企业管理与行政文秘工作作用分析

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摘要：近年来，经济的不断发展为各领域企业的发展提供了充足的空间，但也提出了更高的要求，面对严峻的市场竞争，企业需要从经营发展理念到内部管理工作进行转变与创新，才能适应社会的快速发展和市场环境的变化。行政文秘人员是企业中的复合型人才，随着企业的改革与发展，对行政文秘工作的要求也逐步提高，文秘人员必须在思想上与企业保持一致，与时俱进，积极创新工作理念与方法，才能充分发挥行政文秘工作的价值，为企业的稳定发展提供助力。本文主要围绕企业管理与行政文秘工作的综合作用进行浅析，提出一些建议。

关键词：企业管理；行政文秘工作；综合作用

在经济新常态背景下，各行业、企业若想在市场竞争中提高自身的竞争实力，确保自身的长远发展，就必须将目光放得更加长远，全面分析内部职能机构管理的现状，如企业内部管理、行政文秘、人事资源管理等各个方面，以市场发展作为导向，积极转变管理制度及职能，紧跟市场发展脚步，确保企业以长远稳定的势态发展。在企业的管理工作中，行政文秘人员的综合素质、技能水平在一定程度上决定了管理工作的实效性，所以企业需要在不断推进内部管理和行政管理的基础上进一步关注行政文秘的综合作用，确保行政文秘工作的职能得到有效发挥。

一、积极转变思想，适应现代社会发展

企业运营的主要目标以及发展的循环动力来源是经济效益，创造更高的经济效益是企业的立足之本，也是其发展目标。在这一点上行政文秘工作也需要将企业经营效益作为自身的工作目标，所以行政文秘人员也需要在自身的思想和方法上进行转变，及时感知市场经济变化和企业运营发展要求，从而调整自身的工作模式，确保行政文秘工作能够顺应企业环境的变化而变化，满足企业要求，促进企业适应市场变化。市场竞争形势愈发激烈，而企业若想在这一环境下保持竞争优势，那么首要的任务便是从自身的内部做起，优化内部结构、改善内部管理模式、确保内部的协调性，只有优化内部环境，才能更好地适应外部环境，根据对市场的预测和分析调整营销模式。在此期间，行政文秘参与的企业管理工作，也需要针对企业的内部管理、生产经营和其他环节的薄弱项严格控制，并且调整自身的思维模式和管理模式，适时参与对外经济活动，更新行动方式，主动把握市场动向，根据市场信息来整合分析。通常情况下，行政秘书服务的是企业的高层管理人员，因此需要具备明确的全局意识、超前意识、廉政意识等，在市场环境下推助企业稳定发展[1]。

二、积极发挥行政秘书职能，为企业发展出谋划策

在新时期背景下，企业的运营与发展处于一种挑战与机遇并存的状态，经营环境具有明显的复杂性和多变性，这导致企业的经营发展决策也具有一定的风险性，企业领导决策更需要有全局性和灵活性。行政秘书的职能使其需要为企业的发展决策发挥辅助作用，这对于企业的发展来说至关重要，但也对行政秘书工作具有一定要求，需要行政秘书工作要以领导工作为中心，积极响应企业党政部署和重大行动，成为企业共同体，与企业领导同目标、同行动、同思想，共同为企业的长远发展出谋划策。行政秘书人员需要顺应时代的发展提高自身的信息技术水平，在当今信息时代的背景下，信息化成为各领域的一种发展趋向，而信息技术也是推助企业发展，改善生产、管理流程及效益的有效途径。而在这一条件下，行政秘书的工作内容也需要进一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成为领导参谋和协调的重要方式，行政秘书人员需要利用信息化的技术手段将信息进行整合、分析、处理、制定预案、谋划，为领导人员决策提供支持的同时，降低决策风险，为企业的发展提供可靠保障。而信息服务作为媒介，也是行政秘书的主要发展方向，能有效提高行政秘书人员的工作水平以及工作的自身价值。

三、提高风控力度，拓展工作领域

随着企业的不断发展，经营规模也在不断拓展，这使得行政文秘工作所涉内容也更加宽泛化和多样化，工作领域进一步延伸，逐渐渗透到内外经济事务的处理上，不管是生产管理还是内部协调、接待事务等都需要由行政秘书协助开展，或以企业经营目标为导向发挥辅助作用。在对外事务上，行政秘书涉及的内容通常包括信息的收集、分析、处理、报告及问题提交，规划组织经济活动，配合企业产品组织、订货等活动。同时，在目前的市场环境下，行政秘书不但要协助企业实现经济市场内部联络，与其他企业及建立合作关系，并且还需要与政府机构建立协调的合作关系。若想促进企业的长远发展，行政秘书还要充分运用自身的语言沟通能力、文字编撰能力、观察能力、分析能力来从事经济交流活动，并在工作期间不断锻炼自身的策划能力和公关能力，协调好和各方的沟通关系，满足企业及领导的要求，确保行政秘书工作内容不断拓展的条件下也能更好地适应工作，为企业的长远发展提供动力[2]。

四、提高行政秘书人员综合素养

综合素养顾名思义是具有综合性的能力素养，包括知识素养、道德素养、职业素养等，不同的行业和岗位对于人员素养都具有一定的要求，只有具备足够的综合素养才能更好地胜任本职岗位，并在本职工作中获得良好发展。对于行政秘书工作来说也是如此，综合素养直接决定了行政秘书工作的开展质量，因此需要在选拔或聘用时重点考查其综合素养水平，并对现有人员开展培训活动，为现有的行政文秘人员搭建能力提升平台。企业可以选择实用性较强的轮岗培训制，轮岗培训制指的是让行政文秘人员在各部门各岗位轮岗实践，在实践过程中积累工作经验和业务水平，并通过轮岗作业发现其中可能存在的问题并及时上报，对该部门人员的思想、行为信息进行收集并反馈，针对企业现行的薪资制度、管理制度、晋升通道等进行改善，设定科学的轮岗培训目标，加强行政文秘人员的理论知识水平和实践经验，为人员综合素养的提升提供帮助。另外，企业也可利用行政管理知识培训活动来提高行政文秘的管理技能，帮助其了解企业的发展规划与发展理念，进一步了解企业内部各岗位，针对其中存在的不足和问题进行反馈，并提出具有参考性的意见。在培训活动期间，也可以结合人力资源部门和行政部门针对人员进行绩效考核，充分激发人员的工作潜力，也让行政文秘工作人员在参与培训的条件下能够发现并收集意见，改善企业的管理制度和人力资源配置，进一步协调企业的内部结构。最后，轮岗培训期间，若行政人员在绩效考核中的表现未达预期，那么企业可以改变一下思路，发掘人员在其他岗位可能存在的优势和身上的亮点，经过人力资源调配来发掘并发挥人员潜力，保证人员的能力与特征可以与岗位充分契合，为企业的长远发展打下人才资源基础，让各部门人员都能为企业的发展发挥自身的作用[3]。

五、拓展行政文秘岗位职能

在企业日常管理中，需要明确行政文秘工作的职能，特别是以文职为主的行政文秘工作，若想全面发挥行政文秘工作的岗位职能，便需要积极转变对行政文秘工作的认知，才能通过行政文秘工作来协调企业内部部门的关系，加强市场认知能力。如企业在开展内部会议时，传统的行政文秘需要协助进行会议规划和组织，而现念下的行政文秘工作与企业管理结合，不但要参与调整会议的主题，记录会议过程，同时还要为企业的后续管理、后续决策，以及会议内容进行跟进，最后生成文字报告。现代企业中的行政文秘工作在结合企业管理时，更能够充分发挥其管理职能，更好地协调和控制各阶段工作。

六、提高行政文秘人员个性心理

优秀的行政文秘在企业各级领导中也能发挥明显的协调效果，因此行政文秘人员要具有一定的公关能力和个性心理。现代企业注重企业文化建设，侧重于团队精神的引导，树立内部的共同发展观，只有这样才能更好地凝聚内部力量。而行政文秘工作需要具有较高的个性心理，才能保证内部的团结性和协调性。同时，在外部公关工作中，较强的心理素质也能让企业在新环境下保持稳定的发展势态。如美国IBM企业，每年都会举办庆功会，重点表扬内部业绩优异的人员，在庆功会开展期间，高层管理人员都会亲临现场主持会议，参与期间的表彰和颁奖环节。庆功会还会邀请股东代表和受表彰的优秀员工家属，这进一步加强了企业内部人员的归属感与责任感，而行政文秘人员在其中也能发挥自身的协调职能和会议规划职能，形成团队合作精神和心理归属感，对企业内部凝聚和发展来说具有明显的促进效果。

七、结语

对于企业来说，长远发展和提高经济效益都是其主要目标，而现代化的企业需要用现代化的理念及方法来指导运营。行政文秘工作也要适应企业的现代化发展，积极转变自身的观念，不断提高自身、加强学习，发挥岗位的综合价值。行政文秘需要了解市场经济发展的动态，结合自身工作与市场经济变化，为企业提供参考性的决策意见，推助企业长远发展。

参考文献：

[1]杨向国.企业管理与行政文秘工作的综合作用研究[J].现代商业,2019(14):109-110.

[2]郑雷蕾.企业管理与行政文秘工作的综合作用研究[J].中外企业家,2017(14):127+129.

[3]王少双.试论企业管理与行政文秘工作的综合作用[J].科技创新导报,2012(12):244.

作者：杨晓燕 单位：中交第四航务工程勘察设计院有限公司