医院人事档案管理问题及建议

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摘要：医院人事档案管理是队伍建设的重要内容，对于医院事业发展发挥着关键的基础性作用。本文在分析加强医院人事档案现实意义基础上，针对医院人事档案管理中存在的管理意识不强，责任机构有待明晰等问题，从强化工作领导和提升工作人员素质等方面提出了改进建议。

关键词：医院；人事档案管理

人事档案管理作为医院管理的重要环节，对于医务人才队伍建设有效推进方面挥着愈来愈重要的基础性作用。在人事管理工作中，提升人事档案管理水平，深入了解个人履历、业务水平、专业特长等人才信息，有利于推进适才适所，实现人力资源科学配置，促进医疗从业人员工作积极性与主动性的提升。当前，伴随着医药卫生改革的不断推进，对于医院人事档案管理管理质量的要求日益提升，然而由于医院对于人事档案管理工作的重要性认识不足、管理制度欠缺等原因，导致医院人事档案管理中存在许多问题，难以适应医院医疗、教科研等方面的现实需要。

一、加强医院人事档案的现实意义

医院人事档案是对医务工作人员工作履历、政治信念、医疗水平与业务专长的客观记载。加强人事档案管理，可以更加全面、有效的掌握医务工作人员的全面表现，使医院在医务人员录用、日常考核时对人才的综合素质进行更直观、更全面地了解。通过对人事档案信息进行综合分析，把查阅档案材料与实际考察的思想言行、个人素质、业务水平等原始材料有机结合起来，从而对其德、能、勤、绩等情况进行全面考察，不仅为医务人员晋升、岗位津贴发放、职称评定、竞聘上岗、成果奖励和申报等提供主要依据，而且为医院选拔人才、培养人才、评价人才能够有效参考，进一步提升医院人才管理的科学化、规范化水平，从而为医院发展壮大提供坚实的人才保障。

二、医院人事档案管理中存在的问题

1.管理意识不强，责任机构有待明晰

人事档案是进行医务人员管理工作的重要资源。一般而言，虽然对人事档案重视程度不断提升，但是由于对于人事档案管理现实价值认识不高、《档案法》等制度宣传不足等原因，许多医院缺乏人事档案管理与建设意识，导致医院人事档案开发与利用不足，人事档案管理质量难以提升。并且在许多医院，档案管理政出多门，即便在形式上挂靠于人事科管理，但是依然没有形成权责明确、集中统一的档案管理机制，缺乏科学、规范的档案管理标准，导致人事档案管理的主管部门缺乏，人事档案管理难以有效到位。此外，医院作为提供医疗服务的部门，缺乏既了解人事工作，又熟悉档案业务的综合性和专业性的人才，很多人员往往是兼职管理，往往只是凭经验将相关材料进行简单整理，与科学化和规范化的人事档案管理在质量上差距较大。

2.管理制度落后，管理规范存在欠缺

随着医院人事管理体制的变革，选才用才的机制转变、医疗人才流动频繁，人事档案管理内外环境发生了巨大转变，给人事档案管理的带来了新的挑战。由于档案管理“终身制”等客观的体制性束缚，导致人事档案管理的审核、审批、建档等制度存在缺失，导致相关管理缺少制度保障，降低了档案管理的规范化、科学化水平。同时，人事档案管理具有较强的政治性、专业性与机密性，关系到相关人员的切身权益，在相关管理中必须要按照一定的工作流程进行严谨规范的操作。然而在当前的人事档案管理中，相关材料的收集的过程依然较为粗放，很多档案材料收集不齐而且难以及时归档，对相关材料更新缓慢，不能随着人员情况的变动而实现及时调整，无法全面反应现实情况。相关材料在移交时，缺少对于档案材料严谨细致检查梳理，降低了档案材料的质量，模糊了材料的责任归属，不利于后续的补充与更新，导致人事档案管理的脱节。

3.档案内容管理落后，管理技术亟待提升

伴随着医疗卫生改革的推进，医疗工作人员在市场化配置的作用下，流动日益频繁，在其由“社会人”取代“单位人”的身份转变中，各种因为人档分离、弃档不用、档主遗失等现象越来越多，“死档”、“弃档”、“废档”出现频次不断提升。同时，在当前的人事档案材料中，内容的真实度与可信度有所欠缺，虽然医院人事档案对象主要是医疗系列的专业技术人员，但材料往往集中在政治历史性方面，对于其专业能力记载相对较少，不能针对性的反应其存在的问题，甚至存在前后记载不一致、与事实存在偏离的现象。此外，伴随着信息技术发展，人事档案的数字化、无纸化程度与日俱增。但是在很多医院对于人事档案硬件投入不足，档案管理中的先进技术手段不足，信息化的管理平台没有建立起来，导致医院人事档案管理效率不高，不能对医务人员的专业能力做出准确判断。

三、医院人事档案管理的改进对策

1.强化工作领导，提升工作人员素质

医院应提高对于对人事档案管理的重视程度，将其作为医疗队伍建设的关键内容进行完善落实。不仅要在年度计划中予以体现，而且要在日常作为常规性工作纳入议事日程。要成立人事档案管理专责机构，设立领导小组，并由医院人事科统筹协调，做好常规管理事务，强化对于人事档案管理工作的领导。着眼人事档案管理政策性、业务性强的特点，为了更好的体现其服务性、保密性，医院应该根据自身院情，选择既了解医院人事管理特点，又熟悉档案管理业务的专职人员负责人事档案管理工作，为提升人事档案管理的专业化、规范化水平提供人才支撑。对于这些人事档案管理人员，医院应积极创造机会与条件，通过业务培训、交流学习、网络授课等途径为其掌握人事档案的新技术、新知识提供良好条件与帮扶，增强其工作责任心与能力水平。档案人员也应积极学习相关知识，加强业务自修，熟悉医院人事档案管理的特点与规律，为更好的开展人事档案管理工作提供知识与能力保障。

2.加强制度建设，提升基础建设水平

医院人事档案工作复杂琐屑，只有建立起体系科学、内容完备、环节清晰的管理制度，才能使各项工作有规可依、有章可循。在制定时，要根据《档案法》等法律规定的要求，结合医院人事档案管理的现状，借鉴其他医院的管理实际，形成合规合法，又具有自身医院特色的制度体系，对审核、审批、建档、借阅、流转等环节提出明确要求。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

3.改进档案整理，优化档案基础功能

医院在加强人事档案管理工作中，应根据其形成特点、来源及渠道，采取分类处置的收集办法，并且结合人事档案形成长期性、过程性、持续性的特点，应保证收集工作常态化。具体而言主要包括以下几种方式。一是根据医院人事档案的信息内容、时间节点等情况，及时进行收集；二是结合医院的工作实际，按季度收集一定阶段内容的档案材料；三是根据医疗人事档案的应用需要，不定期的进行收集。以上方式各有应用的现实条件与具体要求，应根据具体情况相关配合、相互补充，在具体实施时择机使用，确保档案整理有序推进。同时，为了使医院人事档案能够发挥其应有效果，应该对人事档案的主体功能进行优化完善。具体而言，也就是在保留原有人事档案的核心要件基础上，根据上级文件要求与精神，将新的政策要素融入到档案管理中，完善养老和失业等内容，对工作业绩进行清除的界定，将关系医疗工作的医疗技能、专业成长等内容补充进去。此外，要根据当前人才流动的现实需要，根据医疗工作者及医院的现实需要，完善相应的职能，从而更好的服务于人才服务。最后，对于档案内容应客观真实，建立多方联动的记录与责任体系，将同事评价、科室评价等内容原原本本的记录到职工认识档案中。全面补充关于医疗工作人员的业务档案，将包含学历、专业技术、支农支乡的基础性材料，专业技术资格认知材料，课题研究、典型病例、手术分析等技术成果材料，医德医风评价等其他材料，予以补充完善，使其全面反应医疗工作人员的医德状况与技能水平，充分发挥医疗人事档案的现实效用。

4.加强沟通协调，提升档案信息化水平

伴随着医疗卫生体制改革的推进，医院人事管理也发生了巨大变化，由“单位人”向“社会人”转变的渠道不断增强。因此，在推进人事档案管理的过程中，应强化服务意识，根据医疗工作人员的现实要求，加强与工作人员的沟通对话，使其更加契合医疗工作人员的现实需要。要加强与人才服务结构的业务对接，全面了解新形势下医疗专业技术人才，特别是流动人员的档案整理与管理要求，力争在第一时间就其全面工作表现进行准确记录，为其发挥档案实效奠定坚实基础。人事档案管理部门也需要采取切实可行的方法和措施，有效地减少人档分离现象的发生。同时，结合当前档案信息技术发展的现实状况，积极将相关技术应用于人事档案管理中。利用计算机、扫描仪等先进设备，做好图文视频的科学存储，推动无纸化、数字化转变，实现医疗人事档案纸质与数字格式并存。强化医疗人事档案的网络化建设，构建相应的网络信息体系，将不属于秘密内容的档案信息，按照相关规定与程序进行公布，推进医疗人事档案资源合理共享，达到“一方收集，多方共享”，推动档案管理开放化，提升医疗人事档案的利用效率与质量，更好的实现为临床、教学与科研服务。医疗人事档案是医院人才队伍建设的重要组成部门，是对于医疗工作者德能勤绩等方面的全面记载。提升医疗人事档案管理水平，能够获得更加全面的鉴别、评价与使用人才的依据。因此，在日常的管理中，要强化问题导向，根据医疗人事档案管理中存在的问题，进一步提升档案管理的科学化、规范化、精细化、信息化水平，从而构建其符合上级契合与意愿管理需要的人事档案管理体系，为促进医院事业发展提供人才保障。

参考文献：

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[2]刘宏海.档案工作社会化与档案社会化管理[J].中国档案，报刊荟萃，2017(7)

[3]杨奕，马丽红.医院人事档案公开利用的几点对策[J].兰台内外，2017(5):77-77

作者：张炎敏 单位：肇庆市第二人民医院