企业人事档案管理工作探究

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【摘要】随着我国经济的发展，档案越来越被重视，本文从了解企业人事档案管理的现状和提高企业人事档案管理工作的对策两方面出发，阐述了如何做好企业人事档案管理工作，为企业带来效益，为企业选人用人提供准确、翔实的信息。

【关键词】企业；人事档案；管理工作

一、了解企业人事档案管理的现状

（一）企业人事档案管理习惯于传统的工作方法，对现代信息技术和先进的管理方法接受起来比较慢，改革创新的意识不强。企业主要以技术和生产为主，管理为辅，人事档案管理强调保密性，利用范围小，利用频率低，一直沿用传统的管理方法。随着社会经济发展，人事档案逐步成为人力资源管理的重要依据，人事档案管理员的重要性才逐渐显示出来，对现代信息技术和先进的管理方法有了一定的了解。对于国有大中型企业进行人事档案信息化管理不是一个小事，投入大量人力、物力、财力能为企业带来什么效益？信息化管理能达到档案的保密性要求吗？办理具体事物还是用档案原件，电子档案还没有被认可等问题，接受起来还需要过程。长期固定的工作模式，人员的缺少，工作量的加大，较少的交流平台，致使改革创新意识薄弱。（二）企业分级层，单位多，驻外省公司多，用工形式不同，相对人事档案管理工作较难。企业人事档案按规定集中统一管理，副县级干部的人事档案由上级公司管理，副县级以下的干部人事档案一律由集团统一管理，集团收购的外省公司的人事档案，由于特殊性保存在当地的人才交流市场，原公司有管档权限的保存在原公司。由集团招收的新人分配到外省公司，外省公司在给新人办理社保等业务时，就要到集团借其人事档案到当地办理，非常不方便，归还不及时。外省公司对人事档案在集团管理的人员新形成的档案材料不能按要求及时归档，造成辞职转出时不能及时转出。一级单位对二级单位形成的档案材料审核不严，对形成材料达不到规范要求，对归档材料范围不清楚，造成重复工作多，收集工作困难。企业用工形式有合同制、劳务派遣和业务外包三种，劳务派遣和业务外包人员占30%比例，收集档案材料时分捡很困难。（三）企业的变革，制度的更换，给人事档案带来了冲击。国有企业转变为上市公司，人事部门的人员新老更替，人事档案部分归档材料的形成被忽略，工资材料、考核材料和干部任免审批表的停做，履历表未审核，没有及时归档，劳动合同书填写不规范，导致人事档案材料不全，利用时无法提供翔实的信息，给办理有害工种人员退休、干部身份的审定和转出人员带来麻烦。（四）人事部门管理制度不完善，有部分人员的档案无法建立。一是入厂多年的本科生，招聘时没有审理个人档案，就招聘进入企业，随后没有让本人办理转档手续，造成档案在原学校或原籍保管。二是招工入厂的合同制工人，没有原始档案，没有在档案馆注册，没有将原有档案办理转递手续，造成入厂后形成的档案材料无法归入其档案中，造成退休和转出时，无档可用。后期形成的档案材料因没有在档案馆注册，档案材料存放在人事部门，容易丢失，不容易查找。（五）干部人事档案的专项审核和认定工作，进一步加强了干部人事档案管理，提升标准化、制度化、规范化水平。干部人事档案的专项审核和认定工作，主要是审核干部“三龄二历一身份”，针对干部人事档案材料填报的真实性，有无篡改、伪造个人档案材料等。干部人事档案的专项工作的进行，引起领导的重视，编写了《干部人事档案材料收集归档规程》《干部人事档案专项审核工作规程》等8个规程，大量的档案材料得以收集，新形成的材料达到管理要求才能接收，杜绝材料上无形成时间，杜绝新形成材料上姓名、出生年月、参加工作时间、入党时间、学历与审核的不一致，杜绝材料上内容填写不全、不规范，提升了干部人事档案标准化、制度化和规范化管理。

二、提高企业人事档案管理工作的对策

（一）采用信息化管理手段，推进人事档案工作。信息化是当今社会发展的趋势，能够提高人事档案工作的效率和水平，能够保护档案的原件，减少利用的磨损。人事档案信息化管理主要提供人力资源信息，为人力资源管理和相对人合法权益维护服务，促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质，防止用人失察、用人失当、用人失误等问题发生，为改善人事部门劳动繁琐、效率低下、不能及时提供领导需要的各种人事报表管理现状。采用信息化管理人事档案，使人事档案管理工作实现信息化、规范化，不仅使能够高效率完成人事管理的日常工作，还使深入开发利用人力资源成为可能，大大推进人事档案工作。（二）加大培训、宣传、考核、监督和指导力度，使人事档案管理工作更加完善。对各单位人力资源员培训主要是提高各单位对人事档案管理的充分认识，提高人事档案收集材料的质量，按要求移交档案材料。宣传是提高人们对人事档案的了解和知道人事档案的重要性，也告知什么材料属于人事档案归档的范畴，提高收集率。考核是为了不断提高人力资源员的工作能力和改进工作绩效，提高在工作执行中的主动性和有效性。定期的监督和指导是在察看并加以管理的过程中将不符合企业管理规定的进行讲解与纠正。加大培训、宣传、考核、监督和指导力度，也是加强人事档案工作管理中的各个环节，把控好各个环节的精细化，才能使人事档案管理工作更加完善。（三）完善人事部门管理制度和人事档案管理制度，保证人事档案的完整性、准确性。制度是保障，建立健全管理制度，使档案工作有规可循、有章可依是非常必要的。完善人事部门管理制度，保证录用人员的人事档案及时归入档案馆，人事部门在一定时间内，核对录用人员的人事档案，如有没收到人事档案的，通知本人在规定时间内将人事档案转到人事部门，杜绝有人无档情况发生。完善人事档案管理制度，在档案材料形成一个月内，移交至档案馆，保证人事档案的完整性和准确性，杜绝利用时与实际不一致，影响信息的准确性，杜绝转出时缺少档案材料，无法及时转出。（四）提高领导对人事档案管理工作的重视，才能加快人事档案管理工作的提升。改变目前档案工作不被重视的现状，就要增强单位领导的人事档案意识，档案管理者首先要主动作为，充分利用档案为领导决策作参考，其次，增强档案管理者的责任感，提高管理意识，掌握新技能，提高综合素质。只有单位领导对人事档案工作的重要性有了充分的认识，意识到了人事档案的无形价值，单位领导才能对人事档案工作在人、财、物上给予必要的支持，对人事档案工作的开展予以关注和配合，才能保证单位人事档案工作不断上台阶，出成果。及时地向领导汇报人事档案工作的计划、开展情况，以及在档案管理过程中遇到的矛盾问题、档案利用效果等，领导对人事档案工作有了全面了解，才会把人事档案工作列入单位工作议程，有计划、有步骤、有考核地进行，也就促进了人事档案管理工作的提升。（五）提高档案管理人员和人力资源员的素质是管理好人事档案的重要因素之一。作为人事档案管理人员和人力资源员，不断提高自身的专业素质和政治素质是非常重要的。通过自学、参加培训和同行交流等方式提高专业素质，熟悉人事档案工作的各个环节和制度要求，掌握管理原则和方法，能够使用新型电子设备，提高工作效率，提高档案质量，探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为企业的发展提供有利的人事资源。提高自身的政治素质，加强责任感，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有责任心，才能更好地收集材料、鉴别材料，才能按照要求整理材料，才能将人事档案信息进行梳理，更快、更翔实地服务于企业。

三、总结

企业人事档案管理工作是一项基础性、服务性的工作，此后，为做好此项工作，应从服务企业需求为切入点，开发信息档案管理，拓宽档案工作方式及服务渠道，推进企业人事档案管理工作改革创新，为企业人事档案工作提供全方位、准确、快捷的服务而努力。

作者：李艳洁 单位：河南省平顶山市平高集团有限公司档案馆