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人事档案管理的价值分析与讨论

前言:想要写出一篇引人入胜的文章?我们特意为您整理了人事档案管理的价值分析与讨论范文,希望能给你带来灵感和参考,敬请阅读。

人事档案管理的价值分析与讨论

摘要:基于对人力资源管理工作中人事档案管理的价值分析讨论的研究。对人力资源管理与人事档案管理的基本概念,以及两者的关系进行阐述。在人力资源管理工作中的人事档案管理具有推动企业人才的利用、推进人力资源部工作、明确人力资源部需要、有效培训员工,提高员工综合素养、促进企业地区文化管理、采取有效激励方式、有助于员工进行职业生涯规划的价值作用。

关键词:人力资源;企业;人事档案

人事档案对企业以及员工自身具有重要作用,人事档案对员工的学历、工作经历以及工作能力等都进行相应记载,它反映着员工的基本情况。而企业在选拔人员时,会通过员工个人档案对该人员进行大致了解。伴随着我国经济的迅速发展,企业中的人力资源部门已经成为企业重要组成部分。而人力资源管理工作中的人事档案管理,是推动其发展的重要前提,它为企业的更好发展带来重要影响。本文主要针对人力资源管理与人事档案管理,以及人力资源管理工作中人事档案管理的价值进行基本阐述。

一、人力资源管理与人事档案管理

1.人力资源管理基本概述

在一个企业当中,人力资源管理具有重要作用。它主要是采取科学合理的方式方法,并在企业的正确引导下,以人力资源的计划、职位研究等为前提。对员工进行招聘、考核、培训、规定、鼓励、安全、调整等展开工作,从而充分发挥员工的自身能力为企业带来更多效益,推动企业更好发展。对员工进行招聘、培训、管理、调整等都是人力资源的管理范围。

2.人事档案管理基本概述

企业中的人事档案记录员工的学历,工作经验以及家庭等基本内容。在档案中也可以反映出员工的道德品质、工作经历以及工作态度等。对人事档案进行管理最主要目的是对工作人员有基本了解与管理,并且发挥档案最大价值。

3.人力资源管理与人事档案管理两者联系

人力资源管理中的人事档案管理是其最基础的工作部分,人事档案管理工作的有效进行能推动人力资源管理的更好发展。企业可以通过员工的人事档案,对该员工的工作态度、工作内容等有大致了解,它也是企业挑选人才的重要参考。人事档案同时又记载着员工的学历、家庭情况、工作经历等基本内容,而人力资源对员工进行招聘、岗位调动等是人事档案的根源,两者之间相辅相成。

二、人力资源管理工作中人事档案管理的价值

1.推动企业人才的利用

人力资源部门能否对人事档案进行有效管理,直接关系到档案能否发挥自身最大价值。企业在进行人才选拔,岗位调动等,通常都会以人事档案作为基本参照。通过人事档案了解该人员的家庭情况、学业水平、道德素质、工作状态等。所以对认识档案进行有效管理,能促使企业在用人之前对该人员有个大致掌握,从而为其分配合理、适合的工作,发挥其自身最大价值。并且人事档案内容真实全面,避免了人才被遗漏任用的现象。与此同时员工任职在适合自身的岗位中,能调动其工作积极性,发挥自身的专业技能,从而为企业带来更多效益。人事档案的有效管理,能更好促进企业选人,用人,从而推动企业的更好运作。如果对人事档案管理不能进行更好管理,那么档案则很难发挥自身价值。

2.推进人力资源部工作

一个企业如果想要寻找适合工作并且专业知识过硬的人才,让该人员在岗位上将自身价值发挥到极致,那么就需要从人事档案中掌握员工的基本情况。例如道德品质、工作经历、学习经历、学业水平、家庭情况、工作态度等。从而让人力资源部对其进行科学合理的分配工作岗位,促进企业良性发展。尤其企业在进行人才选拔和用人时,相关人员需要参考档案,根据档案中的内容,挑选适合的工作内容,那么员工才会将所学专业完美的融入到工作当中,为企业带来更大效益。在人力资源部进行招聘时,很多人喜欢推荐朋友或者亲人,即使他们可能完全不符合工作要求与性质,盲目进行推荐。致使企业招聘的人员素质大大降低,还有可能为企业发展带来不利影响。但如果在推荐之前将其档案内容进行了解,那么将会避免人员素质过低这一现象的产生,推动人力资源部工作的有效进行。

3.明确人力资源部需要

科学合理的人事档案管理,能使企业高层领导对人力资源部门的工作情况,以及人员的基本配置进行有效了解。从而明确人力资源部的内部需求,是企业选拔人才,征用人才的重要参考。企业可以通过对人事档案的有效运用,可以及时的对员工的工作情况、工作内容,以及员工的道德品质等进行整体分析。从而做出合理分配,使企业人事的工作更加公平化、公开化、规范化,避免出现人才的浪费与流失。

4.有效培训员工,提高员工综合素养

在员工在进行工作之前,企业都会对其进行相应的培训。但是如果在培训前对该人员的档案先进行了解,例如学历、年龄、工作经历等。那么企业在进行培训时就可以设置有针对性的培训问题。比如培训年轻人时,可以向他们传授一些公司理念、工作性质与工作内容等,这样在培训时也不会枯燥无味,也使其对企业的历史与未来发展有基本掌握,激发年轻人的一腔热血,从而进行更好的工作。在培训一些稍微年长的人时,除了传授基本理论知识,还可以向他们传授一些有关健康的知识。让他们在工作中保持一个健康的身体,致使企业内部有良好工作氛围,促进企业更好发展。在一个企业的招聘工作中,人力资源的工作涉及到内部招聘以及外部招聘。在企业内部进行工作优秀的员工招聘就是内部招聘。外部招聘则是通过人才市场、网络或者高校进行的招聘。但是在企业内部招聘中,往往有员工利用人脉关系进行升职,对员工的工作水平以及道德素质没有进行正确评判,从而导致企业内部员工的整体素质不高,企业自身形象造成严重威胁。与此同时,企业内部的管理也会因此造成混乱。如果对人事档案进行管理,那么企业在选人,用人之前可以对该人员档案先进行一番了解。比如在档案中了解其工作经历、道德素质、学业水平等,从而保证招聘的员工较高素质。在企业的内部招聘中,也防止员工利用人脉关系进行优秀员工选拔。

5.促进企业地区文化管理

一个企业内的员工会来自五湖四海,他们拥有着地方特有的文化内容,以及风俗习惯等,同时也会为企业带来不同的地区文化。所以在企业管理过程中,管理人员需要利用好人事档案,对每位员工进行充分了解。了解其不同的风俗习惯,以及文化背景等,这样就能很好的避免,员工之间因为地域文化不同产生的矛盾。通过人事档案对员工性格特点以及生活背景等进行有效分析,可以对员工之间有可能产生的矛盾进行判断,从而制定出相关的解决策略,促进员工之间友好相处,推动企业更好发展。

6.采取有效激励方式

人在一生中会有很多需求,包括生活需求、社会需求以及尊重需求等,而每个人在不同的阶段都会产生不同的需求。所以人力资源的管理人员可以通过人事档案中记载的内容,并结合日常工作,对员工进行充分了解。了解员工的家庭状况、学历水平、工作内容、工作态度等。管理人员可以通过将这些信息进行有效分析,从而了解员工在工作中有怎样的工作需求,结合员工自身性格特点。进行帮助、鼓励等。从而调动员工工作积极性,为企业创造更多效益。

7.员工进行职业生涯规划

在人事档案中不仅反映该员工的工作调动、学业水平、家庭情况等。还记载着员工的工作内容、工作态度以及在企业中的薪资情况。而企业的相关关系人员则可以通过人事档案中记载的内容,为其寻找一个适合该员工发展的岗位,这样该员工在自身岗位中才能发挥最大价值。比如,某员工在企业工作五年并且工作态度良好,积极工作,帮助员工,为企业带来诸多效益,这时,人力资源部的管理人员就可以对其进行更高职位的培养。人力资源的有效管理,可以为企业招收优秀员工、培养人才,能促进企业的正常运作,所以在企业中具有重要意义。

三、结束语

综上所述,人力资源管理与人事档案管理相辅相成。企业对人事档案进行有效管理,可以推动企业的更好发展。并且能够在公司选拔人才时,为企业领导人作为重要参考,从而避免人才浪费,与人才流失这一状况的产生。在市场竞争日趋激烈的当下,人事档案管理工作需要改变以往管理模式,与时俱进不断创新,适应当今社会发展。人事档案管理工作也是整个公司能够更好运作下去的重要保障,也是人力资源部门更好利用人才的重要依据。所以企业管理人员需要重视人事档案管理这一问题,从而提高企业员工整体素质,使企业内部更加规范化、合理化,推动企业更好更快发展。

参考文献:

谢淑梅.人力资源管理中人事档案管理的作用及其有效发挥[J].卷宗,2016,6(3)

作者:刘小西 单位:湖南涉外经济学院

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