事业单位人事档案管理必要性

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摘要：人事部门在事业单位中的作用举足轻重，其中人事档案管理成了事业单位关注的重点，即使事业单位中的人事部门发生了巨大变革，人事档案管理工作还是事业单位的工作重点。所以，事业单位中的管理者需要熟知人事档案工作在单位发展中的作用，灵活地运用档案管理优化单位管理结构，增强事业单位的管理工作质量。此文简单地阐述了事业单位人事档案管理的必要性，从而探索了相关管理措施，以此推动事业单位的可持续发展。

关键词：事业单位；人事档案管理；必要性；管理策略

一、事业单位中人事档案管理工作的必要性

在实际工作中，人事档案管理能力的提升是必然的发展趋势。优质的人事档案管理能够为事业单位指明前进的方向，促使企业内部管理结构的创新和改革。

（一）人事档案的基础工作

在具体的事业单位人才招聘中，人事档案可以协助部门管理者清晰地了解候选人的工作履历和实际发展状况。另外，企业管理者还可以依据员工平常的档案实施绩效考核工作。所以，人事档案在事业单位的发展中是不可或缺的一部分工作，可以协助管理者对员工实施有效的监控和管理。

（二）人事档案在决策中的作用

事业单位对在职员工要定期地考核和管理，这就需要人事部门对员工的日常工作表现做好记录，这时人事档案的作用就比较显著。在实际绩效考核的过程中相关考核人员可以利用员工的档案查阅其工作表现和奖惩状况，人事档案促使绩效考核工作的客观性得以实现。所以，在单位管理者实施决策时会更加科学和严谨。在具体的工作中，人事档案有效地记录着每位员工的工作状态和工作表现，是事业单位在职位晋升和人才选用过程中对员工考核的依据，人事档案能够清晰地反馈员工全面的信息数据。

（三）人事档案记载了员工成长

事业单位能够利用人事档案寻找出优质的人才，主要是因为人事档案对单位员工的成长都会做一个清晰的记载，从而在具体人才培育和工作任务划分时都能够得到一个真实信息，进而让员工实现其最大化的工作价值。在事业单位的平常管理工作中强化人事档案的管理职能对人事部的高效运转起到关键性的作用，有利于人事部的信息数据交流共享以及人才灵活的分配。

二、事业单位中人事档案管理工作的具体策略

（一）重视人事档案管理，提高管理意识

如果事业单位的管理者想要增强人事档案管理能力，首先要做的就是要重视人事档案管理工作，把人事档案管理工作作为单位中的重点内容列入工作日程。例如，设立专门的人事档案管理人员，严格把控事业单位的各个管理事项，定时指引各部门的管理工作。而且针对部门之间工作中存在的问题人事档案管理人员需要及时指出，并给出针对性的建议。另外企业内部需要设立人事档案管理考核制度，对日常的人事档案管理实施考核，促使相关管理人员时刻保持着工作激情，促使人事档案管理逐步向科学化、正规化靠拢。

（二）做好档案管理的基础建设

在开展人事档案管理工作时需要事业单位管理者提供大量支持，并与管理者做好交流，引用先进的人事档案基础设备。例如，在事业单位内部需要设立专门的档案管理场所，购买质量相对较高的档案存储箱。并且在档案库房需要设置一些消防装置和防潮装置，预防档案室发生火灾或者受潮情况的发生，相关管理者需要定时的对单位档案实施查阅，确保档案的安全放置和有效管理。做好事业单位中的人事档案管理工作是势在必行的，能够推动事业单位的安全稳定发展。

（三）组建优质的人事档案管理人员

在实际事业单位的人事档案管理过程中需要安排专业的素质较高的管理人员，由于人事档案管理工作具有严格的保密性和业务性，所以在组建人事档案管理团队时需要重视人员的素质和业务水平。事业单位对于在职的工作人员要引用专业的培训活动增强管理人员的业务技能和道德素质，或者开设专题讲座普及相关的人事档案管理知识，强化管理人员的基础知识和专业性，事业单位还需要重视企业内部的文化建设，关心员工的生活和工作状况，让员工感觉到企业的温暖。此外，还需要对人事档案管理人员定期考试，检测在一定时间内的工作表现和专业技能，增强员工的集体责任感和荣誉感。

（四）建立健全人事档案管理制度

由于事业单位人事档案管理工作的繁冗复杂性，致使在没有正确的管理制度引导下的人事档案管理工作无法得到有效开展，因此，企业管理者假如要想让人事档案管理工作顺利地实行，务必要建立健全人事档案管理制度来为人事档案管理工作指引前进的方向。在设立制度时要依照事业单位实际发展的状况和未来发展的目标引用新技术和新设备，预防人事档案造假的现象发生。用科学严谨的人事档案管理制度牵引着事业单位的人事档案管理工作，确保档案的真实有效性。

（五）合理采集人事档案资源

人事档案管理能力得到增强才可以推动整个事业单位的发展进程。在实际人事档案资源采集的过程中需要运用客观真实的手段完善员工的个人资料。而且在经济逐步发展的潮流中，人事档案资料采集的内容异常丰富，对相关采集工作者的要求也逐步增多。所以，事业单位要重视人事档案资料的采集，并且采集人员在询问资料时需要具备认真严谨的态度和鉴别真假的眼光，选择真实的信息记录，对于不真实的数据及时反馈，重新采集，采集人才要保障在工作期间采集的信息都是真实有效的，能够为后期的档案管理工作奠定坚实的基础。

（六）合理运用档案功能

事业单位中人事档案的记录内容日益广泛，并趋于客观化和真实化。所以，事业单位需要灵活地运用人事档案的功效完善事业单位的内部管理。其一，企业管理者需要重视人事档案管理工作，依照法律保留资料。其二，扩充人事档案管理范围，其中包含员工的社保缴纳、工作奖励和惩罚、工作考核以及个人简历等有效的数据，这些功能能够保障事业单位在查阅资料时的真实有效性。

（七）增强与人才服务机构的交流

社会各部门在事业单位的发展中也起着重要作用，尤其是人才服务部门，这就需要事业单位增加与以上部门沟通的能力。学习其他企业人事档案管理的新模式，逐步创新单位内部的管理方式。人事部在这时要做好表率作用，利用优质的人才管理制度为人事档案管理提供保障，在实际人事档案管理中与人才服务部门做好交流，强化管理职能。

（八）增强人事档案管理的信息化

事业单位人事档案管理拥有一个专门的人才信息库，只有相关工作人员对这些信息资源正确的使用才可以推动事业单位的高效运行。在实际档案管理中企业需要引用信息技术增加档案的使用时长。在现代化的发展进程中，人事档案管理需要融合人事部的相关制度强化管理职能，增加人事档案管理的时效性。利用信息技术把档案中的文字与视频和音频结合在一起，提升人事档案的利用率。并且事业单位可以购买先进的网络档案软件，利用网络平台有效存储企业人员的相关档案，在很大程度上减少了纸质档案的用地面积和资金成本，促使人事档案朝着便捷化、信息化、安全化的方向发展。在信息化的人事档案管理下，适当地减轻了管理人员的工作，优化了事业单位人事档案的管理职能。

三、结束语

总而言之，在现代化的经济发展进程中，事业单位的人事部门逐步受到关注，尤其是人事档案管理工作。所以，事业单位如果想要在激烈的市场竞争中谋求高效的发展，就需要强化单位内部的人事档案管理职能，增强相关管理人员的业务能力和综合素质，并加大力度引用先进的档案软件和管理技能推动事业单位人事档案管理工作的正常运行，为我国社会主义市场经济的迅猛发展做出贡献。

参考文献：

［1］焦晓玲．事业单位人事档案管理工作的必要性及实践策略［J］．才智，2018，（31）：211．

［2］王海英，郑晓丽，刘山菁．新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略［J］．办公室业务，2018，（21）：118．

［3］王晓红．大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响［J］．劳动保障世界，2018，（29）：57．

作者：王震 单位：吉林师范大学博达学院