人事档案管理信息化建设浅谈

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摘要：随着企事业单位的规模扩大，组织机构比较复杂，人员较多，为实现人力资源的有效管理，充分发挥人力资源作用，需要进行人事档案管理。做好人事档案管理工作需要单位重视该项工作，各部门相互配合，并投入大量的资金以及人员，以使该工作正常进行。随着信息化技术在档案管理工作中的运用，可以节约企业的管理成本，优化企业战略资源。目前我国的人事档案管理信息化建设方面取得了一定的成效，但仍面临着很多问题制约着档案管理发展，因此企事业单位要采取多种措施，来促进信息化档案建设工作。本文主要阐述当前人事档案管理中问题，并进行分析改进措施，以期同行人士参考。

关键词：人事档案；管理信息化；建设探析

一、人事档案管理意义

单位员工人数较多，要对员工信息进行收集，并集中进行管理、存储，因此需要进行档案管理。当今随着经济以及信息的发展，通过有效管理人力档案，使企事业单位的组织快速成长，成为企业管理中的重要内容。借用先进的技术手段，建立人事档案数据库，结合企业原有的档案信息，进行科学的人力资源管理。通过信息化建设极大提升档案管理的工作效率，通过采取技术手段，也确保档案信息的安全、可靠性。

二、人事档案管理现状

1.管理方法落后

有些机构庞大的单位，组织结构比较复杂，进行档案管理难度较大。由于制度不断改革，人员流动性较大，传统管理方法已明显不适用。对于频繁的人员信息更新以及人员调动，使用电子表格会带来更多不便。

2.管理设备落后

目前很多单位已基本配备了计算机及软件操作系统，但对于人事档案管理系统并不重视，很多没有配备，阻碍了其信息化建设。由于设备落后，很多先进的操作软件系统无法得到应用。很多在档案管理中仍采用Excel表或信息化管理单机版系统，严重影响了管理工作效率。

三、信息化建设的探析

1.引进先进设备，实现信息数据化

目前的企事业单位建立人事档案管理的设备仍比较陈旧，设备老化及设备数量不足也制约了管理工作的开展。随着科学技术的发展，各种新型设备不断涌现，企事业单位要积极引进先进设备，促进数据信息化建立。通过先进设备的使用有效减少管理中的开支，也有利于管理效率的提升。在进行信息化建设中，一般是以网络服务器进行管理，将相关信息录入到服务器中，借此建立数据库，再通过软件系统来进行信息化建设。在档案管理中还可扩大其涵盖的范围，并对部门的管理权限以及相应职能做好规划，在档案管理中，可以分模块进行，进行网络化管理，实现多层次的信息化管理。

2.提高管理人员水平

在进行人事档案信息化管理中，管理人员的水平直接影响到工作质量。作为专业化的人事管理软件系统，需要进行专业操作、录入。因此在上岗前要对操作人员进行培训，合格后上岗操作。要求管理人员实际操作能力要强，避免违规操作带来的信息管理漏洞。由于人事档案关系到人员的个人信息，还要注意做好安全性管理，不可外泄档案信息，单位要通过设置操作权限设置来保障档案管理的信息。对于管理人员要求对于基本数据的处理能力，还要求对于档案的理论知识有所了解。要加强从业人员的选择，要择优选择综合素质强的人员，从而促进信息化建设工作。对于软件系统还要定期更新和维护，以保证系统的正常使用。

3.改变传统观念

传统的管理观念和方法已无法适应新时代人事档案管理需要，因此我们要不断创新工作理念，结合企业实际，不断完善，改变人事档案管理模式，借助先进技术，以促使管理工作朝着数据化、创新化发展。在日常档案管理中，要坚持企业的合理思想为工作指导，对于日常的相关数据要按照操作流程严格执行。积极面对人事档案管理中出现的问题，并制定有效解决方法，切实提升管理水平。企业要建立明确的标准对于管理工作进行指导，并保证管理标准符合国家相关标准，管理朝着正确方向迈进。

4.档案动态化管理

档案信息要具体的反映人事信息的综合及动态变化，因此对于管理制度要进行及时更新，因此要实行动态化管理，以适应人事档案日益多变的需要。在进行人事档案信息化建设中，企事业单位要积极进行动态化管理体系，利用信息化平台定期进行人事档案的更新。管理人员对于信息初始资料，并不断进行完善，建立专属档案时要分类进行，不断进行更新，提升管理信息化水平。

四、结语

综上，我国人事档案管理数字化、网络化已成为未来的发展趋势，企事业单位要适应时展需要，要改变传统管理模式，投入一定的资金，建立和完善人员档案信息化管理系统，要注重管理人才的全面培养，建全管理制度，做好档案信息的安全化管理，以促进行业发展。

参考文献：

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[2]林春柳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略探讨[J].中国科技投资,2017(26).

[3]秦文光.从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J].卷宗,2017(22).

作者：姚珂 单位：中国电子科技集团公司电子科学研究院