企业电子档案管理思路

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一、电子文件与电子档案

由于办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通讯技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨、照相等方式形成和传递的企业公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等等，都可用电子计算机完成，由此而产生了电子文件。通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上归档保存，即形成电子档案。目前电子文件与电子档案尚无国际标准化定义，我国也仅对电子文件作出了解释，即“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码系列。”其主要特征是数字的、网络的、计算机能识别并处理的介质文件。对于企业而言，电子档案是企业从事经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对企业和社会具有保存价值的历史记录，并遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则;任何电子档案，当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备。对于现代企业管理而言，网络化、集成化是企业提高科研、生产和管理水平的必然选择，在这种前提下，电子档案具有双重性，既是企业推行现代化管理技术的产物，也是企业推行现代化管理技术的手段。企业的档案工作，面临着科研、生产、经营等活动一系列变化所带来的问题，一方面，信息源、信息量、信息处理难度、信息协调需求不断增加，计算机辅助设计、制造、管理日益普遍，电子文件越来越多，档案管理由封闭型转向开放型;另一方面，信息处理技术的日益进步，特别是现代化管理手段的采用，各种实体和虚拟系统的建立，电子档案管理深入到企业各部门、各系统工作内部并成为它们的一个部分或一个环节。因此，应以开放的观点制定档案工作在企业内部的运行机制和工作秩序，把电子档案工作有机地融人企业网络运行，切实参与企业活动，促进企业的全面发展。

二、电子档案在企业管理中的应用

电子档案产生于数字技术环境中。数字技术的关键在于能将图像、声音、文字等信息转换成数字，以便电子计算机处理、保存和利用，并能解决纸质档案所不能解决的一些信息记录问题，如活动的图像、声音、精确的过程、海量存储信息等等。在现代企业管理中，在纸质档案与电子档案并存共用的今天，电子档案有着更加广阔的发展前景，必将越来越广泛地被企业认识和利用，既能更加充分地开发各类档案信息资源为企业、为社会服务，又使档案事业自身在电子、信息时代继续得到光大发展。

1.简化工作环节。将复杂的问题简单化，变难为易，是电子档案的基本工作方式。档案管理涉及的部门、环节过多，对提高档案工作效率极为不利。电子档案就是要在企业的统筹安排下，减少不必要的环节，归并一些职能，以实现电子文件的收集和共享利用。

2.完备工作秩序。制度化、秩序化是现代企业管理的基本要求，也是电子档案工作的要点。企业信息网络健全以后，电子文件的收发完全按工作秩序自动完成，提高电子档案的工作效率、准确执行指令的特性也要求其必须秩序化，而电子文件的信息内容在载体上是以二进制代码化及数字化的光、磁信号表示，这为电子档案的秩序化操作提供了良好的环境和条件。

3.集成管理信息。档案工作的主要职能是对分散的档案信息集中控制并使其便于利用，电子档案的出现更加促使局部环节的协调向全面实质性的一体化方向发展，即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。随着企业竞争的加剧，信息的流动变化加快，依靠纸张等实物的大量物流来传递信息己无法满足企业的要求，动态的档案信息只有集中统一管理，才能保证每个工作单元得到所需要的全部实时动态信息。而电子档案的计算机网络信息技术为企业信息的集成管理提供了很好的解决方案，控制了一点，就控制了全局，最终实现系统集成、资源共享。

4.优化管理环境。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上，信息数字化是电子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在电子计算机软、硬件平台上对电子档案的内容加以转换，还原成人们能够直观理解和习惯阅读的格式进行显示即可，从而极大地改善了档案工作的管理环境。

5.通畅管理渠道。方便、快捷地传递档案信息，是电子档案的一大特性。同传统的纸质档案文件传输、通信传输等信息传递方式相比，减少了大量的管理环节，尤其在我们建筑施工企业，面对工点分散、点多线长等无法改变的事实，利用计算机平台和终端处理技术，建立内部虚拟信息传递网络，必将大大提高工作效率，减少管理环节和费用。

6.交互档案成果。电子文件具有信息交互性，即人们可以通过与计算机进行对话来互相传递信息，从而主动地控制计算机进行工作而不是被动地接受，为利用者提供技术支援，便于对文件档案进行复制、删除、修改和完整准确地备份拷贝，还可以使更多的读者同时利用同一份电子档案，建立利用者需求预约文档，通过系统对这些申请进行处理，及时将相关的电子档案加载到档案利用系统或网络查询系统中供申请者使用，使档案工作成果最大限度地被加以利用。

三、电子档案管理中存在的问题

电子档案崭新的记录和存储方式为人们带来了极大的方便，但也存在着一些暂时无法解决的缺陷和问题，有待于我们在不断创新中寻求解决的方法和途径。

1.原始性问题。一是电子档案最初的物理载体很难归档。二是电子文件最初的物理载体归档已失去了传统文件材料归档的保真意义。三是电子文件的精确复制件可以代替原件。四是电子档案载体上原始内容信息完整准确地再现，与是否是最初的物理载体无关，而是与文件形成时计算机的软硬件相关联。由于电子档案信息与载体的相分离性，信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性，已决定了电子档案不再存在“原件”概念。

2.真实性和完整性问题。一是收集电子文件时往往忽略了采集背景信息和源头数据。二是一些草稿性的电子文件处于自生自灭状况。三是部分文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档。四是电子文件目前所选用的载体不耐久。五是电子文件复制起来真假难辨，其处理过程具有隐蔽性，更改可不留痕迹，面临着修改、盗窃、丢失、销毁的危险。六是电子档案无法象传统档案那样签名盖章，不再具有特定载体对信息的固化，文件与其存储的载体已不如传统文件那样存在永恒的依附关系，因而使其真实性大打折扣。

3.安全性问题。一是电子文件的信息能够轻而易举的被擦除。二是电子文件存储的材料介质十分易损，对环境条件要求很高。三是人为的错误。四是计算机病毒对电子文件的破坏。电子档案的处理环境是计算机及网络技术，如果不采取特别措施和严格的阅读、修改权限控制，就很有可能发生在网络的任何终端上读取网络设备上电子文件的现象，因此，网络的不安全性将是限制电子档案发展的主要障碍。电子档案虽然不可能完全取代传统的纸质档案，在目前企业管理中仍存在一定的缺陷，但作为现代企业的发展方向，电子档案必将成为势不可挡的潮流，在现代企业管理中发挥越来越重要的作用。因此，档案工作者必须保持清醒的头脑，转变传统观念，不断优化自己的知识结构，提高计算机应用技术、信息处理技术在电子档案管理中的应用程度，并辅之以相应的配套管理模式、方法和手段来规范电子档案管理，采取有效的技术措施和管理措施，以科学的方法解决存在的问题，信心百倍地迎接电子档案时代的到来。