企业管理信息化技术分析

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1施工企业运用信息技术的现状

我国用20年左右时间从工业发达国家引进项目管理的概念、理论、组织、方法和手段,取得了不少成绩。但是应认识到,在项目管理中最薄弱的工作环节是信息管理。至今多数业主方和施工方的信息管理还相当落后,主要表现在对信息管理的理解以及信息管理的组织、方法和手段基本上还停留在传统的方式和模式上。很多企业对信息技术的运用还停留在20世纪70年代的程度,即仅仅是单项程序的应用,没有形成一个系统,信息化的优势并没有得到体现。而信息化的根本优势在于信息的集成和共享。目前国内施工企业信息化的进程参差不齐。一些大型企业已建立了办公自动化系统、招投标系统、设计计算系统、项目管理系统等,初步实现了企业的信息化管理。但多数施工企业的信息化程度还比较低,很大一部分工作还依靠手工,信息基础平台不健全,应用专业软件的范围较窄,主要集中在财务、预算软件上,且以单机版为主,没能实现信息资源的共享和自动传递。例如做个报表,有的人是把各种数据都算好了再一个个录入电脑,似乎用电脑做只是为了美观,效率反而更低了,殊不知Excel软件本身具有极强大的计算功能和数据库功能,而且还能进行判断、分类汇总、排序、形成图表等。这还只是对单项程序运用的不到位,至于各部门之间的集成共享就更谈不上了。还有一些企业由于基层的管理较为混乱,使得专业软件很难发挥作用,出现软件用了没效果,或是软件有人买没人用的局面。究其原因,一是对信息化没有予以充分的重视;二是认为配置了电脑等软硬件设施就是信息化了。

2运用信息技术的必要性

那么是不是说作为一个施工企业,现有的管理模式已经很好了,并不需要那么高深的信息技术呢?事实并非如此,传统管理方式存在业务流程混乱、沟通不畅、信息迟滞等问题。据国际有关文献资料介绍,建设工程项目实施过程中存在的诸多问题中2/3与信息交流(信息沟通)的问题有关;建设工程项目10%～33%的费用增加与信息交流存在的问题有关;在大型建设工程项目中,信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%～5%。由此可见,信息管理的重要性。

2.1施工管理信息化是有效利用信息资源的需要

信息是一种资源,如不能进行有效存储、处理、传递,便是对资源的浪费。如,建筑物建造过程中,混凝土浇筑之前的数据除了混凝土的强度标号、数量外,其他信息几乎全被忽略。而被忽略的水泥、沙石等原材料物理、化学品质,混凝土的搅拌情况,出厂时间,出厂时的天气情况,运输时间及道路交通情况等都可能影响混凝土的质量。浇筑之后除了浇筑部位和浇筑方量之外的数据也几乎全被忽略;而信息技术在施工企业管理中的应用被忽略的混凝土振捣情况、试块情况、养护情况、钢筋制作情况等同样也关系着工程质量。信息化过程处理是将这些数据及时、有序、成批的储存。这里强调,可追朔性、可公示性和可传递性是对信息化过程特征的要求。可追朔性就是信息具有一定的正向或反向查阅功能;可公示性表明数据有条件查阅功能,不是个人行为管理;可传递性表明所有的情况不局限在某地,有能在网上传输能力等。

2.2信息技术能使项目处于受控状态

项目管理的过程同许多系统的运行过程是一样的,应该是一个PDCA的循环过程。这中间最重要的是一个反馈机制,工业生产之所以能实现自动化,就是因为有这样一个反馈机制,能够及时把运行过程的偏差反馈到控制系统,控制系统才能及时进行调整,从而保证生产过程相对稳定和受控。但实际工作中,有时大家都不清楚系统的运行状态,无法实现控制生产过程。例如,混凝土的量差问题是一个老问题,但往往是工程结束后才知道出现量差。对这个问题,理想的状态应是现场人员在向混凝土生产系统要混凝土时,就应具体、准确知道混凝土将要浇筑的部位及用量,如一个基础预测需浇筑混凝土10m3,如果浇筑12m3仍没完工,就要考虑是不是什么地方有问题了。这样每次浇筑后马上就可以知道量差的多少,就不会积累到最后差几千方还不知道差在哪里。在成本、工期、质量的互动影响及工程中众多的不确定因素等问题中,对项目成本管理者而言,最重要的问题是不能“实时”掌控准确的项目成本信息,等成本核算后,再对项目管理进行决策为时已晚。因此,加强项目成本管理的“信息化”,信息能及时反馈使项目处于受控状态是极其重要的。

3信息技术在施工管理中发挥作用的方面

良好的项目管理必须具备以下3个因素:①对项目的认知:通过信息系统的实施,将项目进行工作分解、流程重组,使项目结构更加清晰、重点更加突出,有利于对项目的整体认知和把握。②为项目提供良好的协同环境:通过对任务的分解和落实,各部门、各参与方对自身的职能以及在整个项目中的位置都有清晰的认识,有利于分工合作。③进行有效的控制。信息系统的最大优点是资源共享和反馈及时,有利于实施有效控制。具体来说,信息技术在以下方面可发挥其作用。

3.1工程管理方面

(1)投标。工程量计算、投标标书制作。(2)施工组织。施工平面图;网络计划,丰富的、准确的信息,先进的分析方法,是决策、计划的前提。现在的许多网络计划,往往编的时候不是通过很准确的计算,仅凭经验,过程控制也只是针对几个大的节点,甚至是否科学也不得而知,相应的资源配置计划也不清晰;钢筋翻样;模板及脚手设计、计算及配置;深基坑围护方案、设计、计算等。(3)过程控制。预决算、成本控制;财务管理;质量安全管理;施工现场监控;统计报表等。(4)资源管理。人力资源、材料、设备配置;合同管理;图纸管理。

3.2办公自动化

办公自动化涉及财务统计报表、档案管理、办公信息管理、人事管理、固定资产管理等,作用包括信息传递、电子邮件、公文流转、工作日程安排、协同办公、工作流程自动化等。对于大量的信息沟通、交换及共享的需要来说,无论哪种形式的办公自动化系统,都应该包含办公过程所需要的信息的沟通、交换、共享等基本功能,需要建设一个高可扩充性、高可靠性、高性能的网络通讯平台。因此,实施办公自动化,应当从建设一个高可扩充性的通讯平台着手,从基本的事务处理层应用开始逐步实施。通过办公自动化系统实现一个日常办公系统、一个信息服务系统、一个有效的文秘档案自动化信息管理系统,实时处理各种业务数据,并将处理结果进行传递,全面提高工作效率。

3.3企业管理数字化

企业管理数字化就是利用计算机信息处理能力和网络传输数据的能力将企业在管理、工程、造价、成本、物资、计划、统计、技术、质量、安全、行政等方面的信息,经集成并综合处理为企业管理者所需要的信息,如:施工进度、物资供应、成本核算等,以利于进行实时管理、降低成本、保证质量、增强自身的竞争力。各子系统间密切协作,使各个业务部门都能及时、准确地查阅所需的相关信息,从而使企业达到“管理工作信息化、复杂工作简单化、发现问题及时化、成本核算科学化”的目的。

4进行施工管理的信息化的手段

4.1切合实际的指导思想

信息化是一个渐进的过程,不能贪大求全、照抄照搬,而应结合企业实际逐步完善。比如ERP(企业资源计划系统EnterpriseResourcePlanning)、MIS(管理信息系统ManagementInformationSystem)这些大型的系统固然好,但其投入也是巨大的,实施起来比较困难,最好是立足现有的资源,通过一些局部的改进,积累经验,逐步完善。首先是意识的转变,要通过宣传、培训树立信息化的观念。信息化是一个全员参与的过程,需要各方面的协调配合。其次,是应充分发挥现有资源的潜力。现有资源包括硬件、软件、人员。关键是把这些资源优化组合,进行业务流程的系统设计,使信息的收集有的放矢,使信息的查询有迹可寻,充分发挥作用。

4.2领导重视的持续保障

信息化是一个长期的系统工程,需要投入一定的人力、物力、财力,还需要协调各方面的关系,理顺业务流程,同时信息化在短期内不可能做到很完善,也不能达到立竿见影的效果。因此,只有领导重视才有可能坚持下去。

4.3统一规划,理顺业务流程

在用好单项程序的基础上,统一规划,理顺业务流程有个重要的思路,那就是数学中的反向推导,也就是我们希望得到什么结果,就反向去寻找需要什么样的条件。以投标过程为例来说明如何运用信息技术来提高效率:(1)拿到图纸以后,要进行工程量计算。①涉及软件:工程量计算软件、钢筋计算软件(如清华斯维尔三维算量3DA2006,工程量及钢筋一体化计算)。②输出:工程量(可以导出为Excel表格,也可以导出定额数据库,直接为套价软件运用)。(2)报价。①涉及软件:如宏业清单计价专家,可以从斯维尔三维算量中直接导入数据。②需要数据:工程量;材料价格→材料价格信息库(企业自建或参考信息价)、市场询价→供应商目录;企业定额(人工、材料的实际消耗水平和先进水平;措施项目的实际消耗;各类型工程造价的参考数据)。③输出:工程造价,包括人工、材料等各项资源的用量(可输出定额或清单表格、Excel表格)。(3)商务标。①涉及软件:专业标书制作软件或Word软件。②需要数据:工程造价(企业实际消耗)、证照及业绩资料、近三年的财务报表、类似工程合同。(4)技术标。①涉及软件:专业标书制作软件或Word软件、专业平面图制作软件或AutoCAD软件、项目管理软件P3或Project。②需要数据:工程量及资源需要量(用于排定进度计划)、人力资源数据(项目经理简历、各类管理人员简历)、工程信息数据(在建及已完工程数据)、施工机具数据(设备型号、产地、功率等)。③输出:场地布置、设备选型、进度计划、施工方法等。从以上分析可以看出,任何一项工作都不是孤立的,其输入和输出都与其他工作息息相关。而信息化的意义,就在于使各项工作的信息传递更为顺畅,使各项工作中产生的信息都能存储下来,在今后工作中随时调用。通过这样的需求分析和反向推导,就可以明确哪些是有用信息,需要哪些软件,各部门需要收集哪些数据。据此对项目的业务流程进行重组,设计出一套系统的表格分发到各相关部门,用以收集日常工作中有用的数据,然后将这些数据以电子文档的方式进行传递和存储共享,最后汇总给决策者,为管理和决策提供科学的依据。

4.4持续改进

数据只有不间断地收集并且积累到一定数量以后才具有参考性和代表性,才可以作为预测的依据。系统的建立也不是一朝一夕的事,需要在实施过程中不断发现问题、解决问题,从而不断进行完善。综上所述,信息化管理作为一个较为新生的事物,在建设过程中难免会走些弯路,随着竞争的加剧,施工企业急需利用信息技术来加强科学管理,降低成本,提高效益,提升企业综合竞争力。信息技术的运用并不是高深莫测,利用好现有的资源,通过科学的组织便能取得较好的效果。所以说,信息技术在施工中的运用必须进行而且是可行的。