企业档案管理信息化与标准化建设探究
前言：想要写出一篇引人入胜的文章？我们特意为您整理了企业档案管理信息化与标准化建设探究范文，希望能给你带来灵感和参考，敬请阅读。
摘要：随着社会经济的不断发展，企业档案管理信息化建设的重要性与日俱增，这意味着人们对档案管理提出了新的要求。档案管理作为企业的重要组成部分，不仅种类繁多，而且数量众多，传统的管理模式已不能满足企业的发展需求。在当今信息时代，企业必须加强档案管理信息化建设，将信息技术融入档案管理当中，才能有效提高档案管理质量，充分发挥档案的作用，以此来促进企业健康稳定发展。文章探讨了新形势下企业档案管理信息化建设的策略。
关键词：企业；档案管理；信息建设
对于档案来说，是记录各种信息的活动，而对企业来讲，是记录企业发展的历程的，档案管理是需要综合性的工作，所以在管理的过程中，会经常出现各种各样的问题。为了能够有效将企业档案管理进行改善，信息化档案管理建设成为了现代企业档案管理的主要方向，所以企业需要不断创新档案管理的方法，充分利用信息技术加强档案的建设，以此来提高企业的经济发展。
1信息化企业档案管理的优势
（1）提升企业的工作效率。随着信息时代的发展，无论在生活中还是企业当中，都需要使用大量的信息数据。在利用信息化进行档案管理的过程中，信息化能够从数据库快速将数据与信息提取出来，并且能够筛选出不符合数据的信息，这样一来，不仅能够有效提高企业的工作效率，还能够有效避免出现遗漏的现象。在信息化档案建设管理的过程中，信息化档案建设管理是将传统纸质的档案转换为数字化的档案，人工进行档案管理消耗大量的人力和物力，所以，信息化档案管理解决了这一问题，信息化档案管理能够将所获取的数据信息进行保存，并且在查找的过程中，省去大量的时间，由于信息化的普及，企业在查找信息数据时，能够快速查找出所需要的信息，因此，对于信息化档案管理，能够有效提高工作效率并延长档案的使用寿命，以此来提升企业的工作效率。（2）信息化档案管理储存的优势。在企业档案管理的过程中，由于部分企业在使用档案管理的过程中，仍然采用传统的档案管理模式，这样不仅会造成大量的人力和物力消耗，并且工作效率也没有显著提升。为了能够有效改善这种情况，企业在档案管理储存的过程中，可以充分利用信息化进行档案管理，有效避免传统档案管理所出现的问题，能够快速查找出所需要的内容，并拥有大量的储存空间，进而有效改善了传统纸质档案的空间需求。
企业在日常管理过程中，工作内容繁多，且类型复杂。其中，档案管理是极为关键的部分，与企业的经营管理和日常业务的有序开展息息相关。特别是在互联网技术快速发展和普及之前，企业的档案管理工作模式相对单一化。纸质材料通常用作载体记录和保存相关信息数据内容。然而，由于纸张材料自身的特性，在保存过程中存在着一定的缺点和不足。纸张易受环境条件的影响，一旦受潮便会慢慢腐烂和褪色，字迹变得模糊，且纸张容易受损，这增加了工作人员的管理难度。其次，纸张材料相对脆弱，如果受损就很难修复。对于有价值的档案信息资料，一旦遭到破坏，将造成不可估量的损失。因此，信息化档案管理具有重要的现实意义，通过现代化互联网信息技术手段，将档案信息存储和备份到计算机互联网当中，这样能够有效避免档案丢失损坏的情况发生。最后，档案管理包含许多复杂多样的内容，用传统的保存方法如果经常反复地查看和翻阅，这样便很容易造成纸张破损，或者丢失。纸质档案需要大量的纸质材料，管理工作量大，如果档案中的信息太多，分类肯定会更加繁琐，在查找的过程中会出现费时费力的情况。而将信息数据储存到计算机平台当中，并对其进行备份和归类保存，在需要时，便可通过检索功能快速查找到相关信息数据和档案资料，以便工作人员使用。这样也能够大幅度提高企业档案管理的工作效率，塑造良好的部门形象，为企业的稳定可持续发展提供基础保障。
3企业信息化档案管理所存在的问题
（1）档案管理并未融入信息化。随着企业的快速发展，企业并未根据档案管理进行深入地研究及改革，导致企业的档案管理存在着较多问题。在档案管理的过程中，经常会出现档案乱储存的问题，由于档案管理的机制并未完善，所以企业在档案管理的过程中，会不知如何下手，为了能够有效解决这一问题，企业应根据时代的变化进行改革，并对比较重要的档案进行深入分析，如果档案中存在着残缺，应及时进行完善，将所需要的和有价值的信息进行快速储存，避免出现重要的信息丢失等情况。企业在目前的档案管理过程中仍然存在着较大问题，并没有根据社会的发展制定合理的档案管理制度，导致档案管理的制度相对于落后，在出现档案的问题时，不能够及时解决，这对于企业来讲影响是非常大的，长此以往，导致企业档案管理工作效率未有明显提升。（2）档案管理的效率。在企业档案管理的过程中，由于部分企业没有认识到信息化档案管理的重要性，所以，在档案管理的过程中，未能融入信息化档案管理，信息化档案管理是需要与部门进行统一协调的，这样才能提高档案管理的效率以及准确性。但常常有部分企业为了省去时间，未能和部门统一协调，导致在查找信息数据时出现较多问题。由于企业的快速发展，大量的信息扑面而来，如果各部门没有统一协调，会严重影响档案搜索的效率，阻碍企业的可持续发展。如果想要将企业的档案效率提升，先要将各个部门进行统一，如档案管理系统的统一性，在统一后无论是查找资料还是工作效率都会得到相应的提升。（3）信息化档案建设未充分利用。在企业发展的过程中，由于有部分企业对信息化档案管理产生抗拒，所以，在企业档案管理中，没有利用信息化档案管理，这不仅对企业的发展造成严重的影响，并且还会消耗大量的人力和物力，所以，企业应根据时代的变化，制定合理的信息档案管理制度，充分利用信息化档案建设，避免出现在急需查找档案信息时出现失误的现象，造成档案信息的偏差，从而不利于企业的发展。所以企业在使用信息化档案管理建设时，企业应根据自身发展，制定出合理的信息化档案管理方案，这样不仅能够提高企业档案管理的工作效率，还能将比较重要的档案信息进行妥善保存，避免在管理的过程中出现信息泄漏等情况。（4）管理机制不完善。企业所涉及的工作内容复杂多样化，会产生大量的档案信息，因此，档案管理工作至关重要，属于系统性的工作。由于部分企业缺乏对信息化建设的认知和了解，并未配备一些硬件、软件设备，信息化档案管理水平较低，无法高效有序地进行信息化建设工作。产生这些问题的根本原因是企业没有结合实际情况制定相应的管理机制。此外，管理手段和方法相对落后，使企业档案信息化建设工作步履维艰，无法全面有效开展。虽然由于各种因素的影响，部分企业逐渐认识到档案信息化建设的重要性和作用，但在信息技术的实际应用中仍存在许多问题，如缺乏完善的规范化管理体系，特别是对于部分原始资料信息的归档保存，缺乏科学合理的操作指导。此外，部分企业在建立档案管理信息系统与平台之后，档案检索流程并未得到简化，使得档案检索依然比较复杂，档案信息资料也无法实现实时共享，从而导致管理效率较低。（5）专业人才匮乏。在企业信息化档案管理建设的过程中，由于企业的专业人才匮乏，所以在管理的过程中，经常会出现各种各样的问题，企业在招募专业人才时，要根据管理人员的综合素养进行评估，是否对档案管理有一定的认识，企业可以根据自身的需求，对管理人员进行招募。企业档案管理人员如果没有掌握相应的档案储存方法以及处理能力的话，在工作中就会经常出现各种各样的差错，导致企业档案管理出现严重的问题。
4根据企业所需档案管理制度制定合理的措施
（1）根据企业档案管理制定合理的规划。在档案管理信息化建设的过程中，企业首先要制定合理的规划，并将所涉及的范围和档案的内容进行综合分析，根据所需要的管理制度制定长远的目标。在企业发展过程中，只有通过合理的信息化建设，才能充分提高企业的可持续发展。企业在信息化建设的过程中，需要做好部门之间的协调，并将软硬件做到最好，在管理的过程中，如果发现档案错插时，应及时进行处理，才能有效避免问题的发生。（2）充分利用信息化档案管理。企业在日常的管理中，需要所储存的资料先以数字化进行储存，并将各种纸质的资料转化为数字信息，对于较为重要的文件，可以以密码的形式进行储存，避免出现丢失等情况。如果想要查找信息的话，可以在网上进行查询，这样一来，能够快速查找出所需要的资料，以此来提高企业的可持续发展。（3）创新管理理念。随着互联网信息技术的迅速发展与普及，计算机信息技术逐渐渗透到人们生活的各个方面，给人们带来了极大的便捷，同时也改变了人们的生活方式。企业的管理人员必须高度重视档案信息建设工作，积极创新和更新管理理念。可以从以下几个方面入手：首先，要全面贯彻“互联网+”理念与发展趋势，通过定期培训，不断提升管理工作人员的信息技术操作能力与熟悉度，优化操作流程。要让工作人员充分认识到档案管理信息化建设是必然发展趋势，全面掌握当前新形势下档案管理工作的核心要点，努力突破传统档案管理模式中存在的局限与不足，充分运用信息技术，对现有资源进行全面有效整合。其次，相关管理工作人员应当起到表率作用，积极借鉴和学习先进的技术手段，可通过讲座、会议、培训等方式，不断提升工作人员的重视程度，并学会积极适应新的发展潮流，迎接全新的挑战，营造良好的信息化管理氛围。
5总结语
随着社会的快速进步，企业在管理的过程中还经常出现各种各样的问题，尤其是档案管理，由于传统的档案管理经常会出现腐蚀或丢失的情况，信息化档案管理可以将纸质的档案转换为数字化的档案，并能够及时储存，这样一来，不仅能够提高企业档案储存的效率，还能够提升企业的可持续发展。
参考文献：
[1]张斌,尹鑫.中国特色档案学基础理论体系的历史发展与当代构建[J].中国图书馆学报,2021,47(06):36-49.
[2]陈栩杉.区块链技术在录音录像类电子档案存证中的应用与启示——以英国国家档案馆ARCHANGEL项目为例[J].浙江档案,2021(09):42-44,52.
[3]陈辉.基于管理视角的苏州工商档案管理中心工作经验审视[J].档案学研究,2020(05):116-121.
作者:杨晖 单位:连云港市食品药品检验检测中心
