人事档案管理地位提升分析

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1、人力资源管理中利用人事档案的现状和困境

尽管人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，然而在现代人力资源管理中的应用情况却并不尽如人意。主要表现为人事档案在逐渐被淡化，企业在选才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事档案，究其原因可归纳为以下几点：

1.1终身雇佣制的打破，使人员流动成为可能，也使用工时限短期化，人事档案的内容不全面，反映一个人的工作能力、工作业绩、培训、考核、学历等方面的材料不全面，给企业选才、识才带来了不便。

1.2人事档案缺少时效性。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记录，每一个的档案象一份流水账，我国的人事档案大约是在五年之内才整理一次，已经放入人事档案的材料不会再审核鉴定，新放进去的材料也无非是些考核登记表、工资表等程式化的东西，而真正反映当事人近期动态情况的材料却少之又少，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息和材料。

1.3人事档案内容缺少真实性。近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，涂改年龄的、涂改工龄、假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人事档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定和识别工作，只能被动接收信息和材料。把不应归档、手续不完备和有问题的材料归入了干部档案中，损害了档案的真实性，而不真实的信息和材料导致人事部门，使人事部门无法正确提高给领导班子每一个职工的信息材料。

1.4人事档案管理技术落后。传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，会出现当事人去了另一个单位或城市，但他的档案却还在原单位或原城市，人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力和费用的浪费，降低了工作效率。

1.5当前社会价值取向较以往发生重大变化。从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位，又不能得到应有的价值肯定也没有得到高级管理层的重视。在企业中，机构撤并、人员裁减等工作中首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员对工作的热情逐渐减少，业务水平不思提高，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。

2、人事档案在人力资源管理中的作用

2.1提供真实可靠的信息。企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案了解每个员工的全部历史和全部工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息。

2.2供重要的依据。人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。

2.3人事档案可以优化人力资源的合理配置。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。

3、提高人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

随着现代企业制度的建立，市场竞争的日益激烈，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，提高业务水平，将档案管理从书纸化转变为电子化，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

3.1增强人事档案的真实性。真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员(如高管、专业技术人员)应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内容较少，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。

3.2充实人事档案内容。在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

3.3加强人事档案的时效性。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。

3.4加强人事档案的现代化管理。人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作对策，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。传统档案以纸张为介质，占用空间较大，保管环境要求较高；随着计算机网络的普及，应充分利用这一平台，改变原有工作对策。企业可以将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在企业内部局域网上建立平台，形成资源共享。

3.5提高档案人员素质和全员档案意识。企业档案管理人员良好的业务素质是促进企业档案工作规范化管理的首要环节和根本保证，切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，现有的档案管理人员也应当努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。

3.6重视档案管理人员提高相应的待遇。长期以来，由于人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目、默默无闻的工作，因此，有些领导阶层对人事档案工作不够重视，存在着一些认识误区。要做好档案工作就要抓好档案管理人中的待遇。一方面重视档案管理人员劳动保护工作，督促管档单位落实有关经济待遇，另一方面，从政治上关心管档干部的培养和成长。通过一系列措施，从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质，提高干部档案的管理水平。

3.7实行现代化管理。充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用，建立和完善职工档案数据库，及时更新，动态化管理职工人事档案信息，保证职工档案信息的时效性、真实性和准确性；实行开放式的管理。一方面建立职工工作业绩档案，及时将职工工资的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点事件中的表现记录在案。另一方面建立职工能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，真实、准确、完整、立体地反映职工的情况，提高决策工作的水平；实行服务式管理。在工作中注重实效，在严格执行保密制度的前提下，坚持热情服务，在职工的培训、出国、调动、任免、福利待遇、处理历史遗留问题时，尽最大努力帮助用档部门用足用好档案资料，努力为企业提供优质服务，提高人事档案的使用效率。通过各种手段，如通过展览，展现出档案工作的各项职能；利用培训班、各种会议，以及各种公开场合，宣传档案工作的方针政策及其执行情况等等。通过广泛的宣传，增强全社会的档案法治意识，有利于为档案工作的开展营造一个宽松、和谐的社会环境，提高人事档案管理在人力资源档案管理中的地位。