养老保险改革形势下医院人事档案管理

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作者通过参与本单位养老保险改革工作，发现单位人事档案管理与社会人事制度相脱节，并存在诸多不足。结合机关事业单位养老保险改革工作要求，分析医院人事档案管理工作的现状，探索如何完善医院人事档案管理工作，以期更好地发挥人事档案作用，确保机关事业单位养老保险改革工作顺利平稳推进。

1落后的医院人事档案管理现状制约养老保险改革工作

1.1医院人事档案规范化管理意识淡薄

在医院发展过程中，受传统医院管理的制约，医院往往注重医疗环境的不断改善、医疗设备的不断更新、医疗技术的不断提高，但是在医院的人事档案管理方面，没有重视到档案管理的重要性，规范化管理意识淡薄，鲜有对现有档案管理人员进行系统、规范、全面的培训。因档案管理人员业务基础薄弱，在查阅档案时工作进度缓慢，信息采集含糊不清，对查找的材料不确定，经常事倍功半。比如此次机关事业单位养老保险制度改革主要针对于机关事业单位编内人员，何种档案材料为人员进编证明材料呢？不熟悉档案分类的话，只能把厚重的档案材料从头翻到尾，很是浪费时间。如果熟悉干部人事档案材料分类方法的话，就可以有针对性地查找，干部人事档案材料的分类中“第一类：履历材料中就可找到《大中专毕业生毕业统一就业报到证》”或“第九类：工资、任免、退（离）休等材料中可找到《吸收录用国家干部审批表》等均是养老保险参保登记所需材料。”

1.2医院人事档案管理方法落后

目前，医院档案管理工作依旧停留在手工填写和整理的阶段。因医院人员众多，人事档案数量大，整理、更新工作量较大，往往导致档案更新工作滞后，完善不及时，严重影响档案准确性。同时，人工填写随意性大，具有不可靠性。国发［2015］2号文件明确要求是自2014年10月起，机关事业单位的工作人员正式实行养老保险制度改革。这一时间节点的确立，将事业单位工作人员划分成3类人。老、中、新3类人在缴费义务与享受待遇上都有不同的执行办法，与之对应的人事档案中关系到工作人员的出生年月、参加工作时间、退休时间等材料准确性非常重要［1］。通过查阅档案，发现个别档案中的材料内容前后记载不符，最常见的就是出生日期不一致或工作时间不一致，具体换算出的年龄、工龄、学龄数据就更加不准确，无法直接录入养老保险系统中。

1.3医院人事档案管理模式单一

医院主要使用纸质存档的管理模式来管理档案，因档案更新频繁，每年都需增进新材料，比如《事业单位年度考核表》、《机关事业单位工作人员工资正常变动审批表》、《干部任免审批表》等。由于此项工作量较大，档案管理人员容易产生惰性，甚至几年装订一次，这样严重影响材料归档的及时性。随着收入分配制度改革的深化，确立岗位津贴采取按岗定薪、工资浮动等方式［2］。此次养老保险参保登记时需要在系统里上报“2014年9月所在岗位（即职称）及其对应的基本工资”。但是在实际工作中，职称评聘、年度考核等工作结束后却没有及时形成人事档案材料存入个人档案，档案中的工资信息部分仍是几年前的，不具有使用价值。

1.4医院人事档案收集滞后

人事档案收集范围涵盖员工思想、工作、学习、家庭等诸多方面，能概括反映员工个人全貌，具有全面性［3］。由于涉及内容较多，人事档案收集工作比较困难，需要医院各个部门，乃至工作人员本人积极配合。但是现实工作中，大家存档意识淡薄，对于需要存档的个人资料不能及时提供给人事部门，如：参加执业资格考试材料、职称评定材料、新取得学历学位材料、各种表彰及社会机构任职材料等，造成工作人员资料收集不全面，档案更新速度缓慢。套改工资时，我们必须结合员工个人人事档案中的学历、工作年限、专业职称等信息来保证工资套改工作的顺利完成［4］。由于一些新入职职工人事档案中缺乏职称、工资情况、社保关系转移情况等相关材料，造成人事部门无法套改工资，继而造成养老保险参保基数无法测算。

1.5医院人事档案利用率低

在正常状态下，医院人事档案调整幅度不是很大，一般保存在医院档案室里，所以，大部分医院的人事档案是在需要用的时候才将档案进行补充，导致比较多的人事档案运用效率不是很高［5］，很少作为人才选拔、晋升、调动等人力资源管理工作的参考依据。

2完善医院人事档案管理，推进养老保险改革

2.1增强医院人事档案管理意识

医院管理者应重视人事档案管理工作的重要性。积极组织开展全院范围的档案法律法规学习，努力宣传加强医院人事档案管理的意义。不断增强医院档案管理工作人员的专业素养和政治素养，全方位增强档案管理工作水准。作为档案管理工作人员，应熟悉党和国家有关档案工作下发的各项法律法规和方针政策，了解当前国家对于档案管理的方向和背景。其次，要熟悉自己所从事的档案管理业务工作，熟知档案基本知识，熟悉各项工作流程，掌握工作要求和具体注意事项等；同时，档案管理工作者要具有政治觉悟，档案管理人员需保守档案秘密，防止档案内容泄露。

2.2完善医院人事档案管理制度

建立科学、有效的人事管理制度，以制度为依据管理人事档案，实现管理制度化。首先，用制度规范工作人员行为，惩罚分明，明确各个岗位的工作责任划分，以制度来防止人为工作失误或弄虚作假的情况出现。日常管理人事档案无论是查档、借档、调档每一工作环节都必须符合制度规定。其次，增加制度中的监督环节。在工作中，凡是档案中出现信息弄虚作假，前后不一致、涂改或有疑问等情况的，按照要求进行一次全面检查清理和登记［6］。利用《“三龄二历一身份”信息表》对个人信息进行确认并由档案本人签字确认。通过对档案进行严格的监督核查，确保人事档案管理的安全性、规范性、科学性。

2.3优化医院人事档案管理机制

在医院内部对人事档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。建立多部门、多科室联动机制，如涉及奖惩材料可以由党办、工会、团委补充；涉及干部考察、任免文件等由院办、党办补充；涉及干部履历表、学历学位、职称评聘、工资、劳动合同等材料由人事科提供；同时在院内通过内网做好档案归档目录宣传工作，鼓励职工本人及时归档个人材料，拓宽资料收集渠道，确保人事归档材料都能及时送交人事档案部门，减少档案信息与人员实际不一致的情况，使档案能全面真实、细致、及时地反映职工全貌。

2.4推进医院人事档案管理信息化建设

“大数据”时代已经到来，通过信息化建设来提高医院人事档案管理工作是时展的必然趋势。计算机数据存储量大，能够方便人事档案管理人员进行资料的查找、编辑、检索，除此之外，数字化信息的应用，能够为人事档案管理人员在短时间内提供各种人事资料［7］。通过大数据处理提高档案信息的数据传递性，从而大幅提高人事档案管理的工作效率，真正提升医院的档案管理水平。

［参考文献］

［1］梁燕.基于事业单位养老保险制度改革的人事档案利用工作研究［J］.黑龙江档案，2016，36（2）：58.

［2］刘英.浅议机关事业单位养老保险制度改革对人事档案的新要求［J］.现代交际，2017，30（4）：121-122.

［3］高焕.机关事业单位养老保险改革的人事档案特性探析［J］.兰台世界，2016，30（4）：39-40.

［4］王兴娟.探究人事档案管理在医院人事工作中的重要性［J］.信息记录材料，2018，19（5）：132-133.

［5］宋丹.新形势下医院人事档案管理分析［J］.办公室业务，2018，26（3）：181.

［6］徐红培.医院人事档案管理工作存在的问题及对策思考［J］.档案与建设，2015，31（12）：85-86.

［7］张清云.数字化信息在医院人事档案管理中的应用［J］.人力资源管理，2017，11（4）：284-285.

作者：苏艳 张缓 单位：南京医科大学附属老年医院（江苏省级机关医院）人事科