企事业单位人事档案管理研究

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摘要：在高校档案资源里，人事档案是重要构成。随着现代信息技术的发展，人事档案管理工作面临诸多挑战。如对人事档案重视不足，信息化管理手段滞后，服务意识不强等。为此，加强人事档案资源整合，提升人事档案服务效能就显得尤为迫切。

关键词：高校；人事档案；资源整合

人事档案是高校档案资源集群中的重要部分，在新的高校管理背景下，人事档案管理不可避免地受到诸多挑战。长期以来，人事档案管理处于封闭性、地域性状态，档案管理效率低，档案资源整合力度不够，尤其是在现代通讯、自动化、软件技术等背景下，人事档案资源整合成为重要趋向。因此，立足高校人事档案实际，着力从人事档案信息资源共享、整合、利用上，改变封闭、分散、孤立局面，才能提升人事档案管理效率。

一、当前高校人事档案管理及整合现状

高校人事档案管理多处于封闭保守状态，更缺失档案资源整合与开发意识，降低了人事档案管理效能的发展。现阶段，其问题表现在三方面：一是对人事档案资源整合人事不够。在很多院校，人事档案从属于其他档案资源，仅被作为一项辅助性工作。由于在管理上缺乏重视，使得人事档案资源整合问题较多。如数字化程度相对较低，人事档案信息管理分散，人事档案管理人员队伍不稳定，制度不完善，特别是多为年龄偏大，非档案类专业方向的人员管理，制约了人事档案管理的规范化。二是对人事档案资源开发意识不强。人事档案资源整合与开发，需要从人事档案资源收集、整理、编研、管理等方面进行协同推进，而当下很多高校，人事档案设施设备落后，还有些高校人事档案仍以纸质文件为主，尚未进行信息数据录入，也未建立人事档案信息数据库，这些都制约了人事档案整合效能的发挥。三是对人事档案整合意识不足。事实上，在高校人事档案管理与整合上，封闭化、分散化管理是突出难题，难以实现人事档案信息化整合，也无法更好地满足人事档案服务需要。如一些院校因经费不足，对人事档案管理仍停留于传统管理模式；人事档案管理人员自身缺乏服务意识，无法推动人事档案整合与开发利用。

二、推进高校人事档案资源整合管理的对策

人事档案资源的整合与开发是化解档案信息封闭、分散，提升人事档案管理效率的重要途径。如何整合？如何优化管理？主要从以下几个方面来推进。

1.转变观念，重视人事档案整合管理

在高校档案资源里，人事档案占据重要地位。但在人事档案管理中，问题多，管理效率低下。加强对人事档案信息资源的整合，提高档案管理整合意识，必然需要重视人事档案管理，引入现代信息化技术，实现人事档案信息的高效整合与利用。解放思想，人事档案管理人员要认识到档案整合的价值和意义，要走出“重保管、轻开发”窠臼，在提升“档案机密化”管理水平上，应该创新现行管理机制，打破多头、分散管理局面，构建人事档案信息化、资源化体系，提升人事档案的共享水平和服务效能。同时，人事档案管理者还要加强人力、物力、财力投入，特别是在人事档案资源信息化、数据库建设上，要加强人员配置，提升人事档案管理人员的综合业务水平，胜任并满足人事档案信息化管理要求。

2.依托信息化平台，构建人事档案整合管理机制

现代信息技术的更新与发展，对于高校人事档案管理工作也提供发展契机。人事档案信息及人事管理制度改革，必然需要借助于现代信息化平台，提升人事档案信息整合利用水平。具体而言，高校人事档案部门要重视信息化建设工作，加强组织与协调，加快推进各项人事档案信息的识别、检索、分类管理；高校人事档案管理部门要制定档案信息整合制度，明确数字化人事档案、声像档案、纸质档案类型及规范化管理制度，明确各单位、各主体能够共建互通、共享的人事档案信息平台，为人事档案信息资源整合创造条件。同时，高校人事档案资源整合管理，还要打破院校不同地区档案信息分散化管理弊病，要从档案信息共享、共用管理上，实现跨地域资源整合。

3.注重人事档案资源整合技术运用，提高资源整合服务效能

人事档案管理在信息化、档案资源整合进程中，要积极引进现代信息技术，特别是数字化、数据库技术等，促进人事档案信息有效交流、共享、规范运行。考虑到高校人事档案信息资源的丰富性、时间跨度大，一些档案信息存在重复性，整合耗时长等实际，需要从档案信息软硬件开发与建设上，配置相应设备，更新和开发档案信息资源数据库系统。如购置高性能计算机、相机、扫描仪等设备，开发和引进先进的人事信息数据库系统，全面实现高校人事档案信息化体系，实现教职工、学生等统一化管理。人事档案信息作为保密性资源，在进行资源整合与开发过程中，还要加强信息保密与安全管理。同时，提升人事档案信息服务效能，需要从人事档案信息资源整合利用入手，做好以下几项工作：一是加强对人事档案信息的收集、整理，构建规范化操作流程，提升人事档案整合流程工作效率；二是建章立制，以信息化人事档案资源整合为基础，建立以用户为中心的整合理念，提升人事档案信息资源共享水平，发挥其在人才开发中的积极价值；三是注重人事档案整合个性化建设，特别是针对人事档案管理特殊性要求，要从档案管理技术、档案管理个性化需求分析入手，实现高校人事档案分类管理。四是引进人事档案管理优秀人才，加强对人事档案管理人员进行专业培训，从挖掘人才优势，用好人才等方面，创新人事档案服务模式。如可以满足不同专业、不同职务等自定义档案信息检索；能够实现跨地域人事档案信息数据库的整合，提高人事档案管理在高校教育管理中的积极作用。

结语

高校人事档案管理工作是高校档案管理的重要内容，在新的形势下，高校人事档案资源整合与开发面临发展机遇与挑战，唯有从信息化建设上，优化人事档案资源结构，整合人事档案信息数据库，因校制宜，转变理念，构建健全的高校人事档案整合与管理开发机制，提升人事档案信息整合水平，促进高校人力资源工作可持续发展。

参考文献：

[1]陈媛华.大数据对高校人事档案管理创新的积极影响[J].人力资源管理,2017(11):246-248.

[2]姬艳丽.浅析高校人事档案的精细化管理[J].四川档案,2017(03):36-37.

作者:陈旻 单位:株洲市人力资源服务中心