数字出版趋势下学术期刊档案管理探究

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[摘要]本文针对当前学术期刊档案管理中纸质期刊保存条件要求高、存放空间需求不断增长、纸质期刊档案信息查询不便的问题，提出了将期刊文献保存与查询分开处理的方法。该方法将期刊的pdf文档作为档案文件，由其代替纸质期刊，以文献检索平台代替期刊档案管理系统，实现期刊档案的检索与统计。基于此方法，针对数字期刊档案管理的实施，介绍了期刊档案文件收集、整理、保存方面需要注意的问题，同时针对电子期刊多媒体化发展给学术期刊档案管理带来的挑战进行了阐述。

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的原始记录。学术期刊展示了特定研究领域的成果，刊出的论文反映了所在领域的学科发展。笔者所在单位中国机械工程学会(以下简称学会)将主管出版的学术刊物视为档案，学术将期刊的管理纳入档案管理工作的范畴。然而国内以学术期刊为档案管理对象的研究很少，对数字出版趋势下的学术期刊档案管理方面的研究和论述就更少。笔者结合所在单位学术期刊日常管理工作，针对学术期刊档案管理工作的特点，总结出一套相应的工作方法，以期为开展数字出版环境下的学术期刊档案管理工作提供一些借鉴。

一、期刊档案管理的难点

中国机械工程学会成立于1936年，是我国成立较早、规模最大的工科学会之一，出版的学术刊物包括《中国机械工程》等40余种，既有《中国机械工程》等报道机械学科所有领域的综合期刊，又有《铸造》等专注于某个细分学科的专业期刊。此外，还有细分学科的专业期刊，如《铸造》《中国铸造装备与技术》《特种铸造与有色合金》等，以铸造为主要报道方向；《焊接学报》《焊接》《中国焊接》等是焊接专业的学术期刊。档案管理工作是对档案的收集、整理、保管、统计和提供利用服务等各项工作的总称。学术期刊档案管理工作中，保管、统计和提供利用是比较繁琐的工作环节。纸质期刊档案的保管必须遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且还需对年代久远的纸质期刊做脱酸处理，防止纸质文献的脆化变质。纸质期刊的统计工作既重要又有一定的难度。根据工作的需要，统计对象经常是不同的，可以是单个期刊年度的数量、论文投稿数量，也可以是单篇论文的下载量、引用量等。而这些统计工作都需要依靠功能完备的档案信息管理系统才能完成。提供利用服务是学会主管的学术期刊档案管理工作中最为困难的一项工作。学会始终关注机械学科的发展动态，而学术论文是学科发展的成果与标志。如何从学术期刊档案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(论文)，进而通过分析得到学科的发展动态以及不同学科之间的交叉融合与相互促进，使之成为学会今后工作的可靠支撑，则是学术期刊档案管理工作的一项重要内容。学术期刊档案管理工作的要求与当前学术期刊档案管理工作的实际存在一定的差距，具体体现在以下几方面。

(一)从事学术期刊档案管理的人员缺乏

学会专职负责期刊管理的人员只有两人，目前只能完成学术期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各项统计工作，部分完成利用服务工作。

(二)期刊档案存放空间有限

学会办公地址位于北京市中心，办公空间并不宽裕，无法为不断增长的纸质期刊文献提供适合的保存空间。

(三)期刊档案利用服务难以实现

期刊档案的利用以查询为基础，在学科交叉融合趋势日益明显、学术期刊报道方向相互重叠的条件下，学术期刊档案的最小建档单位只能是单篇论文。而每篇论文都需要按题目、作者姓名、作者单位、关键词等给出多个分类标签，以便按照不同的查询要求提供查询结果。对大批量论文进行分类并赋予分类标签的工作无法人工完成，只能依靠功能强大且稳定的期刊档案信息管理系统自动完成。但在当前条件下，学会不可能为学术期刊档案管理工作购买并维护专用的信息管理系统。

二、学术期刊档案管理的新方式

上述学术期刊档案管理工作中的困境源于期刊的纸质形式，但电子期刊的出现给上述问题的解决提供了新的方法。学会主管出版的学术刊物中，期刊集群内的30种中英文期刊已实现了纸质期刊与电子期刊的同步发行，将来纸质期刊与电子期刊同步发行的学术期刊会越来越多。与纸质期刊相比，电子期刊在学术期刊档案管理上具有诸多优势。

(一)电子期刊版式多样

电子期刊不仅有可根据阅读屏幕自动调整版式的xml格式文件，还有与纸质期刊版式完全相同的pdf文件。因此，pdf文件的电子期刊是纸质期刊的数字化，可将其视为原始记录，替代纸质期刊进行保存。

(二)可节约存储空间

相较于需要大量特殊要求的纸质期刊库房，电子期刊的保存只需要将期刊数据保存于电脑硬盘、云空间。需要调阅纸质学术论文时，打印该论文的pdf文件即可。电脑保存学术期刊pdf文件+打印机按需打印的方式将期刊保存所需空间从一间房变成了一个办公桌大小，极大地节省了保存空间。

（三）可实现学术期刊信息提取和分类自动化

电子期刊使学术期刊信息提取和分类自动化成为可能，便于期刊档案利用服务的实现。学会出版的学术期刊中的论文在中国知网、万方数据等文献检索平台内可方便获取。文献检索平台提供的论文电子文件与学会保存的论文电子文件完全相同，并且这些文献检索平台不但将文献按照主题、关键词、篇名、全文、作者、第一作者、通信作者、作者单位、基金、摘要、小标题、参考文献、分类号、文献来源、DOI等进行了分类，还可以同时采用多个分类方式(不同分类之间有“与”“或”“非”的逻辑关系)进行查询。除此之外，这些文献检索平台还具有统计功能，可以获得论文和期刊的下载量、引用量等数据，以及这些数据随时间的变化情况。因此，可将文献检索平台当作期刊档案信息管理系统，利用其完成学术期刊的查询和统计等任务。

三、电子期刊档案管理的实施

电子期刊替代纸质期刊成为期刊档案管理的对象具有诸多优势，但在当前阶段，实施学术期刊档案管理还须注意以下几方面的问题。

(一)电子期刊存储模式对期刊信息利用的影响

文献检索平台只能作为学术期刊档案信息管理系统使用，而不能将其视为电子学术期刊的保存者。学术期刊出版单位在发行电子期刊的同时将期刊完整的电子文档发送到文献检索平台后，检索平台会对收到的电子期刊文档进行处理以适应自己平台的出版要求。这些处理会使电子期刊的版式、字体等内容与纸质刊有所不同，有些文献检索平台还会在电子期刊上加入平台水印。从这些文献检索平台获得的电子期刊的打印文件与纸质期刊不完全相同，不能将打印文件看作是等同于纸质期刊的原始记录，将其列入学术期刊档案管理对象。

(二)电子期刊信息存储管理和安全防护

电子期刊需要做好存储硬盘的管理和数据备份，存储电子期刊的电脑需要做好安全防护。大容量机械硬盘是数据存储的得力工具，可以长时间保存数据，但硬盘的无故障运行时间始终是有限制的，且随着计算机的发展，硬盘的输入输出接口也会发生变化。因此对于保存电子期刊的硬盘，应按照固定时间将硬盘中的数据从旧硬盘复制到新硬盘，避免因硬盘损坏或输入输出接口的变化导致电子期刊数据无法读取。日常使用中，误操作和黑客攻击会造成电子期刊硬盘数据的丢失，造成无可挽回的损失。为避免此类问题的出现，可以采用异地备份即将电子期刊保存于两个或多个独立工作的电脑硬盘的方式，或者采用云备份即将电子期刊数据保存在云空间的方式。利用多种方式备份可在一个备份文件丢失的情况下，快速利用其他备份文件恢复数据，保证电子期刊数据的安全。存储电子期刊的硬盘不能独立工作，需要依靠电脑，而电脑操作系统的安全直接影响硬盘数据的安全。因此，电脑操作系统的维护和安全防护是电子期刊数据安全的保证，必须加以重视。

(三)电子期刊数据的整理

电子期刊数据需要做好整理工作。在没有专用的期刊档案信息管理系统进行保管、统计和提供利用服务的条件下，只能将学术期刊档案的保存、统计和提供利用服务功能分离。这就提出一个问题：如何根据文献检索平台按照不同检索条件找到的文献信息，从保存期刊档案的电脑中找到所对应的电子文件。由此，学术期刊电子文档的整理非常重要。通过期刊检索平台检索得到的文献信息包括：期刊名称、文献出版的年份、卷号、期号和文献题名等，通过期刊名称、论文出版的年份、卷号、期号和论文题名可以确定文献。因此，在整理学术期刊电子文件时，应以每篇论文为保存单位，以论文题名为文件名。应先以期刊名称命名文件夹，然后建立以出版年份命名的一级子文件夹，再建立以出版年份+期号命名的二级子文件夹，并将期刊论文电子文档放入其中。通过这种方式就可以很容易地根据文献检索平台获得的期刊名称，以及期刊出版年份、卷号、期号和论文题名从保存学术期刊档案的电脑中查找到并获取相关论文的电子文档。

四、电子期刊档案管理未来的挑战

电子期刊不是纸质期刊的数字化文件，除包含纸质期刊中的文字、表格、图像的内容，还包含音频、视频、仿真程序和仿真结果等多种内容信息，是具有多种格式、多种类型的多媒体文件。要做好数字出版环境下学术期刊档案管理工作，就必须面对新的挑战，具体包括以下几方面。

(一)电子期刊数据信息的存储压力不断增大

单篇纸质论文的pdf文件一般不会超过20兆，而含有音频、视频、仿真程序和仿真结果的电子文档却经常有几百兆。不断增大的电子期刊文献数据信息给电子期刊的存储带来巨大的压力。

(二)缺少音频、视频、仿真程序和仿真结果等多媒体的检索平台

现有文献检索平台均是针对文字信息的，缺少多媒体文献检索平台将难以根据利用者的需要查询利用相关的多媒体文件，无法充分发挥多媒体文献信息的作用。本文针对学术期刊档案管理的难点，即纸质期刊保存要求高、期刊档案信息查询不便等问题提出了解决方法，即保存纸质期刊相对应的电子期刊的pdf文档，通过文献检索平台实现期刊档案信息的检索与统计。针对数字期刊档案管理的实施，阐述了电子期刊档案文件收集、整理、存储需要注意的问题；针对如何应对电子期刊多媒体化发展给学术期刊档案管理带来的挑战进行了探讨，希望对业界同仁开展学术期刊档案管理相关工作提供一些借鉴。