企业档案信息化问题及优化浅析

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摘要：企业档案是企业在生产、经营、研发、管理工作中形成的有价值的记录，档案管理是企业管理和发展的重要基础。随着信息技术的发展，信息化成为档案工作的新趋势。本文分析企业档案信息化存在的问题，提出进一步优化企业档案信息化工作的建议。

关键词：企业档案；信息化；问题；对策

企业档案是企业的宝贵财富，是企业在生产、经营、研发、管理工作中形成的有价值的记录，对企业的发展有着重要的价值和作用。随着信息技术的不断发展，信息化建设成为档案工作的新方向和新趋势。本文将从企业档案信息化存在的问题分析入手，对进一步优化企业档案信息化工作提出建设性的意见和建议，以期进一步做好企业档案信息化工作。

1档案信息化成为企业档案工作的重点

1.1新档案法提出的新要求

新《档案法》将档案信息化提到了一个重要的高度。作为一个有社会责任的企业，其发展必须紧密结合国家的行业动态、遵循法律法规。因此，现代企业应该积极行动，按照《档案法》的新要求，适应新环境和新任务，进一步做好档案信息化建设。

1.2现代企业管理的要求

现代企业制度要求企业产权清晰、权责明确，而档案正是现代企业制度执行情况的真实记录和凭证。对档案进行信息化管理，能进一步推进档案收集归档、规范管理和有效利用，促进企业管理。现代企业制度要求企业进一步改革，厘清工作流程，简化工作手续，而传统的档案管理模式已落伍，与现代企业制度的要求相差甚远，必须将档案信息化作为当前和今后很长一段时间的重点工作。

2企业档案信息化存在的问题

2.1资金及人员投入不够

一些企业档案方面投入的资金和人员不足，档案信息化建设举步维艰。对档案工作的投入不够，致使档案信息化建设滞后。特别是缺少经费和人员，致使档案信息管理平台建设进展缓慢，水平较低，档案信息资源的共享不足，档案信息利用成效较低。产生这些问题的主要原因是领导重视不够，档案信息化建设推进力度不够。

2.2档案管理制度和标准缺乏

一些企业缺乏档案管理制度与标准，致使企业在档案信息化方面的组织和规划约束不足，影响了档案信息化建设的落实。其原因，一是一些企业认为只要将档案收集保管好就行了，使得档案管理制度的执行力和约束力不够。二是缺乏针对档案信息化建设细节把控方面的制度，档案信息化建设难以提高。三是企业缺乏档案信息化奖惩制度，激励作用不明显。

2.3缺乏档案信息化建设专业技术人才

一些企业档案信息化建设处于起步阶段，企业内部档案管理人员缺乏信息化建设的知识储备，加上忙于日常繁琐的工作，学习机会少，知识更新慢，使得既懂档案理论知识又掌握信息化技术的人才匮乏，特别是对档案信息化建设的流程不熟，对其工作细节和要点掌握不全面，工作成效不大。

3企业档案信息化优化对策

3.1进一步重视企业档案信息化建设

企业的发展离不开先进的生产经营，但也离不开档案管理等基础性工作。企业档案是企业发展的历史记录，记载了企业在不同发展时期的关键数据。通过这些档案，能够研究企业的决策变化、可喜的成绩和过去的经验、教训等，能进一步帮助企业科学决策、做出战略规划。在现代企业制度下，企业档案工作如果还是局限于传统的档案管理工作，不思进取，必将成为企业管理的短板。因此，企业档案管理人员应紧跟时代潮流，转变思想，开展以信息技术为支撑的档案管理模式和服务方式的探索，在收集、整理、保存等工作之外，还应该运用现代信息技术，开发企业档案，为企业发展做出档案人的贡献。应清楚地认识到企业档案信息化工作是新时代档案工作的新方向和新要求，要大力宣传档案信息化工作的内容、方式，在企业内部形成大家都重视档案信息化的良好局面。应以宣传贯彻新《档案法》为契机，多汇报、多请示，让企业有关领导进一步重视档案信息化工作，并深入分析企业档案信息化企业档案信息化问题及优化对策文/盛雅苑兰台纵横工作中遇到的困难和问题，将档案信息化纳入企业信息化规划中，进而增加档案信息化建设在人力、物力、设备、技术支持方面的投入，以及计算机软件系统和硬件设施的投入，确保档案信息化建设必需的基础设备到位，使得企业档案信息化建设迈入正轨，有效推进，取得实效。

3.2进一步加强企业档案信息化管理系统建设

新《档案法》规定企业要积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，这为档案部门融入企业业务网络流程提供了机会，也进一步强调了企业档案信息化建设的重要性。随着现代企业制度在企业的逐步建立，企业的生产经营管理工作逐步正规化、科学化和规范化，企业信息化建设也如火如荼开展起来，很多业务系统运用网络办公，有的需要升级换代。在这个时候，企业档案管理部门一定要切实行动起来，积极参与，特别是前期的论证，档案管理部门要有声音，不然业务部门系统更新完成，档案管理部门才提出如何完成归档和档案查阅的问题，为时已晚，造成很多不必要的麻烦。档案部门应以档案前端控制理论为指导，提前介入，在业务系统改造升级论证阶段，提出业务系统与档案系统的接口设置以及归档要求，比如元数据的收集，这是电子数据收集中最容易忽视的问题。这些元数据是归档档案的背景资料，缺了背景资料，则档案的可信度会降低。在业务系统正常运行之后，业务档案就应顺利地在线转移到档案信息管理系统里，然后通过档案管理人员的后期处理，电子档案归档完成。因此，只有进一步加强企业档案信息化管理系统建设，并及时统筹纳入企业信息系统建设中，才能确保档案信息化建设的顺利开展。

3.3规范企业档案信息化管理

在企业档案管理工作中引进网络信息技术，探索档案信息化管理模式，已经成为很多企业档案管理部门当前的重要工作。在这个探索过程中，企业档案管理工作取得了不少成绩，档案管理的质量和水平也得到了进一步提高。但为了进一步优化企业档案信息化管理工作，必须强化企业档案信息化管理的规范建设。如果没有规范的、标准化的档案信息管理制度体系为支撑，企业档案信息化建设就没有可参照执行的标准。目前，档案界有不少关于数据档案建设标准、数字档案馆建设标准、电子档案的归档标准等，但这都是关于专业技术方面的建设标准和规范，针对企业档案信息化管理方面的制度和标准，还需要各企业根据企业自身的情况具体调整。就目前而言，很多企业，特别是大型企业，多地化办公模式，需要总部档案部门拿出企业内部统一的管理制度和标准，才能形成统一的、规范的档案信息数据，否则，就会形成一个个信息孤岛，不能实现档案数据的整合、共享、远程利用。为此，企业在档案信息化建设的初期，就要将制度建设问题放在重要位置，建立规范的、科学的、具有可操作性的标准和制度，并严格按照标准和制度执行，提高企业在档案信息化建设方面的执行力，从而确保档案信息化建设的顺利开展。另外，在双轨制档案管理普遍应用的同时，企业档案在信息化建设过程中，可以对一些低于十年保管期限的档案信息实行“单套制”管理，进一步减轻企业档案管理及库房的压力，进一步历练档案管理人员的信息化管理能力，逐步掌握运用数字签名、电子印章和可信时间戳、数字水印等技术，为企业档案向数字化转型积累经验、储备能力，激发企业档案工作潜能，为企业发展做好档案服务工作。

3.4保障企业档案信息安全

新《档案法》对企业档案信息安全问题作出了明确规定，指出企业应加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。安全问题一直是档案工作的重要底线。在企业档案信息化建设中，安全问题不能忽视，必须进一步优化企业档案信息管理的安全。一是在企业档案信息化建设中树立长远的眼光，着眼于未来，保证档案信息数据的绝对安全，特别是应探索各种不同类型档案数据的储存格式，有利于长期保存，并完成档案数据安全性检测，注意数据备份或开展异地备份工作，做好档案信息存储安全的维护。二是应该高度重视档案信息数据在传输利用工作中的信息安全。档案信息化建设的目的是方便利用，能实现网络化办公，有利于资源共享，但在网路办公、资源共享的同时，保障档案信息的安全就显得尤为重要。应高度重视档案信息系统的维护，从录入、存储和利用等方面进一步构建企业档案信息网络的安全体系，保证信息化管理档案的安全。在档案信息查阅工作环节，要通过各岗位的职责权限设置档案查阅权限，当查阅权限不足时，如有查档任务，应临时授权，一次一用，不得查阅权限之外的档案信息，确保档案信息在查阅过程中的安全。企业档案部门应对档案信息安全高度重视，将确保档案信息安全作为档案工作的重点，实现企业档案信息化管理的健康可持续发展。

3.5培养企业档案信息化专业技术人才

企业档案信息化建设需要人才，目前企业存在着档案管理人员素质不高、人员配置不足、绩效分配偏低等问题，对开展档案信息化建设是很大的制约。要破解这个问题，应进一步配置素质高、能力强的人员充实到企业档案管理队伍中，成为信息化建设的主力军和技术骨干。一是可以通过引进专门人才，设置特殊岗位，纳入企业人才管理，享受人才津补贴，给予专门任务指标，如培养技术骨干、技术能手等指导任务，强将手下无弱兵，使之带领好一个团队。二是针对企业的实际情况，对信息化技术薄弱环节有针对性地开展内部培训，让引进人才作为指导教师，开展岗位培训，提高现有管理人员的业务能力。三是将档案信息化管理人才培养培训纳入企业的人才培养计划，以理论与实践相结合的方式开展培训，在理论培训方面可以请进来的方式，请专家学者前来举办讲座开展培训，另外还可以通过送出去的方式开展培训，将企业档案人员派到档案信息化做得好的企业，参观学习取经，进一步提高企业档案管理人员的信息化管理水平。企业档案信息化建设是当前企业档案管理的一项重要工作，企业档案工作者一定要迎难而上，更新信息化管理理念，在档案信息化建设方面下功夫、出实力，让网络信息技术在企业档案管理工作中落地、生根、开花，在企业档案信息资源建设和开发利用方面做出成绩，为企业可持续发展更好地发挥档案和档案部门的职能作用。

参考文献：

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［5］国家档案局办公室.《企业电子文件归档和电子档案管理指南》［Z］.国家档案局网站，20191009.

作者:盛雅苑 单位:浙江省杭州浙商资产管理有限公司