高校档案管理模式建立探析

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摘要：基于信息资源共享，探析高校档案管理模式建立，有利于高校更好地管理与共享档案信息，提升其社会服务能力，满足高校与社会的共同发展需求。高校基于信息资源共享建立档案管理新模式，需要教育人员正确认识高校共享档案信息资源的必要性，以此为基础，采取建立信息服务中心、构建用户反馈模式、完善信息集成体系、创建数字化管理模式等措施，实现高校档案管理模式在信息资源共享下的有效建立。

关键词：信息资源共享；高校；档案管理模式

一、高校共享档案信息资源的必要性

在社会信息资源中，高校的档案信息资源属于重要组成部分，基于社会信息不断完善发展的大背景，信息资源共享已经可以对高校档案信息资源的实际效用进行充分发挥，体现信息资源共享为高校档案信息管理提供的理想形式。随着网络资源的越发成熟，档案信息资源的有效整合与充分共享，可以为现代社会提供和谐的空间环境，以有效契机的形式助力档案事业发展。因此，高校共享档案信息是满足社会发展需求的必然趋势。

1、维护知情权

高校共享档案信息资源可以对公众的知情权进行有效维护，保障大众知晓高校档案信息中的多样内容。高校传统档案信息仅限于校内师生使用，使大众缺少渠道去了解知识与查阅资料。但是在信息化与网络化发展的现代社会，高校共享档案信息，可以为大众查阅信息提供更多的渠道，促进其根据信息开展有效研究，提升其个人能力，推动社会进步。人们借助网络环境可以进行有效沟通与信息资源高效利用，加强高校档案信息资源与社会大众的联系，在彼此强化了解的基础上，提升高校档案信息的基本公共服务能力，为高校基于信息共享建立档案管理新模式奠定基础。

2、提供共享环境

高校共享档案信息资源可以将更好的共享环境提供给社会，高校内部的档案信息资源整合与利用，可以将良好的信息技术环境提供给社会。社会不断完善网络基础设施、健全档案信息化设施、实施总体建设等，都需要多媒体技术与网络通信技术的支持。但是现阶段的档案信息资源相关的技术并不完善，而我国高校档案信息资源可以在技术不成熟的情况下，借助数据采集与查阅实现技术的革新，进而可以借助多种途径与渠道为社会网络信息共享环境提供发展机遇。现阶段，人们的工作环境与生活习惯都密切联系信息资源，使人们逐渐增强自身信息共享意识，促使信息真实性出现转变，在对个体信息权益进行维护的同时，我国社会化信息环境也开始趋向成熟化发展。

二、基于信息资源共享的高校档案管理模式建立路径

1、建立信息服务中心

高校基于信息资源共享，建立档案管理模式，需要建立信息服务中心。在信息资源共享下，我国高校建立信息服务中心，需要在观念、具体操作以及服务功能建设等方面采取措施，促进高校档案管理新模式实现有效构建。在观念层面，建立信息服务中心，需要转变观念。高校的信息服务中心属于机构之间沟通与连接的纽带，是对现代功能进行充分利用的管理机构。现代社会属于知识经济时代，高校档案管理实际效益的标尺已经发展为信息与信息技术含量，在信息资源共享背景下，加强高校内部档案信息资源的共享，增强其科学管理功能，使传统硬性管理发展为软性管理,有利于提升档案价值含量与知识含量，提高档案信息资源的经济效益与社会效益。因此，高校需要对自身档案管理观念进行转变，改革档案信息对应服务的旧机制与旧制度，建立具备开放性特征的新型社会化服务机构。在具体操作方面，高校也需要加强信息服务中心建设工作。高校建立档案管理模式，创建信息服务中心，本质上是满足我国档案管理体制要求的必然结果，可以具体、物化地表现文件的内部运动规律。因此，高校针对档案管理建立的信息服务中心，是同时具备档案保管、整理、查询、利用以及处理等功能的机构，区别于传统高校档案管理，这种新型管理模式可以有效降低管理的经济成本，提升管理工作效率。信息服务中心包括档案服务部门、档案处置部门与档案保管部门等职能部门，其特点是具备档案管理传统专业技能素养，同时，具备开发档案信息资源的能力，能够促进信息传播，提供高效信息服务。在服务功能建设方面，高校针对档案管理建设信息服务中心，需要做到重视服务功能的建设。建设服务功能需要在服务的高度、深度与广度等三个层面开展工作：在服务高度层面，高校需要围绕自身发展目标，在各项事务工作中融入服务功能，利用现代信息技术获取档案信息资源，对其价值进行深度挖掘，以此为基础，保证自身为用户提供的信息资源具有较高价值，提升资源优质性；在服务深度层面，高校需要专业化处理档案信息，对信息资源配置进行优化，在不同类别与角度等层次上开展信息资源整合工作，在保证信息资源服务满足用户需求的同时，提升信息传播质量；在服务广度层面，信息服务中心保存的档案信息资源主要是校内日常生活中产生的信息资源，这些资源需要具备保存价值，大量的信息收集与储存可以为高校专业化管理档案信息提供基础，促进高校向社会提供档案信息资源有效共享的平台。

2、构建用户反馈模式

高校基于信息资源共享，建立档案管理新模式，需要在创建信息服务中心的基础上，构建用户反馈模式。高校结合信息资源共享发展目标建立档案管理模式，离不开高校档案用户的反馈信息，因此，高校在信息资源共享下构建用户反馈机制具有一定的必要性。档案信息管理中的用户反馈内容主要是不同用户在信息资源共享条件下，使用信息后按照自身需求提出的建议性反馈。基于此，我国高校的档案管理工作者需要按照反馈信息，及时回复用户建议，根据建议完善档案管理反馈体制。例如，高校可以分析总结高校毕业生反馈专业设置方面的建议，深入研究高校专业设置，考虑市场经济需求，实现自我调节，提升专业设置合理性与档案管理实效性。高校建立反馈模式，也可以跟踪记录专业科研活动，在分析记录的基础上，调整科研档案信息管理工作，还可分析毕业生反馈情况，以此客观评价档案管理工作，使档案信息开发与档案管理获得原始数据，提升高校档案管理的针对性与实效性。

3、完善信息集成体系

在信息资源共享背景下，高校革新档案管理模式，需要完善信息集成体系。我国高校之间的信息资源共享程度较低，在一定程度上，造成高校档案资源的浪费。因此，高校需要完善信息集成体系，为高校档案信息资源有效共享提供保障。完善信息集成体系，建设新型档案管理模式，有利于我国各大高校有效共享信息资源，促进不同高校档案信息资源构成具备整体性的信息集成体系，提升档案管理便捷性。当前形势是我国高校正致力于建设自身档案信息共享，为高校之间的信息联系提供基础。但是外界条件与自身条件等多方面的限制，会制约高校之间档案信息资源向共享发展的脚步，影响其集成体系建立。并且我国不同高校使用的相关软件与系统不同，在很大程度上影响集成体系的完整性。因此，高校需要丰富化信息集成体系、信息资源化档案系统，以此保证信息共享获得相应物质基础，提升信息共享可操作性。我国高校基于信息资源共享，建立档案管理模式，也需要在创建信息集成体系的过程中，加强高校与高校之间的联系，更新信息系统的同时更新档案管理模式，实现二者统一，促进高校档案管理新模式有效构建。

4、创建数字化管理模式

基于信息资源共享，高校建立档案管理模式，需要创建数字化管理模式。高校基于信息资源共享，建立数字化档案管理系统，可以为档案信息资源数字化共享提供保障，提升高校管理档案的便捷性。创建数字化管理模式，高校需要从以下四方面开展工作：一、高校档案管理需要数字化建设档案目录，对文件目录实施数字化管理，有效满足用户的不同信息检索需求；二，高校档案管理创建数字化管理模式，需要对档案信息的数字化进行完善，借助原始文件扫描与档案信息处理，保证档案信息资源的完整性，使其图像文件不被破坏，从而对对应检索工作也可进行进一步的编制；三，在档案信息资源对应的管理系统中，衔接库存数据与档案相关数据，使用户检索与查询档案信息资源的时间相应减少，提升信息资源共享效率；四，建设数字化管理模式，需要对档案管理数字化发展步伐进行加快推进，对相关信息处理技术进行加强，保证数字化管理标准更加完善与规范，以此降低档案信息资源的共享盲目性，为高校档案数字化管理质量提供保障。当然，在建设数字化档案管理模式的过程中，高校也需要对硬件设施与软件设施加强维护与引进，从而有效提升高校档案管理实效性。

结语

综上所述，在信息化高速发展的现今社会，高校结合信息资源共享，革新档案管理工作是社会发展的必然要求，能够为高校与社会的共同发展提供保障。因此，高校在信息资源共享下构建新型档案管理模式，需要强调高校共享档案信息资源的重要意义，结合现有档案管理实际情况，实施建立信息服务中心、构建用户反馈模式、完善信息集成体系、创建数字化管理模式等革新策略，满足高校建立档案共享管理模式的发展需求。

参考文献：

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[2]符昌慧.新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略[J].档案与建设,2018,(05).

[3]段新宇.基于信息资源共享的高校档案管理模式探析[J].才智,2015,(24).

[4]吴彧一.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建探析[J].城建档案,2017,(10).

作者：谢静 单位：江苏信息职业技术学院