定的科研成果转化为高科技产品及科技产业的能力和环境条件。而集中了农业推广硕士智慧的专业学位论文选题更是大多直接来源于实践，真实地反映了在农业技术推广实践中亟待解决的现实问题，甚至包括了有重要应用价值或应用背景的科技攻关项目，有很强的现实意义，并具有一定的技术含量。因此他们的档案不仅只是真实的历史凭证，而可能成为高科技产业开发的专利技术资料，并对其所在工作单位具有一定的技术价值，对后人继续研究也具有参考价值。因此，做好农业推广硕士研究生档案的建设与管理意义重大，影响深远。

3农业推广硕士研究生档案管理存在的问题

农业推广专业学位自2000年招生以来，经过10年的实践，为国家培养了大批的高层次人才，但档案管理方面仍存在诸多问题。

3.1认识不足责任不清，规章制度缺位

由于以前无章可循，许多新增农业推广硕士点培养学校尚未建立适合该类在职专业硕士研究生的档案管理制度。研究生管理部门和学校档案主管部门，对农业推广专业学位培养类型的认识上存在不足，认为他们是在职专业型研究生，对其管理不用像全日制学术型普通研究生那么严格规范，在档案管理上更是放宽要求，降低标准，对其重视程度不够和认识不足，导致档案管理工作始终处于被动状态。同时，研究生职能管理部门与院系培养单位对于档案管理范围与责任尚未理顺，出现档案收集不全、建档重复或遗漏情况。再之，学校对于该类研究生约束力不如全日制研究生，理应上交的档案材料上交不及时，导致收集困难，很难做到及时归档，适时整理立卷。

3.2档案构成界定模糊，归档范围不明确，立卷管理不规范

与学术型全日制研究生不同，在职研究生人事关系档案无需转入就读学校。因此，许多农业高等学校尤其是新增硕士授予点对此类档案构成的界定十分模糊，归档收集范围不明确。哪些是需要重新建档，哪些属于收集范围，尚无明确规定，档案不全、建档内容随意性大的现象普遍存在。由于规章制度不健全，归档立卷管理工作比较混乱，不仅各校之间的档案内容不同，就是不同院系，不同时期也由于工作人员变化，档案也不相同，存在立卷内容缺乏规范性和制度性。

3.3缺乏档案管理专业技术人员，管理水平有待提高

农业推广硕士研究生学位管理主要依托研究生培养管理队伍，大多数培养单位将其管理设置在全日制普通硕士研究生管理部门或院系，增加了管理工作量，却没有在管理队伍上得到足额配置。由于编制限制，研究生管理部门一般都没有设置专职档案工作人员，院系培养单位多为办公室工作人员兼职。因为精力有限，多数兼职档案工作人员将其作为捎带工作来做，难免出现疏忽或者有心无力的情形。再者，兼职档案员无一经过专门档案基本业务培训或者具有相应档案管理技术专业资格，对档案工作的理论原则和基本方法不太了解，也缺乏必要的档案管理工作能力和文字表达能力，远不能适应当今档案管理工作的需要。

3.4档案管理硬软件投入不足，现代信息技术运用落后

近年来，农业推广硕士研究生数量增加势头迅猛，但是档案管理还是沿用几十年来的传统管理模式，即手工管理方式，文件立卷归档后，档案工作人员还需要对其进行再加工，如调整与编目。这种手工作业的方式实际是一种机械的重复性劳动，工作量大、时间长、速度慢，不仅立卷效率低，极易出错，还大大地限制了档案的处理速度。而且这样的管理模式，使得档案工作人员无暇及利用现代化技术对存档进行科学研究、开发和利用，无法适应研究生教育的快速发展和管理需要，不能更好地服务于师生和社会需要。同时，因为管理方式落后，查阅档案的速度也很慢，查找准确率低，查全率低。案卷查阅、调动频繁，也极易造成档案的损坏或丢失。档案电子信息化、网络化建设仍处在规划阶段。

4积极探索农业推广硕士研究生档案管理体制的建设

农业推广硕士研究生档案存在的问题实际上是管理质量问题。要解决以上难题，提高档案管理水平和档案利用率，必须要建立与时代要求和培养特点相适应的管理体制，并积极向档案信息化、网络化方向大力推进。

4.1提高认识，强化责任意识

研究生档案是在校期间记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖罚情况的具有重要保存价值的文字材料，是其工作单位再次全面考察、了解和选拔的重要依据。因此，我们要提高认识，高度重视他们的档案工作。首先，学校要明确责任，根据高校档案工作要求，将之纳入学校整体发展规划[2]，积极推进构建与在职研究生办学特点相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、设备以及经费。其次，有关部门要细化责任，根据档案管理范围认真及时做好档案的收集、整理、移交等工作，尤其是要做好各环节的衔接工作，避免扯皮、推诿现象的出现。再次，有关人员要落实责任，在其位谋其政，履其职尽其责，不断强化责任意识，能根据归档范围及保管期限的规定对有关材料进行立卷、归档、销毁等，能根据高校档案管理要求对档案做好保管、借阅等工作。

4.2建章立制，完善相关制度

为了加强高等学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务[3]。各学校要积极建立适合农业推广硕士研究生档案管理规章制度。一是制定详细的工作流程及工作准则。对研究生档案的收集、立卷、整理、查询、借阅、利用等各个工作环节均要做到有章可循，有错必纠。二是建立档案工作人员的绩效考核机制。要由学校档案馆组织实施，定期考核研究生管理部门及院系培养单位的档案部门专、兼档案员业务工作，并与该部门综合业绩挂钩，加强档案行业职能管理，实行责任追究。三是建立健全收集、归档制度。要统一建档标准，明确归档内容与范围，使农业推广硕士研究生档案按照统一立卷内容和建档标准进行规范管理。四是厘清研究生管理部门及院系培养单位的档案分属关系。建议由研究生管理部门负责学籍档案管理，院系培养单位负责本单位研究生理论、科研实践学习与学位档案管理，扎扎实实按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要求，做好档案的建档、归档、保管、使用、利用和转递等各项工作。

4.3加强培训，提高人员素质

提高档案工作人员管理专业技术水平和综合素质是档案事业成功的关键。档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识[4]。因此，我们要加强对档案工作人员的素质和业务能力培养。（1）要加强职业道德教育。档案管理工作较为枯燥和机械，岗位平凡，甘于默默奉献，所以档案工作人员应该具备良好的职业操守，耐得住清贫，耐得住“冷板凳”，同时又需要较强的政治敏感性，有强烈的责任感、使命感和职业荣誉感。我们要通过讲座、谈心活动等多种形式教育档案工作人员热爱自己的行业，忠于职守，淡薄名利，乐于奉献，让他们学会用职业操守来规范工作行为，保障档案安全，做好档案保密工作。（2）要加强专业技术学习，提高岗位技能。现代社会瞬息万变，竞争加剧，学习成为个人或者组织发展的有效工具和手段。社会发展迫切需要按照新形势新要求加快档案建设，给档案工作提出巨大的挑战。因此，档案管理人员要顺应档案管理发展趋势，及时学习最新的档案理论知识、学习与档案工作相关的文化知识，如历史学、统计学、传播学、网络技术及计算机基础知识等，增强综合素质，不断提高岗位技能和岗位适应能力，从而富有成效地开展档案服务工作。（3）要提高信息处理能力。现代信息技术应用日益广泛，计算机已经成为档案管理工作的重要工具。现在，许多档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，还包括大量的电子文档。因此，档案管理人员要提高信息处理能力，要能将研究生进修期间产生的原始档案材料转变为电子文档，要能对其档案信息的性质、特征有准确认知，能利用现代信息技术对各种档案信息资源进行认知、评估、选择和重组，提炼出有价值的信息，为研究生本人提供更好地服务，为其工作单位或社会提供有益的科研攻关技术，也为研究生管理部门制定管理制度和教学单位调整培养方案的提供依据。

4.4拓展领域，提高档案利用水平

要在档案利用的深度和广度上做文章，提高档案利用率。规范化、科学化和有序化管理是有效利用档案的基础和保证。第一步利用条码技术管理和借阅档案。第二步，由计算机检索目录和部分档案过渡到检索全部档案。第三步，进行档案信息化建设。在档案保密工作基础上，对档案进行数字化处理，建立档案目录、全文数据库，构建局域网，建设档案信息查询系统，将科研、教学、学位等档案信息，在互联网上，研究生工作单位可通过互联网了解其进修期间的培养情况，也可让更多人不受时间地点的限制，通过网络浏览利用档案，把服务方式由被动服务转变为主动服务。档案信息网络化可使同一份档案材料可供多人同时阅读，提高档案查阅利用率。

总之，农业推广硕士研究生档案管理工作是农推硕士授予点学校档案管理的新工作、新课题，我们要善于运用新观念、新思路、新方法研究档案工作，积极构建适合农业推广硕士研究生特色的现代档案管理体制，使研究生教育档案管理工作再上新台阶。