人事档案信息化建设问题及策略

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摘要：研究新时代人事档案信息化建设具有重要的实际意义。在具体实践的基础上，笔者结合人事档案信息化建设的国际/国家标准、行业标准/规范、法律法规和规范性文件，深入分析了新时代人事档案信息化建设的内容和意义，明确其存在的关键问题，并给出解决策略。

关键词：人事档案；档案数字化；信息化规则；档案数据化；管理机制

以电子信息技术为基础的信息技术的突飞猛进发展与广泛应用，拉开了信息经济时代的序幕，并使人类进入数字经济时代，继“物理空间”“人类社会”之后，又产生了“信息空间”。社会信息化、数字化的巨大进步和实际应用连同人事制度的改革，都不断推动和促进着作为人事管理基础和关键环节的人事档案管理的信息化建设[1-3]。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描和照相录像等数字化技术、计算机应用技术、（移动）通讯技术、互联网技术、人工智能、大数据等信息技术的最新成果，根据档案管理理论与技术以及信息化时代档案管理的新情况、新原则和新理论，确立信息化网络社会中档案管理、利用与服务的基本流程、框架和基本方法等，在纸质文件、声像文件等传统介质的实体文件和已归档保存的电子档案文件等虚拟档案基础上，构建、组织、开发具有有序结构的系统化档案信息库，最终建立人事档案管理信息系统（或平台），最大限度地实现纸质档案和电子档案信息的数字化和数据化管理，进而实现人事档案的个性化和社会化利用与服务。这便是人事档案管理的信息化建设。其实质是档案管理、利用与服务从以档案实体为中心的管理模式到以档案数据化信息为中心的管理模式的转变。人事档案的信息化管理、利用与服务，符合中国特色新时代的发展潮流，并能在构建智慧社会的时代大潮中提升人事档案现代化管理水平、智慧服务作用和基于知识的辅助决策功能[4-5]。因此，人事档案部门应及时更新人事档案管理理念，加快信息化建设，形成实体管理与信息化管理并举的管理、利用与服务模式，最终实现人事档案的信息化、数据化和智能化管理、利用与服务，提高其相应的水平、效能与作用。在实现管理模式的转换过程中，人事档案信息化建设的意义重要而关键，其主要意义在于：（1）极大地提高档案管理工作效率；（2）显著地提升档案的利用率；（3）确实减轻人事档案管理部门的工作强度；（4）便于安全利用和远程服务，进而切实为推动人事档案的信息化管理和社会化应用建立基础；（5）能够起到保护纸质人事档案的作用；（6）真正转变人事档案的管理、利用与服务理念，改进工作模式；（7）标准化人事档案的管理、利用与服务，减少和遏制人事档案管理中的不规范行为，治理一些薄弱环节；（8）随着社会信息化水平的不断提高，人事管理中也必然会遇到数字化信息，例如高校新生录取时的录取电子档案、其他系统产生的电子文件等，实际上也为人事档案管理提出了信息化建设的迫切需求；（9）有利于进一步融合人事档案管理信息系统、人事管理信息系统和公务员信息库等，便于对本单位的人事信息进行统计、分析与挖掘，形成相应的知识，为人事管理提供可靠的决策科学数据。因此，人事档案的信息化建设，不仅具有提高管理效能的现实意义，而且可以进一步为人事管理提供统计数据、处理分析结果和挖掘人事知识，将无结构的实体材料转变为人事管理中的有用知识。正因为这样，研究新时代大数据基础上的人事档案信息化建设，不仅重要，而且具有时代迫切性。

1人事档案信息化建设内容

随着人事管理制度的不断改革和完善，规范而科学的人事管理制度建设，能不断推动和促进人事档案管理的规范化和科学化。反过来，人事档案信息化建设的规范科学化管理又是规范而科学化的人事管理的基础和支撑。人事档案信息化建设包括四个方面的基本内容，它们依次是：纸质、胶片、音频等人事档案数字化；数字化档案的数据化；建立人事档案数据库；建立人事档案数据化目录。人事档案信息化建设的基本过程与内容如图1所示。1.1纸质、胶片等人事档案数字化。数字化实际上就是将人事档案各种载体上的信息，例如纸质或者胶片上的信息，或者模拟数据转换成可以利用计算机等读写设备进行读写的、用0和1表示的二进制代码的过程。数字化后的人事档案数字信息可以存储在存储介质中，也可以用网络化的形式传输。数字化后也可以进一步系统化组织成具有有序结构的人事档案数字信息库，利用计算机进行辅助管理。人事档案数字化的主要内容包括档案检索工具（档案目录）的数字化和档案全文内容的数字化。有时，也可使用已有的“干部档案数字化软件”完成干部职工实体档案的数字化和部分数据化。人事档案及其信息化建设如图2所示。1.2数字化档案的数据化。经过第一步数字化后，人事档案主要转换成一些高清图像或者其他多媒体数据等可以用数码格式存储于磁带、磁盘、光盘、硬盘、固态硬盘等数字信息载体上的数字化档案文件。如果要利用计算机进行人事档案信息的处理、统计、分析等，还必须将数字化后的以图像为主的数字档案信息进一步转化为内容数据，就是人事档案的数据化，即把数字化的人事档案转变为可制表和分析的量化格式数据的过程。实现数据化后，数据化人事档案便可以用计算机对人事档案数据进行统计、分析和深入的数据挖掘等，实现知识层面的服务与共享，并使档案管理与服务深入数据层面，真正推动人事档案的信息化建设，改变管理理念和模式。人事档案内容展现人存储载体展现记录方式传统形式数字形式文字图像声音影视动画图2人事档案及其信息化建设。1.3建立人事档案数据库。第二步中实现了人事档案信息的内容数据化以后，需要对多源异构的多种源数据进行抽取和集成，确定结构化数据和非结构化数据，然后进行数据清洗，最后按照选定的数据库建立完整的人事档案数据库。1.4建立人事档案数据化目录。建立人事档案数据化目录，即按照人事档案编目条例、著录规则，参照《中国文献编目规则》，在原有人事档案检索工具（档案目录）的基础上，以方便检索、查询为原则，著录详简级次得当、完整的人事档案数据化目录。

2新时代人事档案信息化建设的问题

按照上述新时代人事档案信息化建设的内容，做好新时代人事档案信息化建设，需要解决如下问题。（1）人事档案信息化建设的过程管理与质量控制问题。尽管有2018年中央办公厅印发并实施的《干部人事档案工作条例》以及一系列的国家标准、行业规范、法律法规和规范性文件，并且有中组部进行的干部人事档案信息化试点与推广经验，但实践证明，人事档案信息化建设的过程管理与质量控制依然存在许多问题，必须加以解决。（2）人事档案全文数字化与数据化的基础设施建设问题。例如，必要的环境改造、配套设备等。实际投入是当前影响人事档案信息化建设的一个主要问题。（3）人事档案材料不规范、不完整的问题。（4）人员素质提高的问题。在信息化建设过程以及后期管理、利用、服务和维护过程中，需要人事档案管理与研究人员具有较高的计算机应用能力、应用软件使用能力、数据统计与分析、智能计算、数据挖掘等能力。（5）人事档案信息化建设的保密管理与安全性问题。（6）人事档案全文数据化的基础数据设施建设。实现人事档案信息化建设的最终目标，就必须建立基于内容的数据化目录、建立数字化或者数据化人事档案数据库。这都需要人事档案的主题词、分类号、基础知识库、本体词表等数据基础设施的编制与建设。这是目前人事档案信息化工作中的难点。

3新时代人事档案信息化建设的实施策略

在人事档案信息化建设中，人事档案数字化的主要目的是在信息化时代供人类借助计算机、互联网等现代阅读设备、终端和基础设施进行阅读和使用，而数据化的目的却在于充分利用现代信息技术的最新成果，如数据统计、机器学习、大数据等的处理与分析方法，在新时代配合人事制度的改革与变化，让机器进行处理与分析，从而改变人事档案的管理、利用与服务理念、模式以及效率和水平。（1）做好人事档案信息化建设的过程管理与质量控制。运用已有项目管理中进度管理、质量监控、过程控制的方法与技术，对人事档案信息化过程的组织、进度、质量保障措施进行管理。（2）进行人事档案信息化建设的基础设施建设。（3）数字化之前干部人事档案的规范化和完整化整理。（4）档案管理和研究人员的培训与提高。培养他们进行人事档案数据化和建立基于内容的人事档案数据库的能力，并进一步能够进行人事档案内容的统计分析、知识提取等，真正实现基于人事档案全文数据库的管理、利用和服务。（5）做好人事档案信息化建设的保密管理。无论数字化或数据化过程是否外包（如果外包，招标时必须是有资质的公司，并签订严格、具有保密和验收标准的合同），都要按事先制定的信息化建设业务流程，逐步、逐层设置保密标准和设计保密措施，签订保密协议，并明确职责，加强监督和控制。（6）做好人事档案信息化建设的安全防护。对人事档案数字化和数据化加工场所、加工设备都要按照《干部人事档案数字化技术规范》设置，以保证信息化的环境安全和设备安全，建立环境、设备和信息资源的安全保障体系。（7）数据基础设施建设，包括人事档案的主题词、分类号、基础知识库、本体词表等的编制与建设。

4结语

干部人事档案的数字化和数据化都是新时代干部人事档案管理的关键环节。做好这些工作，可以提高人事档案的管理水平、效率以及知识型服务水平，转变人事档案管理与服务模式，提高档案业务部门的管理与服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率、高深度、知识型的全面服务。但必须强调和保证，数字化和数据化结果必须真实、完整、可用、安全，并确保与纸质档案一致，而且必须保护好原始实体档案，确保不能损毁和丢失。

参考文献

[1]陆冬梅.高校电子文件一体化管理中人事档案管理机制与对策研究[J].价值工程,2019,38(23):115-117.

[2]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究,2015(3):36-39.

[3]戴玲,彭长根.基于大数据的干部人事档案审核与监管机制[J].档案与建设,2017(6):31-34,90.

[4]王雪芬.高校人事档案管理信息化建设的价值和策略[J].卷宗,2019(17):6-7.

[5]任平.高校人事档案管理信息化建设[J].兰台世界,2017(6):45-47.

作者:郭怀珍 单位:西安科技大学