企业管理意识档案鉴定工作影响分析

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摘要：档案鉴定工作就是科学合理地辨识馆藏档案的利用价值，剔除无利用价值的档案，优化库存，有效降低企业管理成本。由于这项工作对档案管理工作有着直接的深远影响，实践中档案工作者对档案鉴定工作持非常谨慎的职业态度，企业的管理意识对档案鉴定工作起着决定性影响。

关键词：管理意识；档案鉴定；影响

档案记载着企业经营管理的全过程信息，有着珍贵的历史价值和利用价值，但是随着企业经营年限的延续，存在着巨量无利用价值的档案资料占据着库存资源。企业按照国家档案管理规定需要承担库房、设备、装具、管理人员、信息存储、复制、修复等多项费用，并且随保存期限延长，管理成本将会呈增长趋势。因此，企业必须考虑避免冗余档案，保持合理的库容量，降低管理成本。档案鉴定工作是以科学、合理的标准和原则判断馆藏档案的利用价值，将无利用价值的档案销毁，但是此项工作存在较大误判风险，对档案有着深远影响。此时企业的经营管理意识对档案鉴定工作起着决定性影响[1]89。

一、企业管理意识与档案鉴定的关系

企业通常对档案鉴定工作持非常谨慎的态度，必须调配人、财、物等重要资源，协调多部门共同协作完成。这需要企业经营管理高层的决策，与企业经营管理意识息息相关。因为企业高层管理意识中是否把档案管理作为企业管理整体中的一个环节，影响了档案鉴定的结果。实践中我们可以看到，绝大多数企业，特别是国企的档案鉴定工作是以失败告终的，因为企业高层主观上对档案管理工作关注度不够，不愿意调配相应资源制定科学、合理的档案鉴定原则和方法，开展档案鉴定工作。甚至为了规避档案鉴定的管理风险，会采用保守的方式，即无论档案有无利用价值，一并保存，极大地浪费库存资源，直接增大了企业的经营成本。究其缘由，就是企业经营管理意识中缺少对现代企业档案信息资源的管理意识。企业需要重新认识档案的重要性，从档案鉴定原则、标准、工作程序以及资源配置等环节加强管理。

二、建立档案鉴定的原则和标准

企业应根据经济环境、经营范围和行业特点，加强现代企业档案信息资源的统筹管理，并将档案资源管理升级到知识管理层面，与当前社会经济发展的总要求相匹配。企业高层要对馆藏情况有足够清晰的了解，对档案形成及类别进行分析，结合企业经营管理战略目标，确定档案鉴的总体原则和标准，用以指导档案鉴定工作。

1.档案鉴定原则。档案鉴定原则是鉴定工作最根本的依据，是实现档案鉴定目标的关键因素，一般包括综合性原则、衍生性原则、整体性原则、经济性原则。（1）综合性原则。全面评估档案的综合特征及其影响因素，从档案收集、整理、审查及组卷等归档工作环节入手，全面兼顾档案的内外重要因素，充分考虑档案的具体内容、责任主体、形成时间、介质载体等要素，综合分析鉴定档案实物价值。（2）衍生性原则。企业档案是记载企业过去经营过程信息的媒介。从形成时间角度来说，它属于企业的历史资料，鉴定档案的价值就必须考虑到形成时的历史环境。但档案在不同的时间范围内，会体现出不同的利用价值，具有广义上的不明确性，会根据环境变化衍生出新的以往未发现的可利用信息。因此,判断档案的价值应包括但不限于档案形成时期价值，还要注意其后续效用及企业所处行业的长远需要。（3）整体性原则。档案鉴定工作中整体性原则是最为关键的环节。档案的形成包含着项目或事务计划、设计、批复、实施和竣工等全过程的信息，是相互关联的整体。我们评估档案价值，需要用全局视角观察和梳理，充分考虑档案形成时的环境和运用范围的因素,准确辨识档案价值。（4）效益性原则。效益包括经济效益和社会效益，经济效益可以量化，而社会效益不能完全量化，但可以定性。这可以作为企业鉴定档案价值时的指导思想。企业既不能忽视冗余库存耗费的成本，必须保持合理的效益和成本比例，还要保留曾经对社会产生重大影响的重要资料。我们要充分评估保存档案的成本与其利用价值的关系，遵循档案利用价值大于保存档案的成本原则。

2.档案鉴定标准。档案鉴定人员从不同的专业角度考虑档案的价值，难免会存在主观意识，因此确定档案鉴定的标准是保证符合客观实际和鉴定质量的关键。可依据保存从宽、销毁从严,孤本从宽、复本从严,本单位文件从宽、外单位文件从严,年久的从宽、近期的从严的思路，以经营管理的发展为目标，分析档案的实质内容，结合档案形成单位行文时的目的、范围和最终实施结果，考虑全宗的完整程度、责任者、产生时间、可靠程度、名称和外形特征等因素,确定档案鉴定标准的量化和定性指标。（1）档案实质性标准。档案实质内容是鉴定档案价值的基本标准。档案内容直接记录着企业项目或主营业务活动的全过程管理重要信息。企业档案实际利用的统计数据显示，档案的借阅需求很多集中在档案的前期立项、批复和设计等文件中的具体数据内容,可以将档案需求作为鉴定档案价值的量化指标，例如借阅人次、关注的具体内容以及调卷次数等。（2）档案实用性标准。企业经营性质和范围不同，档案的具体需求和利用就有所不同。特别是国企，在注重效益的同时，还赋予了特定的社会效益。应重点保存记载重大政策（事件）、重要人物、特殊产品及成果等方面的档案。应充分了解自身馆藏总体格局和特色，在准确掌握各类档案案卷的调阅次数、利用需求量基础上，将具体档案案卷标记出来，筛选后作为实用性量化指标，并结合档案形成的时间、单位的具体目的等要素制定定性指标,例如具体案卷（件）题名、行文单位性质及目的、页数、保管期限等。（3）档案保管期限标准。在实际工作中，通常会在档案到期时重新鉴定保管期限，这也是档案鉴定的工作之一。关于档案的保管期限，国家档案相关管理制度以及行业标准（T28）等都明确规范了保管期限，即永久、30年和10年，可以作为量化指标[2]。

三、档案鉴定工作程序

1.专设档案鉴定管理组。可归口管理或独立；档案鉴定工作需要跨部门联合工作，建议由企业副总经理级别的人分管，其权限有利于调动多部门协作工作；档案鉴定管理组负责协调、检查、指导和督促鉴定工作；负责鉴定工作的资源配置；负责编制档案鉴定工作方案及实施；明确相关配合部门的责任等。

2.编制档案鉴定工作方案。编制工作方案时必须明确鉴定工作基本原则、工作计划、具体范围、鉴定工作程序和方法、鉴定后的预处理、档案销毁审批以及完成的时间节点等要素。

3.合理规划鉴定资源配置。档案鉴定工作涉及企业组织机构、经营范围、专业技术、经营管理、财务状况、人力资源、行业环境等方面资源，必须在鉴定工作启动前提前进行规划管理、资金预算和人力调配，以保证资金充沛和人员到位[3]。档案鉴定工作直接影响企业档案馆藏整体结构，也关系档案的最终归宿。此项工作也存在较大风险，每个企业对档案鉴定工作基本上是慎之又慎,但是冗余库存形成的管理成本将会逐年呈倍增长，我们往往容易忽略这部分的成本因素。因此,企业必须站在生产经营管理的大局高度，开展档案鉴定工作，提高档案利用价值，有效控制档案保存成本与经营管理成本的比例。这也是企业档案总体管理水平乃至综合管理水平的体现。

参考文献

[1]王传宁，张斌.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

[2]科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）[S].北京：国家档案局，2009.

[3]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

作者：何军勇 蒋明 单位：中核四川环保工程有限责任公司研究馆员