医院人事档案信息化管理探索

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摘要：人事档案是医院的人事资料库，是医院对医护人员个人资料以及工作动态进行考核的重要参考，对于改善医院人事管理机制、强化人事管理工作有着十分重要的意义。基于此，本文首先对信息化在医院人事档案管理工作中的重要作用展开了研究分析，并针对医院当前人事档案信息化管理工作存在的问题，提出了几点建议，以期对医院人事档案管理方面的工作能够提供一定的建议与参考。

关键词：人事档案；信息化；医院；管理工作

人事档案管理是医院管理工作的一项重要内容。随着社会时代的发展进步，医疗体制改革以及人事体制改革也得到了不断地深入，办公自动化水平也有了显著的提升[1]，电脑目前已在各个领域得到了广泛的应用，医院人事档案管理工作也逐渐朝着信息化的方向发展。

1医院人事档案管理信息化建设的重要意义

1.1促进了工作效率的有效提升。信息化管理对于医院人事档案工作效率的提升有着十分积极的作用。以往翻箱倒柜找人事档案的方式较为麻烦，且需要耗费很多的时间和人力。而信息化的人事档案管理有着智能化、自动化的优势，工作人员能够以最短的时间搜索到符合标准的人选，节约了大量的工作时间[2]。比如工作人员可以利用电脑，通过检索医护人员的姓名、科室、职称等。此外通过计算机，还能快速生成所需的数据表格与统计报表，根据具体的要求进行打印，同时也大大降低了出错率[3]。信息化的医院人事管理方式，也使员工资料的更新方式变得更加便捷，为保障人事工作的时效性以及准确性提供了有效的保证。1.2有利于纸质人事档案的保护。医院人事档案有着十分重要的作用，但由于纸质档案存在着难更改等客观性的特征，这就意味着信息化档案是必须存在[4]。信息化的人事档案管理，可以通过电脑开辟专栏，将医护人员原发档案进行存档，在需要的时候，首先通过电脑查询原发档案，遇到不确定的地方或者存在问题的地方，再去翻阅纸质人事原发档案，这样就大大减少了翻阅纸质档案的几率，在很大程度上保护了纸质档案[5]。此外，通过计算机，可以保存大量的人事档案资料，减轻了纸张浪费的问题，节约了大量的资源。此外，信息化的人事档案管理，能够充分借助网络优势，通过电子邮件形式传输相关的公务文件以及人事信息，推动医院人事管理工作朝着规范化、现代化、智能化的方向发展。1.3有利于调动人事档案工作人员的积极性。信息化的人事档案管理能够促进工作人员综合能力的有效提升，激发工作人员的积极性。信息化的人事档案管理能够强化信息分析，有效提升了信息搜索的实现内涵，达到了人尽其才的目的[6]。信息化的人事档案管理减少了工作人员的工作量，提高了人事档案管理效率，同时也提升了档案管理人员的综合能力，给这项工作注入了新的活力，从而将档案管理人员的工作热情充分地激发了出来。

2医院人事档案管理目前存在的问题

2.1信息较为繁冗。医院人事档案涉及的内容极为广泛，包括医护人员个人资料档案、工作经历档案以及人事调配等，这些档案的信息量巨大，无形中增加了工作人员的工作量以及工作难度。由于人事档案资料较多，因而在进行工作交接的时候，稍不留神就会导致丢失资料的问题，对信息的准确性与完整性产生了很大的影响[7]。繁冗的人事档案资料给工作人员增加了很多的负担。首先是浪费了大量的时间，档案查阅需要前往档案室，找到相应科室的档案柜之后，还需要在大量的档案中翻找自己所需的资料。其次是造成了纸张浪费的问题，经过多次翻阅之后，人事档案很容易出现破损的问题，如果进行重新记录，势必需要消耗大量的纸张。最后是造成了劳动力浪费的问题，工作人员需要进行档案的记录、归档、完善以及重置，尤其是档案的完善和重置，需要以原有档案为基础，再重置一份，因而耗费了大量的劳动力。2.2工作人员管理不到位。人事档案的管理较为乏味枯燥，工作人员通常每天都需要重复同样的工作，且需要花费大量的时间进行档案的翻阅和查找。长此以往，工作人员很容易产生懈怠的情绪[8]。除此之外，还有一些工作人员还没有认识到人事档案管理工作的重要性，只是简单地认为自己的工作就是在领导和医护人员需要的时候，能够及时将完整的资料找出来就足够了，这种错误的认识对医院人事档案管理工作产生了较大的影响，同时也很难满足社会发展的要求。2.3缺乏完善的人事档案管理制度。不完善的档案管理制度主要体现为，工作人员在进行档案的收集和归档时较为被动，工作程序不够细致，没有按照相关的标准开展各项工作。管理人员需要负责很多工作，很难对其工作内容进行具体的划分，同时管理者不重视人事档案管理工作，也是一个非常重要的影响因素，这些都是导致人事档案管理制度不完善的重要因素[9]。

3医院人事档案信息化管理的措施

3.1管理者要高度重视人事档案管理工作。医院的管理者要对医院的人事档案管理工作的信息化建设引起高度的重视，对人事档案信息化管理的重要性有一个全面、深入的认识，使信息化在人事档案管理中能够充分发挥其优势作用，通过多种方式创造有利的条件，促进医院人事档案信息化建设水平的全面提升，为医院人事档案管理工作的顺利有序开展奠定良好的基础[10]。3.2引进高素质计算机应用人才。医院在招募人事档案管理人员的过程中，应以计算机应用能力作为人才录用的一个标准[11]。通过这种招聘方式，不仅能够吸引更多高素质的计算机应用人才，同时对于档案管理工作人员计算机整体应用能力的提升，也有着十分积极的意义，也为医院收纳了更多的计算机应用导师，找到了档案管理部门管理人员的计算机培训人才，这样医院的档案管理人员就能得到更加专业的培训，有效地提升了工作人员的专业素质。3.3积极应用现代化的人事档案管理系统医院应自上而下统一建立一套数据库，以便各部门能够共享各种资源信息。信息化的人事档案管理系统，可以为医院人事档案资料的准确性与完整性提供有效的保障，推进医院人事档案信息化建设的进程[12]。3.4加强人事档案信息化系统的维护。要确保人事管理档案数据库中信息的真实性，医护人员的资料要符合实际情况。同时还要及时更新人事档案的信息资料。人事档案信息化系统涵盖了很多方面的内容，包括医护人员的个人资料、工作履历以及医院的实际情况等信息，工作人员必须对这些资料进行备份，并配备最先进的硬件设备，对数据库的安全进行随时维护，避免人事档案信息化系统遭受攻击而造成数据泄露的问题[13]。此外，还要将人事档案的保密工作做好。3.5强化人事档案管理人员的知识与技能培训。强化人事档案管理工作人员的业务培训，为其提供进修学习的平台和机会，同时还要积极引导人事档案管理人员进行主动的学习，强化其自主学习的意识，以此促进工作人员专业能力的不断提升。此外，还应强化人事档案管理人员的思想认识，使其树立正确的思想观念，始终保持良好的信息化工作状态，从而更好地适应医院人事档案管理工作的发展需要，努力打造一支专业的信息化人事档案管理队伍。

4结束语

总而言之，信息化的人事档案管理，能够将工作人员从繁琐的工作者解脱出来，在节约人力成本的同时，大大提升了工作的效率，更好地适应了当前医院人事管理的发展需要。人事档案管理工作，顺应了我国医疗改革的发展方向，为医院各项工作的顺利开展奠定了良好的基础，推动了我国医疗卫生事业的长效发展。

作者:梁燕 单位:南阳市中心医院