医院人事档案管理中的问题与对策

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[摘要]医院人事档案包含了所有员工工作历程、管理资源配比、人员数据信息等内容，通过档案资料可以详细了解每一位员工的工作信息，并推断出员工的工作业绩、思想水平等，更是合理分配医务人员工作的重要参考和基本依据。随着社会大众对资源配比问题的不断重视，医院人事档案正不断被优化和改善，但仍存在一些问题与弊端。该文通过分析医院的人事档案现状，探讨其存在的问题并给出优化策略。

[关键词]人事档案；医院；管理；对策

1医院人事档案管理的特点分析

医院人事档案的重点记录医院全部人员的医疗道德水平、学术技能和工作历程，其具体内容在持续的人事档案管理活动中形成与充实，内容覆盖面十分之广，主要包含如下特点。

1.1流动性

医院人事档案同其他行业的人事档案相似，医院人事档案会随着医院职员的流动而同步实施，相关资料也会实时更新，这也证明人事档案需要以人为依托，以便利于医院人事管理工作的开展与更新。

1.2独立性

医院的人事档案需要反映员工的真实工作历程与发展经历，包含政治背景、教育情况与工作经历等等，只有这样医院人事管理部门才可以全面准确的了解人员信息，使医院人事档案的独立性得以持续。

1.3积累性

由于医院各个层级的员工均是逐步成长和提高的，因此其对应的人事档案也在不断的充实与完善，更新与补充，这是一个不断积累的过程，记录了员工的成长史。

1.4机密性和真实性

医院人事档案内容中所记录的员工成长过程是真实有效地，所有信息来源与依据均真实可靠、完整有效；同时，这些信息也是员工的个人隐私，故具有一定的机密性。

2医院人事档案管理过程中存在的问题

2.1档案记录内容不全，缺乏真实性

医院人力资源管理部门的工作成果会与员工的人事档案密切相关，其直接对医院的管理工作造成影响，而人事档案的真实性则是该档案信息被使用的前提条件。医院人事档案的内容有时候会不完善且不健全，主要是两方面原因造成。①医院的调入单位与调出单位交接不畅，医院人力资源管理部门没有把员工原单位资料信息转入医院档案管理资料中，造成了部门人事资源的缺漏。②当前医院的人事档案管理体系仍不完善，档案资料管理流程多、手续繁多，没有足够重视档案资料并进行实时录入。另外，还存在着医院人力资源管理工作人员对档案资料收集不全的主观原因，由于身兼数职而放松了档案资源的分类、归档、整理等工作，使得存入进档案的资料缺漏。其问题在于人事档案资料内容前后不一致，缺少科学理性的主观评价，员工资料信息中没有体现缺点，只存在优点；同时，医院档案管理人员对于档案资料的审核也没有严格把关，降低了其真实性[1]。

2.2档案管理人员专业水平不足

医院中人事档案管理工作十分繁杂、覆盖面广，日常事务多，因此需要医院档案管理人员具备较高的综合素质，其不仅要掌握医疗专业理论知识，而且还要了解人力资源管理体系，对于档案管理工作量较大的现实，档案管理人员还需细致认真、专心致志，具有一定的电脑操作技术与保密意识。当前大多数医院没有足够重视档案管理工作，使得该业务领域的管理人员专业水平不够、职业素质低、专业技能差、责任心不高等，这也严重影响了人事档案管理工作的质量，极不利于医院的人力资源管理工作开展。专业水平的不足，还会使得医院人事档案管理工作效率偏低。医院人事档案资料的内容比较复杂，在医疗智能化水平不高的情况下还是以纸质保存为主。在医院规模不断增大，人员变动逐步频繁的情况下，医院档案资料传递、人事变动的事宜就更为频繁，这个过程会使部分资料遗失，医院人事档案信息化程度不高，进而又需运用大量时间与人员对档案资料重新归档与整理，降低了工作效率。

2.3人事档案管理工作未被足够重视

医院人力资源管理部门借助人事档案信息进行员工聘用、人才筛选、人员晋升等管理，随着社会经济不断发展，企业人才管理观念也在与时俱进，人事档案信息只能用于参考，医院人才的管理更加关注临床试验和实际工作能力，导致人事档案的价值没有被充分挖掘与重视。医院管理层对于人事档案资料的不重视，就造成了医院较少关注的持续改进和优化人事档案管理工作[2]。医院将更多的注意力集中于提升优质医疗服务和医疗水平，人事档案观念的淡化使医院对其重视度逐渐降低，这也会在一定程度上制约医院人事档案管理事业的发展。

2.4医院档案管理工作信息化程度较低

随着社会科学技术水平的进步与医疗智能化程度的提升，医院人事档案管理工作也需要不断融合信息化与智能化，并为医院人事档案信息创建专门的数据库，再结合网络技术优势，运用扫描仪、投影仪、平板电脑等信息化终端设备，把员工档案资料实时传递到网络数据库中，并且将员工的照片、文字、影音等均存储为档案信息资料，一旦员工信息数据有所变动，则直接运用终端设备对其更新与完善，以确保员工档案信息的可靠性、实效性及精准性。在医院招聘人才时，就需处理很多的相关工作，多人竞聘同一岗位的现象时常发生，那么医院档案管理人员则需在短时间内查阅许多人员资料信息，而在互联网技术与智能化水平均不高的情况下，医院档案管理人员就要不断走动，以获取相关人员的全部档案信息，浪费了许多时间与精力，使工作效率低下。

3医院人事档案管理提升的对策

3.1完善医院人事档案制度体系

医院需进一步健全人事档案管理体系，使人力资源部门管理人员的工作有章可依，结合医院管理要求和发展阶段，科学合理地构建人事档案管理制度体系，涵盖了人事档案管理制度、审阅制度、收集制度、归档制度等等，并运用现代化管理方法对医院人事档案管理项目进行持续改进，以解决管理难题。医院档案管理部门的制度体系要标准化、规范化、高效化，用来科学全面地约定人事档案管理行为。在制度体系建立的过程中，需借助大数据技术统计分析，组建人事档案管理制度建设专班，通过建立并落实责任制度，把医院人事档案管理工作的既定目标、具体任务同各个部门岗位联系起来，促进制度的落实。医院的档案管理部门也需同其他各行政部门全面交流，保证档案管理工作的集约高效及层次鲜明的开展[3]。另外，针对医院纸质档案的缺漏、损坏和遗失风险，要提前编制应急预案，以妥善保管纸质档案资料原件[3]。

3.2提高工作人员的专业素质

医院应建立各级人才培养计划，在不同阶段有针对性的进行档案管理人员培训，以强化其专业技能与素养，以医疗理论知识为基础，优化档案管理人员的专业技能和岗位职能，再结合项目实践与实操培训，增强管理人员的实践工作能力，强调工作中的耐心谨慎作风。同时，医院需要采取奖励措施以增强竞争意识，对于优化档案管理者进行物质和精神层面的奖励，提高其工作积极性。医院要提高工作人员的专业素质，需要从综合素质及专业技能两个方面入手。首先，引入医院档案管理人员科学理念，摈弃传统管理思维定式，增强创新意识与理念，可在工作中多角度的尝试新方法，以增强人事档案管理工作效率。其次，要结合科学技术强化人员的网络管理能力和信息化技能培养，适时邀请内部及外部专家授课，以提供良好的学习平台，不断加强医院档案管理人员的综合素养，提升岗位胜任力[4]。

3.3提高医院全体人员的人事档案意识

医院全体人员的人事档案意识的提升首先要从医院管理体系的顶层设计强化，医院领导先要加强人事档案管理意识，加大宣传力度让全员领会其重要性。医院领导还需投入适当资金以强化医院档案的管理，择优聘请优秀档案管理工作人员。通过人事档案重视程的加强，不仅可以让医院档案管理人员端正态度、提升自信，还可以让其更为积极主动地投入到人事档案管理工作中。当档案管理人员理解其重要性后，就能够将管理工作和自身利益相联系，并不断提高工作效率[5]。

3.4加强医院档案管理信息化建设

医院人事档案管理工作要结合科学技术增加信息化建设，进一步加强人事档案管理工作质量与效率，为相关工作奠定良好基础。一方面，加大医院信息化建设的硬件投入对旧的或已淘汰设施进行更新，创造良好的硬件基础工作环境，为医院人事档案信息资料存储和档案保管奠定基础。另一方面，借助现代大数据、云计算等技术，增强档案信息数据库建设，结合医院内部实际和外部环境的要求，制定出有针对性的档案管理专项软件，形成完善的医院人事档案信息管理平台。医院在形成了档案信息网络信息数据库的基础上，要配以网络管理工作，由网络技术人员专门负责和管理，增强后期维护管理。

4结语

随着医院体制地深化改革和信息化技术地不断提高，人事档案管理工作也从传统管理工作向更高、更严、更全面的工作要求转变。医院人事档案管理工作只有全面运用科学管理手段，运用现代信息化、智能化的工具，健全医院内部档案管理工作体系建设，落实国家及地方的各级政策与制度要求，不断优化医院人事档案管理工作，才能确保医院健康发展、社会和谐稳定。

[参考文献]

[1]何芳兰．试论医院人事档案管理存在的问题及对策[J]．办公室业务，2016（1）：167．

[2]赵妍．医院人事档案管理工作创新点及优化项目分析[J]．管理观察，2019（3）：183-184．

[3]胡恒．医院人事档案管理的局限性及改进策略[J]．档案管理，2017（6）：95.

[4]张清云．现阶段医院人事档案管理存在的问题与对策[J]．中国管理信息化，2017，20（6）：168．

[5]孙燕．新医改形势下医院人事档案管理思路研究[J]．时代金融，2018（11）：277-280．

作者：郑超 单位：湖北省襄阳市中医医院