人才服务中心人事档案管理工作探讨

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关键词：人事档案；现状分析；措施探究

一、当前人事档案管理工作现状分析

1.对档案管理工作重要性认识不足。当前阶段，社会各方面都对档案工作提出了新要求，但是还存在部分基层人才服务中心对档案工作不够重视的现象，仍片面的认为人才服务中心只是短暂的保管人事档案，做好接收和整理工作即可，而疏于其他方面的管理，比如，人员配备少、人手不足、软硬件设施配备不齐全、硬件设备老化、制度建设不完善等，尤其是在档案管理人员中普遍存在缺乏系统学习培训，不具备较强的业务知识和技能等现象。由于部门领导对档案管理重要性认识不足，直接导致档案管理条件的落后，进而制约了档案管理工作的进一步发展。2.人档分离现象普遍存在。在人才的档案管理工作中最突出的问题就是人档分离，这极其不利于人事档案的管理，严重影响人事档案作用的发挥。当前，大多数未找到正式工作的大学毕业生在离校后，个人档案都被寄往人才服务中心，除部分档案会被及时调走外，大部分工作不稳定、频繁调换岗位的人员，以及就业单位管理欠规范不接收档案的人员，他们的档案则会被置于人才服务中心，绝大多数将不会再过问，导致人才服务中心也无法对这些人事档案进行及时更新。以我单位为例，经常遇到人员在毕业数年甚至十余年后，才通过多方打听最终得知自己的档案在人才服务中心管理着，可见人档分离现象之普遍。3.档案管理方式相对滞后。在网络信息时代的背景下，档案信息化管理已成为一种必然趋势，应用信息技术开展档案管理工作，不仅有利于档案的查找利用，还极大的方便档案的管理工作。但是大多数的人才服务中心尚未实现信息化管理，部分单位是由于经费紧张无法开展信息化建设，还有部分单位是缺乏信息化方面的人才，对于信息化管理缺乏信心，因此档案管理的方式较为滞后，没能紧跟时代步伐实现信息化管理，在开展档案管理工作时仍大多采用人工方式，尤其是在档案的检索和查询工作中，严重影响了工作效率，与现阶段的实际需求极其不符。4.档案管理人员不足。由于基层人才服务中心编制有限，大多数档案管理人员配备不足，按照档案管理相关规定，负责干部人事档案工作的机构，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员，但是目前大多数的人才服务中心管理的档案较多，但配备的档案管理人员基本上都达不到规定比例。此外，很多档案管理人员自身既非专业出身又缺乏系统的学习和培训，不具备较强的专业技术知识和技能，工作方式较为陈旧，缺乏创新，对档案信息化管理知识更是缺少认识，致使工作效率相对较低，导致档案管理工作的发展受到了很大程度的限制。

二、解决人事档案管理问题的措施探究

做好人事档案的管理至关重要，只有针对人事档案管理工作中存在的问题，多措并举、多管齐下，才能切实提高对人事档案的妥善管理，在最大程度上为各类人才和用人单位提供更好的服务。为此，笔者认为应该做到以下几个方面：1.提高对档案管理重要性的认识。各基层人才服务中心作为人力资源社会保障部门所属的人才服务机构，要提高对档案管理重要性的认识。首先，要得到单位领导的重视，只有单位领导重视才会在人员编制、管理设施设备、人员培训等方面加大投入；其次，要提高档案管理人员自身的认识，只有他们提高认识才能更好的履行自身岗位职责，不断提高自身的档案管理能力和水平，做好人事档案的管理，更好的为人才提供服务。2.加强档案管理工作的宣传力度。只有不断拓宽宣传途径，才能提高全社会的档案意识，才能让更多的人了解档案的重要性。各人才服务中心要不断深入社区、深入企业宣传，尤其是毕业季之前，主动到高校宣传，面向即将离开学校的毕业生们进行宣传，让他们充分了解档案的作用、流转过程，以及毕业后档案的管理，从而提高他们对档案重要性的认识，以便毕业后能及时妥善的处理自己的档案问题，同时也方便人才服务中心档案工作的开展。此外，各人才服务中心还要通过报纸、电视、网站等媒体，尤其是当下流行的微信公众号，对档案管理服务工作进行广泛的宣传，切实提高服务对象对档案管理的重视程度，有效避免弃档、人档分离现象的发生，为以后档案管理工作的开展打下良好基础。3.提升档案信息化管理服务水平。当前信息化技术迅速发展，越来越多的行业和部门已经开始了档案信息化建设，人才服务中心肩负为人才和用人单位服务的重任，加快信息化建设势在必行。各人才服务中心要加大在信息化方面的资金投入，加快硬件升级和档案管理软件的开发，充分借助信息化管理技术，提高人事档案的管理水平和服务效率。同时还要做好档案的信息化安全建设，严防档案数据的流失泄露，避免因信息泄露为服务对象带来不必要的损失和麻烦。4.建立完善的档案管理队伍。有高质量的档案管理队伍，才能有出色的档案管理水平。各人才服务中心要配备符合档案管理规定数量的编制，做好档案管理服务专业人才的引进，加大公开招考和人才引进工作力度，增加具有较高专业素养和水平的档案管理人才，从而提升档案管理队伍的质量。同时，对现有的档案管理人员要有针对性的制定培训计划，或参加所在地区的档案综合管理部门组织的培训，或分批次组织外出参加专业培训，或邀请各地档案专家来授课，提升他们的专业知识和业务技能。在制度方面，要建立更加完善合理的档案管理制度，提高档案管理人员的工作积极性，从而更好的做好人事档案的管理服务工作。

三、结语

说过“人才资源是第一资源”，人才的档案也是宝贵的社会资源，是人才服务中心的重要工作内容。当前，随着社会的不断发展，对人事档案的管理也提出了更高的要求，人才服务中心作为服务人才和用人单位服务的机构，必须充分发挥自身职能，直面在人事档案管理中存在的短板和不足，有针对性的加以解决和完善，要紧随时展步伐，充分利用信息化成果，实现对人事档案的高效、安全管理，为人才和用人单位提供更为有效的服务，推动人才服务中心档案管理工作的不断发展。

参考文献：

[1]兰　晖.关于人才交流服务中心档案管理工作的探讨[J].档案管理,2017(1)

[2]王若冰.人才交流服务中心档案管理工作的几点思考[J].科技资讯,2015(27)

[3]徐晨晔.浅谈人才交流服务中心档案管理工作[J].人才资源开发,2018(10).

作者：马丽娟 单位：菏泽高新技术产业开发区管理委会人才服务中心