人事档案管理信息化建设

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一、人事档案管理现状

1.管理方式落后。人事档案发展至今，很多单位的人事档案管理工作仍沿用传统的管理方式，完全依靠人力劳动，效率低下且管理混乱[1]。在2012年中组部规范人事档案改版标准之后，人事档案管理方式逐渐向现代化转变，以电子表格为主的人事档案管理方式成为主流。但对于政府机关和集团型单位而言，人数多、组织结构复杂成为管理者面临的另一个棘手难题。我公司是省级大型国有集团公司，有下属子公司及市级分公司，随着公司的发展壮大，人事档案管理也变得更加繁杂，传统管理方式弊端日益凸显，与此同时，电子表格的利用也随着频繁的人事调动、人事信息的更新带来诸多不便，这种落后的管理方式不仅影响工作效率，而且阻碍人事档案管理的健康发展。2.硬件建设基本完善，软件需更新换代。目前，国内大部分企事业单位硬件和网络的信息化建设基本完善，制约人事档案管理信息化建设的问题主要集中在人事档案管理系统搭建不完整，数据库建设缺乏整体性等。就我公司而言，截止到2016年已建成有标准服务器机房，基础专用网络已覆盖总部及全省各市分公司，但是软件搭建与硬件建设差距较大，文书档案管理使用的是单机版档案软件，而人事档案管理还停留在Excel表格层面，没有独立的人事档案管理系统。从软件的现状可以分析出：首先，单机版文书档案软件已不适用于集团型企业，无法满足多全宗管理；其次，文书档案与人事档案在定义、内容、管理方法和作用上均存在不小的差异，不能使用同样的软件进行共同管理。因此，人事档案管理系统的建设既要满足集团型企业对多全宗管理的需求，又不能急于求成地使用文书档案系统来代替，这已成为困扰、阻碍我集团人事档案管理工作发展的真正原因.

二、人事档案管理工作新思路

在信息化发展日益深化的当今社会，创新是第一动力，人事档案作为企事业单位中重要的信息载体，对其进行现代化管理是人事档案建设发展的创新需要，而建立健全科学的人事档案管理方法是根本所在[2]。根据以往人事档案管理工作中的经验，以及对人事档案管理信息化建设的理解，我归纳总结了几点人事档案管理工作的新思路。1.依托文书档案软件升级，实现人事档案管理现代化。人事档案和文书档案都是国家全部档案的组成部分，两者之间有共同点，也存在一些差异，都有各自的管理规范。大部分企事业单位现已应用了文书档案管理系统软件，但人事档案用软件管理的较少，在现代化管理方面远落后于文书档案管理。根据档案管理的共性和文书与人事档案管理的差异性，我公司在文书档案管理系统软件升级中进行差异性开发，利用升级后的文书档案管理系统软件的基本功能来进行人事档案管理。这种借力不仅缩短了建设周期，也节约了费用成本，依托和利用文书档案软件版本的升级，实现人事档案的现代化管理。2.工作方式的改变和工作内容的创新。用档案软件管理人事档案，不仅结束了手工抄写目录的历史，也取缔了Excel表格，从信息录入、修改更新到查询利用，都是通过软件功能操作。现代化管理的优势也为档案管理创新提供了便利。为方便查询，我公司在每一本人事档案首页装订了“人事档案案卷目录”，打开一本档案，人员基本信息一目了然，省去了翻阅整本档案的烦琐工作程序，大大提高了人事档案的利用效率。

三、人事档案管理信息化建设的具体措施

1.人事档案管理系统助力信息化建设。公司在2017年开始进行档案信息化建设，文书档案由单机版升级为网络版，唯独人事档案管理信息化建设止步不前。那么，如何在不增加投入的情况下，利用现有条件快速实现人事档案管理现代化，成为现阶段公司档案信息化建设的工作重点。经过对相关行业人事档案软件的使用情况考察，决定利用现有文书档案的软件资源实现人事档案信息化管理及集团人事档案管控。人事档案与文书档案的区别主要体现在内容和管理方式上。内容的区别在于，文书档案记录和反映一个地区、机关、团体的政治、经济、军事、科学文化、教育、工业等方面情况，内容广泛，包罗万象；人事档案则是反映个人经历、德才能绩情况的档案材料，内容专一。软件系统正是利用人事档案的这个特点，采用了文书档案中“传统组卷方式”，按姓名立卷，将人员基本信息放入案卷目录，将中组部规定的十类表格嵌入进卷内，这样既可保证人事档案的完整性，又使人事档案信息展示一目了然。其次在管理方式上，文书档案不因人的变动而转递，它永久保存在档案室，管理方式比较“静态”；而人事档案需要随着人员调动、职务变化而转移更新，管理方式相对来说更加“动态”。升级开发后的软件适用了这两种不同的管理方式，这是传统Excel表格所无法完成的。目前，人事档案管理实现了以下几方面的功能。（1）案卷整理功能。文书档案的案卷目录主要是案卷标题，而人事档案的案卷目录则录入了职工的基本信息，根据人事管理需要增加了常用的信息字段，如在入党时间后面增加了转正时间；在参加工作时间后面，增加了来本系统时间；在专业技术职务后面增加了取得时间，还根据档案专项审核有关要求，将档案存疑情况作出说明等，这些信息字段的选择视本单位人事管理需要而定。如下表格所示：在案卷目录录入界面，对每个字段做了录入说明，点击右上角的帮助功能，就可显示说明内容。报表的打印格式，根据档案管理需要设定。我公司根据人事档案分类设计了“干部人事档案目录”“职工人事档案目录”，为方便查阅人员信息，设计了“员工人事档案信息表”，根据干部管理工作需要又增加了“干部任免审批表”。选择所需报表名称就可直接打印。实现一次录入多次输出，方便利用。如下图所示：（2）卷内整编功能。卷内录入字段是根据中组部规定的十类表格设置的，并将第四类和第九类设为四个小类。录入的方式有两种：一种是点击案卷目录，进入卷内编辑，在录入界面录入；第二种是将卷内目录导出为Excel表格，录入后再导入。卷内报表打印根据公司人事档案分类也设计了干部和职工两种，并将报表分成了不含小类和含小类的两种。（3）数据修改功能。有日常工作中常用的添加、修改、删除等功能，还具有批量修改、删除、编号等功能，大大提高了工作效率。（4）电子原文显示功能。人事档案材料扫描后，通过电子原文挂接，在软件系统中点击材料名称，就可查看原文浏览。（5）人事调动管理功能。公司内部人员部门调整，直接在案卷目录录入界面做“部门分类”修改即可；公司总部与各分公司及各分公司之间人员跨全宗调动，使用“宗外移交”功能。将调转人员案卷目录、卷内目录数据及个人照片一并移交到转入单位。（6）人事档案统计功能。利用软件统计功能，设计了汇总统计和分项统计，公司总部及各分公司人事档案整理情况、学历、人员状态等数据，根据数据修改自动更新，还可以随时导出Excel表格。（7）人事档案管控功能。人事档案的管控功能来源于权限设置，公司总部人事档案管理员可以直接做“全宗切换”，查看各分公司录入内容（各分公司只能查看并管理本公司的），更方便于对下属单位的工作指导。（8）人事档案查询功能。档案的现代化管理最直接的效果是查询利用的方便。快捷检索：输入姓名即可查阅人员信息，点击人员信息即可显示十类档案材料目录，还可浏览、打印电子版档案材料；点击部门分类：显示部门人员信息；还可以多条件组合检索、查询所需要的信息，所查信息可导出Excel表格，提供有关部门利用。（9）软件登录功能。目前OA协同办公管理软件已普遍应用，档案软件可以从OA登录页面直接跳转，方便快捷，也可直接从网页登录。人事档案管理系统还根据人事档案的分类进行了个性化开发，系统在包含人事档案十类表格的基础上，将十类表格按照规范的人事分类顺序进行排序。此排序策略弃用传统数字排序，创新地使用“汉字排序”，实现了第一类至第十类的汉字顺序排列，同时也对第四类和第九类中的小类进行了汉字顺序排序。这不仅与人事档案整理规范保持一致，而且增强了人事档案的可阅读性和美观程度。十类表格汉字排序如下图所示：2.人事档案的开放利用和保密安全相融合。随着档案信息建设的快速发展，档案信息安全问题就成为一个不可被忽视的重要因素。人事档案的开放性，指的是将人事档案信息面向人事档案管理员以及相关领导进行公开，而并非是无限制地对全公司乃至社会各界进行开放，同时，由权限控制开放的程度[3]。比如，人事档案员的权限是“查询、录入、修改”，分管领导及人事经、理权限为“查询”，而这种权限也是根据工作岗位的调整随时更新的。人事档案管理系统还为维护人事档案的安全性、真实性提供了一定的安全保障，公司总部包括全省各市分公司档案信息都集中保存于服务器中，信息保存有了安全保障，也免去了定期备份的麻烦。在人事档案管理系统的实时监控下，任何人对人事档案信息进行操作都会被记录在操作日志中。人事档案材料数字化是防止档案涂改造假的有效途径，也为维护档案的真实性提供了保障，人事档案管理系统挂接、浏览原文功能，方便了档案数字化后信息的存贮及数字化档案的应用，特别是适合人事档案比较多的单位。因此，科学的人事档案管理信息化建设才是两者相辩证统一关键所在。3.人事档案信息化还有待完善。利用文书档案管理软件来管理人事档案，没有现成的经验借鉴，从方案设计到实施、开发、测试、原数据转换，历时了半年时间，加上软件正常运行一共也只是一年的时间，虽然取得了成功的经验，但在有些方面还有待于完善，如案卷目录等表格的照片还需要手动插入、卷内十类目录的打印、现在有小类的和没小类的还不能同时输出。但通过实际工作运用，感觉还是不错的，现代化的功能多样、快捷、方便是Excel表格不具备的。这种管理方法不仅适合于一般单位人事档案管理，更适合于职工人数众多、组织结构复杂、人事调动频繁以及经常需要对人事档案进行更新、查阅的政府机关和集团型企业。综上所述，人事档案管理信息化建设是人事档案工作发展的必经之路，加强人事档案管理信息化建设是推进人事档案现代化管理的必要途径。各企事业单位应从自身实际情况出发，以现代化科技手段为支撑，来实现人事档案管理信息化建设，使人事档案信息管理工作能够在推进社会信息化建设中充分发挥积极作用。

作者：方英 王瑜