信息化在企业管理中的作用

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摘要：信息化建设在当今企业管理中具有不可替代的作用，通过信息化辅助办公提高效率和集团化管控，将信息化平台的终端数据有序链接整合，实现多端信息联动，结果集中呈现的效果，打通企业“信息孤岛”，实现高效运行，提升管理效益。

关键词：信息化企业管理效率

企业信息化建设是指通过计算机技术的部署来提高企业的生产运营效率，降低运营风险和成本，从而提高企业整体管理水平和持续经营的能力。

一、信息化管理的优势

一是实现信息有效的流通。信息化消除了企业内部信息流通不畅不及时的问题，促进企业内部人员的有效便捷沟通，提高了员工的合作意识，增强了企业的凝聚力。二是实现资源和信息集中管理和共享。将员工的经验与技术转化成企业内部资源，支持企业内部用户信息共享，既提高了员工的学习和创新能力，也避免了因人员的流动而导致的工作延误。三是提高工作效率。通过公文流转的自动化，避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费，保证了工作能够快捷、准确地被处理。四是实现有效管理。有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办。五是职责分明。明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少工作中的推诿、扯皮等现象。六是降低管理成本。大大减少办公开支，降低管理成本。节约时间、节约纸张、节约电话费、传真费用等，减少了差错率，提高整体的工作效率。七是方便便捷。浏览器使用方式，无须安装专用程序，实现远程办公和移动办公，使办公不再受地域的影响，可以通过网络连接随时随地办公。八是支持流程表单自定义、工作流程自定义，迎合不同企业的内部流程。九是采取对敏感数据的加密手段，保障数据传送过程的安全。

二、信息化的具体应用

在办公自动化方面，可以实现文稿起草、会务管理、会议纪要、通讯录管理、督查信息、财务报销、设备台账管理、文件防伪识别、文件档案查询、授权委托书、请销假、信访信息及时报送等业务进一步信息化优化，流程化的工作可以借助信息化来提升效率，把标准化操作的事项全部流程化，最终以提高效率为目的。以汇报材料起草为例，通过软件功能统一模板格式，根据不同的汇报对象挑选不同的模块内容，自动生成文稿，实现定制化生成材料。比如，第一部分企业简介，基础数据发生变动后由相关部门填报并自动生成汇总到企业文化宣传部，由该部门审核把关确定通稿上传至模板；第二部分经营指标数据，每月由相关部门填列后自动汇总到企业经营管理部，由该部门审核后上传至模板；第三部分企业年度工作完成情况，分板块由相关部门填列后自动汇总到综合材料起草部门，由该部门定期修改汇总后上传至模板；第四部分由相关部门跟据需要帮助解决的困难列个问题库，汇总至模板，直至解决后再销号，不能解决的问题可以根据汇报对象不同，摘列出不同的问题向对应分管的上级进行汇报。通过办公自动化可以实现提高效率，提高准确率，最终达到汇报精准诉求的目的。类似的文稿材料、会议纪要等常规性、程序化的材料全部可以实现通过模块化，实现信息化流水线操作。以会务管理为例，会议通知的模板流程化到信息系统中，把时间、地点、参会人员、参会要求等要素设置为可根据需求更改的变量，自动生成会议通知，同时自动通过文件和微信通知的形式发至参会人员手中，参会人员可以一键选择参会与否，做出的选择又自动统计到会务管理人员的操作系统中，然后流程的下一步自动进行会签处置和会场座次图布置。可以实现全过程任何环节一目了然、异常变动一人掌控、受众人员避免重复骚扰、组织人员避免重复工作，最终达到高效会务管理的目的。以机要文件管理为例，通过文件“扫码机”的运用，通过扫描二维码，实现文件真伪的识别，以及文件信息的快速上线流转及归档。以通讯录管理和档案管理为例，通过分级分层设置权限，实现对本权限范围的电话和文件实现一键查找，方便急事办理。以数据统计为例，通过大数据的运用，用于分析经营指标完成情况，包括产销量、人力资源、库存供应、经营数据等，通过横向纵向（同行业、不同时间节点）的对比分析，来判断各要素的结构对经营质量的影响，实现信息对不同需求部门的分级分层共享。以督查督办为例，通过将督查督办信息化系统与OA办公系统进行无缝衔接，方便集团各层级领导、业务人员的高效办理各项督查督办任务，实现方式如下：一是运用现有“工作流程”模式，单独开辟“督察督办”模块，增加一套周期办理、超时提醒、完成存档和统计查询机制。二是模块内借鉴现有督察督办信息化系统形式，分“13710”（点对点督办）、“年度行动计划督办”、“月度重点工作任务督办”三套流程。有一个恰当的作战工具的比喻是：“13710”是狙击枪，特点是指哪打哪，针对性强；年度行动计划是机关枪，特点是全面性、系统性；月度工作任务是步枪，特点是临时性、指引性。三是流程发起形式使用“督办卡”填报形式，发送给事项责任人，“点对点”地督促各项任务的落实。总之，企业信息化建设可以帮助解决企业发展过程的统一性、便捷性、实时性、协同性、安全性等问题，实现企业管理的智能化，提高管理的效率。

参考文献：

[1]杨宝安.基于自主开发模式的C公司企业信息化项目管理研究.苏州大学硕士论文,2013

[2]唐州欢.公司的综合管理平台的设计与实现.北京交通大学硕士论文,2015

作者：贾京京 单位：山西焦煤集团有限责任公司