ERP存货管理系统与企业财务核算运用

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摘要：建立完善的存货管控系统改变原来传统的手工做账方式，缩短相关人员的做账时间，提高工作效率，保证数据的及时准确高效。存货信息的传递及时共享，使财务、采购、生产、销售、技术各部门都可以根据系统平台提供的数据进行分析参考，同时erp系统也可以提高财务核算的准确率，为指导产品定价和管理层的决策提供帮助。

关键词：ERP系统；存货管理；财务核算

引言

目前，制造企业的库存管理还存在一些问题和不足。只有转变观念，学习先进的库存管理方法，加强库存管理各个内控环节的细化实施，不断开展库存管理人员的专业素质培训，能否提高制造业企业的整体资产运营效率和资金占用水平。×××公司作为一家汽车零配件生产企业，主要生产产品包括汽车零部件总成（含乘用车车身钣金件、前/后悬置和摆臂悬挂件）、汽车用容器总成（燃油箱、贮气筒）等，目前的主要客户有：东风柳汽，上汽通用五菱，北汽株洲，广汽日野等等，现已达到年产值近10亿元，职工人数近千人以上的中型企业。由于承接产品车型种类、状态繁多，其存货具有数量大、品种多的特点，对于手工记账存在单据多，工作量大，核算时间冗长，且准确率低等诸多弊端。而存货作为制造业企业最重要的流动资产，对企业生产经营过程的持续稳定至关重要。存货管控质量的好坏直接影响企业的资产运作效率、资金占用水平以及企业的运营状况。依托ERP对存货的管控，大大提高了存货管理质量，以及财务核算的准确性。×××公司从成立之处就开始致力于建立完善存货管理信息化系统，特别是将存货管理与财务核算相融合的一体化信息系统。2005年开始建立了存货管理系统，实现计算机平台账务处理，减少由于人为因素导致的数据错误，以及数据不能完整衔接的弊端。2014年产成品升级管理，引进了扫描枪扫描等现代管理工具。2020年公司存货ERP系统全面升级，除了原材料钢材相关凭证延用维持人工做账方式，其他零配件及产成品实现了扫码管控的全覆盖，不断提升存货管理的标准化、自动化和信息化水平，使企业的存货管理工作得到跨越式上升。

一、采购管理

以生产计划为主线，以技术BOM表为指引，以销定产，建立供应商协同模块。

（一）通过BOM表拉动生产，指引采购计划

采购作为生产的第一环节，对于采购的管理尤为重要，采购过量容易导致库存积压增加资金占用成本，采购不足又使库存短缺，容易导致企业停工缺料，面临无法满足主机厂需求的交付风险，从而导致主机厂对企业产生信任危机，连带承担相应的经济损失。我们采用ERP系统管理后，要求各部门做到无BOM不生产，不采购。将主机厂生产计划通过产品BOM表消耗配比计算转出各类物料的需求计划，提高物料采购计划的准确性。通过扫描物料仓储部门不仅可以通过在线看板卡查看实时入库出库明细，还可以通过看板卡流转时长查看存货的周转以及仓库库存积压，设定库存预警，及时通知采购部门下达采购计划，对于关键零部件需求我们尽量实现本地化采购，仅预留一天库存，减少库存压力、场地及资金占用。

（二）整合供应商资源，建立供应商协同模块

建立适合×××公司的供应商管理标准，优先考虑与管理体系规范健全的供应商长期战略合作，开发本地化供应商，通过整合供应商资源，减少供应商数量，增强上下游业务之间的集中度和紧密性，为此公司开发了供应商协同管理模块，建立企业外部上下游之间信息的传递与共享。供应商登录网页即可查询订单计划，订单数量，按照已维护好的产品图号名称信息打印装箱码，176随同货框粘贴，公司验收人员扫描装箱码办理入库。

（三）采购发票与采购合同价格自动匹配，核销暂估

采购人员导入采购合同，按照系统自动生成的供应商采购入库数量，形成开票通知单，供应商据此开票，系统自动核销存货暂估数量。采购部门可通过系统比对合同和往年采购价格，为与供应商价格谈判，制定当期采购价格提供参考。通过系统自动管理、匹配，可精确输出供应商历年价格对比表等需求数据，有助于财务部门开展报价、核价、定价工作。

二、生产管理

作为整个存货管理的重要环节，直接影响存货收发存账实相符。

（一）培训相关人员实操，增强责任心，推进奖惩机制

新系统投入使用之前，按照每个站点布置扫描窗口，编制扫描操作流程图，并对相应操作人员进行专项培训和实操训练。要求操作人员熟练操作技能、严格遵照流程标准，减少人为操作失误。增强员工责任心，每月末截止，对存货实际库存数盘点，保证账实相符。积极推进奖惩激励机制，由第三方部门TPS局参与考核监督，每月不定期对实物抽查，按准确率高低偏差率对相关人员实施奖惩，大大提高了账实相符准确率。为避免相关责任人片面追求库存周转效率的提升而忽视库存不足及交付不及时给企业经营带来的影响，公司还设定交付率和缺货率等绩效指标作为考核标准。

（二）根据不同业务模式，设计相应扫描窗口

按照公司不同业务模式，分设不同扫描窗口，如车间生产领料窗口，委外加工物资发出窗口，发出商品调拨窗口，自制成品入库窗口，报废退货登记等等各相应的模块切换窗口，满足业务和财务核算的各项需求。

三、销售管理

以金税开票系统数据为基础，协同主机厂开票通知单模块，核销发出商品数量。责任人检验合格完工下线产品，投至看板卡，发货员在接收销售订单时，扫描客户名称，看板卡信息出库，以及通过扫描车辆信息，还可计算物流趟数与物流公司结算运费等等。销售部门对发出商品回单扫描确认，通过主机厂开票通知单对比我公司存货系统发出商品明细账，与客户对接数据，确认未开票结算数量，系统自动核销发出商品在途数量。

四、财务管理

以存货收发存数据为基准，搭建数据之间的钩稽关系，建立财务核算各相应报表体系。

（一）物资流转，成品销售环节规范业务流程

对于汽车零配件生产企业，钢材是最大的原材料，相关的原材料流转，涉及钢材下料，调拨，发出委外加工，冲压焊接车间生产领料等。根据业务模块分别设计相应的业务窗口，如钢材领料单，委外加工领料单，仓库物资领料单，发出商品调拨单，为财务人员期末核算归集生产成本、制造费用、研发费用等，实现了数据的紧密联系。成品完工入库，相关业务人员扫描回单确认，生成销售商品发出明细账。

（二）在制品BOM表拉动生产，消耗减数，形成完整闭环

我们公司推行的“无BOM不生产”原则，要求生产部门下发排产计划前，技术部门人员需先导入BOM表。生产计划下达后，技术部门提供并维护生产BOM表导入系统，通过BOM表拉动生产，从而推动原材料的采购生产领用完工入库及发出商品。系统通过拆分BOM层级及耗用配比，按生产投料完工及产成品消耗转出，结转车间在制品，形成完整闭环。

（三）财务期末核算，搭建数据钩稽关系，生成核算报表

在ERP系统的支持下，系统中存储了大量的数据信息，完整的数据链为财务报表核算取数提供了基础。通过ERP系统，财务部门实时查询采购、生产、销售、库存各个环节详细数据，对企业产、供、销链条进行成本核算，财务人员通过成本归集，还可以与预算进行比较，及时调整控制成本费用，使财务控制与财务监督更有效。财务报表是财务分析的基础，在存货ERP管理系统里面我们基于完整的数据库输出了许多与财务核算报表相关的各种核算报表与管理报表，如暂估入库明细表、生产成本-领用材料分配汇总表、发出商品销售明细账、采购发票与销售发票价格对比表等等各种报表，为财务分析提供数据支持，为生产经营决策，投资决策提供可靠的财务数据。除了依赖ERP系统的数据，财务部门还要求各部门打印纸质领、退料，出、入库各环节的单据以及库存盘点表等单据移交相关经办责任人签字留存，财务人员对库存盘点结果进行抽查核对等等，保证系统数据与实物账实相符。

五、结语

接下来，我公司致力于建立更加完善全面的存货财务ERP系统，包括产品成本报价、核价、定价模块；建立金税开票软件、存货管理系统、用友财务软件3个系统数据之间的传递连接等等。以业务为导向，将业务和财务核算相融合建立适合本企业管理的存货ERP系统。通过不断掌握生产管理知识及仓储物流理论，提高员工职业素养，提升公司整体的存货管理水平。通过推动实施科学合理的存货管理方法，优化存货管理结构，减少库存积压，降低存货资金占用，控制成本，提高利润，最终实现本企业整体经济效益的提升。

参考文献

[1]梁旺春.浅析汽车零部件企业存货管理存在的问题及对策[J].中国集体经济，2019（17）：135–136.

[2]曹暇.关于加强制造业企业存货管理的思考[J].中国经贸，2020（02）：62–63.

作者:陆崇媛 单位:柳州六和方盛机械有限公司